Wie Unternehmen Büros für hybrides Arbeiten einrichten

Als die Shop Apotheke Europe im Januar zusammen mit Büroausstatter Steelcase die Innengestaltung ihres neuen Firmengebäudes plante, verfolgte man unterschiedliche Ziele. Alle 850 Beschäftigten, die am Hauptsitz im niederländischen Venlo arbeiten, sollten dort räumliche Rahmenbedingungen vorfinden, die flexibles Arbeiten, aber auch Austausch in unterschiedlichster Form ermöglichen.

Räume passen sich an die Menschen an

Katja Schmitz, Dealer Business Manager bei Steelcase, erläutert: "Ziel war es, resiliente Büroräume zu schaffen. Solche Räume lassen sich von den Menschen, die sie nutzen, schnell an deren Bedürfnisse anpassen, denn sie sind multifunktional und bieten Auswahl an: So ist es zum Beispiel möglich, in unterschiedlichen Körperhaltungen, also abwechselnd im Stehen und im Sitzen oder auch im "Loungen", darin zu arbeiten - digital oder analog."

Mit dem Ausbruch der Coronapandemie, im Zuge derer Meetings vor allem virtuell oder in einem hybriden Format, also mit Teilnehmern vor Ort und virtuell zugeschaltet, stattfinden müssen, erwies sich das Konzept der resilienten Büroräume als zukunftsweisend.

Hybride Meetings sind gefragt

Claudia Manthey hat als Advisory to the Board bei Shop Apotheke Europe den Umzug in das neue Firmengebäude im Juli verantwortet und zieht eine positive Zwischenbilanz: "Hybride Meetings, in denen die Mehrheit der Teilnehmer virtuell zugeschaltet und einige wenige Menschen vor Ort sind, funktionieren bei uns sehr gut." Die Bildschirme sind dabei so im Raum, mitunter auch in die Möbel integriert, dass ein Austausch zwischen anwesenden und zugeschalteten Teilnehmern auf Augenhöhe funktioniert. Laut Manthey hat sich dadurch auch die gemeinsame Arbeit über die unterschiedlichen Unternehmensstandorte hinweg verbessert.

Bewusst hat sich die Online-Apotheke, die in den vergangenen Jahren stark gewachsen ist und mittlerweile über 1000 Mitarbeiter beschäftigt, für ein Open-Office Konzept entschieden. Es galt, mehr Transparenz zu ermöglichen, Gemeinschaft und Wohlbefinden im Büro zu fördern. "Dazu tragen die großzügigen Büroflächen, das neue Casino für erholsame Pausen, die Lounge zum Chillen, aber auch die große Auswahl an unterschiedlichsten Meeting-Räumen bei", so Manthey.

Bewegliche Stühle machen den Unterschied

Statt ehemals acht hat die Shop Apotheke in ihrer Firmenzentrale in Venlo heute 45 Meeting-Räume. Zu Corona-Zeiten hilft diese breite Wahlmöglichkeit, um persönliche Begegnungen zu ermöglichen. Ein entscheidender Fortschritt war es laut Manthey überdies, Meeting-Räume mit beweglichen Stühlen, Hochtischen und mit in die Tische integrierten Monitoren auszustatten. Ein scheinbar kleines Ausstattungsdetail wie Rollen unter allen Stühlen und Tische flexibilisiere die Meeting-Räume selbst. Wird mal ein leerer Raum benötigt, sei das schnell umgesetzt.

"Unsere Räume sind überwiegend verglast, das empfinden wir als angenehm, weil es mehr Transparenz schafft", so Manthey weiter. Im Vorbeigehen sieht man beispielsweise, ob ein Meeting-Raum frei ist, und kann diesen spontan am digitalen Buchungssystem RoomWizard an der Tür buchen. Die Mehrheit der Buchungen laufe aber über die Einladung des Meetings-Raums in Outlook.

Büro als Begegnungsstätte

Steelcase-Managerin Katja Schmitz stellt zwei Trends in Sachen Arbeitswelt fest: "Viele Unternehmen haben ihre bisherige Skepsis gegenüber dem Homeoffice durch den Praxistest während des Lockdowns aufgegeben. Homeoffice funktioniert. Zugleich verbreitet sich die Erkenntnis, dass Büros als Begegnungsstätte eine unverzichtbare Funktion haben. Ein Weg, eine solche Begegnungsstätte auch während der Corona Pandemie zu schaffen, sind hybride Konzepte, die Präsenz- und virtuelle Zusammenarbeit verbinden."

Auch ihr Kollege Fabian Mottl ist überzeugt, dass das Homeoffice als zusätzlicher Arbeitsort gesetzt ist, aber nicht als ausschließlicher. Nicht allen Beschäftigten sei es möglich, zuhause zu arbeiten. Wohlbefinden und Sicherheit der Mitarbeiter seien die zentralen Aspekte, unter denen man heute Büros gestalten sollte. "Darum gewinnen Räume mit wohnlichem Charakter zunehmend an Bedeutung. Abstandsregeln kann man auch so umsetzen, dass sie nicht restriktiv empfunden werden, etwa eine Dekoration auf die eine Hälfte des Sofas stellen, dann setzt sich nur eine Person hin", so Mottls pragmatische Empfehlung.