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Von der Rezession gebeutelte Unternehmen ziehen bei der Kontrolle von Ausgaben die Zügel straff. Für jeden ausgegebenen Euro muss ein geschäftlicher Nutzen nachweisbar sein.
Das gilt insbesondere für IT-Projekte. Für unsere Schwesterpublikation ITWorldCanada haben die Marktforscher von Forrester für CIOs sieben goldene Regeln aufgestellt, wie diese ihre IT-Budgets auch in Krisenzeiten verteidigen.
1. Verbessern Sie die Kommunikation zwischen der IT und dem Business
CIOs machen oft den groben Fehler, die wahren Kosten von IT-Projekten gegenüber dem Management zu verbergen. Zudem verlieren sich IT-Leiter bei der Darstellung ihrer Projekte zu sehr in technischen Details statt den geschäftlichen Nutzen der Projekte gegenüber dem Management darzustellen.
Wichtig ist daher, das Management ins Boot zu holen und es bei der Formulierung von IT-Zielen mit ein zu beziehen. Dazu müssen die Kennzahlen aus der IT in geschäftliche Kennzahlen übersetzt werden und IT-Ausgaben als strategisch wichtige Ausgaben definiert werden.
2. Sagen Sie stets die Wahrheit
In Zeiten wo das Geld für IT-Budgets sparsamer fließt, werden IT-Verantwortliche mit allen möglichen Tricks versuchen, diesen zu verteidigen. Doch damit erreichen sie das Gegenteil dessen, was sie beabsichtigen.
Kein Unternehmen wird Geld für ein IT-Vorhaben ausgeben, dessen Nutzen nicht klar erkennbar ist. Deshalb sollten die Budgetvorschläge stets wahrheitsgemäß sowie einfach und klar verständlich formuliert sein.
3. Die IT muss ein verlässlicher Partner des Business sein
In wirtschaftlich harten Zeiten fühlen sich IT-Abteilungen oft ausgenutzt, denn es fehlen personelle Ressourcen. Sie sind deshalb versucht, neue Ideen sowie innovative Vorschläge abzulehnen und konzentrieren sich lediglich auf die Technik und nicht auf den geschäftlichen Nutzen.
Hier müssen CIOs gegensteuern und ihren Mitarbeitern gegenüber den Nutzen einer innovativen IT-Organisation für das Gesamtunternehmen klar herausstellen.
4. Halten Sie Kennzahlen so einfach wie möglich
Den Analysten zufolge müssen CIOs Kennzahlen, wie etwa wann mit einem ROI für die neue Software zu rechnen ist, so einfach und transparent wie möglich aufbereiten. Dadurch lassen sich Arbeitsfortschritte verständlich dokumentieren, ohne sich in überflüssigen Details zu verzetteln.
5. Machen Sie Erfolge jederzeit nachvollziehbar
Oft flammt in IT-Projekten die Diskussion über deren Erfolg oder Misserfolg auf. CIOs müssen dann Fragen beantworten, wie "Welchen geschäftlichen Nutzen bringt das?", "Wird die Investition die ursprünglichen Wirtschaftlichkeitsberechnungen erfüllen?", Wirkt sich das positiv auf die Geschäftsergebnisse aus?".
Die Fortschritte und Erfolge eines Projekts können CIOs mit Hilfe laufend aktualisierter Status-Berichte jederzeit nachvollziehbar dokumentieren. Anhand klar definierter Kennzahlen lässt sich der jeweils Projekt-Status mit den ursprünglichen Zielen und Erfolgskennzahlen abgleichen.
6. Genießen Sie auch kurzfristige Erfolge
In dem Maße, in dem IT-Budgets gestutzt werden, will das Management verstärkt rasche Erfolge in IT-Projekten sehen.
Um diese Anforderungen zu erfüllen, sollten IT-Verantwortliche mehr kurzzeitige Projekte aufsetzen. Sind diese erfolgreich, sollten CIOs die hervorragenden Ergebnisse umgehend an das Management kommunizieren.
7. Stehen Sie Ihren Mitarbeitern aufgeschlossen gegenüber
Die Einführung von neuen Kennzahlen in der IT-Organisation verändert gewachsene Abläufe und Strukturen. CIOs müssen Mitarbeiter, die davon betroffen sind, ins Boot holen und klar darstellen, welche Veränderungen auf diese zukommen.