Ordnung schaffen

Wie Experten ihre E-Mails organisieren

03.07.2024 von Christiane Pütter
Wer kommt in das "An"-Feld, wer auf "CC" und wo liegt der Unterschied zwischen Sichten und Abarbeiten? Mit ein paar einfachen Regeln lässt sich die E-Mail-Flut bewältigen. Das verspricht jedenfalls Trainerin Sigrid Hess.
  • Sigrid Hess trainiert IT und Büroorganisation. Sie hält acht Tipps für Versender von E-Mails und drei für Empfänger bereit.
  • Gutes Informations-Management klärt auch die Frage, wo jemand Experte ist und wo ein grober Überblick reicht
Nutzen Sie unsere Tipps für den richtigen Umgang mit E-Mails.
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Vier von fünf E-Mails sind hausinternes Hin und Her. Diese These vertritt Sigrid Hess, Trainerin für IT und Büro-Organisation. In ihrem Buch "Überleben in der Informationsflut" gibt Hess Tipps für den Umgang mit Mails.

Bevor es ins Konkrete geht, spricht Hess einen Grundsatz aus: Nach dem Motto "ein Bild sagt mehr als tausend Worte" sollten administrative Prozesse visualisiert werden. Am Besten auf einem DIN-A-4-Blatt mit allen wichtigen Elementen auf einem Blick. Ziel ist, durch gutes Informations-Management Wichtiges von Unwichtigem zu unterscheiden.

Im ersten Schritt sollte jeder Manager beziehungsweise eigentlich jeder Wissensarbeiter sogenannte Wissensziele identifizieren. Diese klären sich anhand von drei Fragen:

  1. Wo will ich Experte sein?

  2. Wo will ich die wichtigsten Fakten kennen?

  3. Wo reicht ein grober Überblick?

Daraus entstehen Positiv- und Negativlisten. Diese orientieren sich an folgenden Punkten:

Weißen Spam aussortieren

Sind diese Fragen geklärt, geht es ans Praktische. "Weißen Spam" sollte man gleich über die "Regeln"-Funktion des Mail-Programms in einen eigenen Ordner verschieben, dann taucht er im Posteingang gar nicht mehr auf. Weißer Spam ist Hess' Bezeichnung für Nachrichten von Kollegen oder Mitarbeitern, die eigentlich keine Relevanz haben. Der Absender will sich damit lediglich "einen bestimmten Status sichern", mutmaßt die Trainerin.

Sigrid Hess: Überleben in der Informationsflut
Trainerin Sigrid Hess
Sigrid Hess ist Trainerin für IT und Büroorganisation. In ihrem Buch „Überleben in der Informationsflut“ gibt sie Tipps für den Umgang mit Mails.
Informationsflut
Hess wendet sich in ihrem Buch sowohl an Sender wie auch an Empfänger von Mails.
Ermüdende E-Mails
Sigrid Hess vertritt die These, vier von fünf E-Mails seien hausinternes Hin und Her. Das ist ermüdend.
Nicht Hinterhertelefonieren
„In jedem Seminar ist ein Kollege oder eine Kollegin von jemandem, der eine E-Mail verschickt und nur 30 Sekunden später anruft: ‚Hast du meine Mail bekommen? Was meinst du?‘“ berichtet Hess. Und bietet an: „Wenn Sie diese Person kennen, schicken Sie sie zu mir!“
E-Mails vermeiden
Grundsätzlich lassen sich eine ganze Reihe E-Mails vermeiden, indem für gemeinsame Projekte ein Teamlaufwerk angelegt wird. Hess zitiert hier das Beispiel der Meeting-Protokolle. Diese müssen nicht per Mail versendet werden. Statt dessen kann sich ein Team darauf einigen, dass das Protokoll spätestens zwei Tage nach dem Meeting erstellt und in dem Laufwerk abgelegt wird. Hat jemand Änderungswünsche, meldet er sich innerhalb von vier Tagen. Danach gilt das Protokoll als verabschiedet.

Allerdings präzisiert Hess diese Aussage. Ob niedliche Haustierfotos und Bilder vom Sprössling mit Schultüte wichtiger sozialer Schmierstoff sind oder einfach nur nervig, muss letztlich jeder für sich selbst entscheiden. Zumindest ein bisschen privaten Austausch sollte jeder pflegen, rät sie.

Unternehmensinterne E-Mails senden

Wer unternehmensinterne Mails versendet, dem empfiehlt Hess Folgendes:

Was können Empfänger tun?

Hess hat auch drei Ratschläge für die Empfänger von Mails parat. Diese lauten:

Manchmal geht es auch ganz ohne Mails

Übrigens lassen sich eine ganze Reihe Mails vermeiden, indem für gemeinsame Projekte ein Teamlaufwerk angelegt wird. Hess zitiert hier das Beispiel der üblichen Meeting-Protokolle. Diese müssen nicht per Mail versendet werden, sagt sie. Statt dessen kann sich ein Team darauf einigen, dass das Protokoll spätestens zwei Tage nach dem Meeting erstellt und in dem Laufwerk abgelegt wird. Hat jemand Änderungswünsche, meldet er sich innerhalb von vier Tagen. Danach gilt das Protokoll als verabschiedet. Hess erklärt: "Bei diesem Vorgehen wird keine einzige Mail verschickt!"