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Ein Drittel ihrer gesamten Arbeitszeit verbringen Angestellte laut Studien der Unternehmensberatung McKinsey durchschnittlich mit schriftlicher Kommunikation. Für viele Berufsgruppen ist das wahrscheinlich sogar noch eine konservative Angabe, denn Berufsgruppen wie Ingenieure verbringen sogar sieben bis acht Stunden pro Tag mit Gesprächen, Lektüre und Schreibarbeit. Selbst Ärzte wenden ein Drittel ihres Arbeitstages für schriftliche Aufgaben auf.
Die Quintessenz: Ganz gleich, wie vielfältig die heutige Berufslandschaft auch ist, die allermeisten Jobprofile haben einen gemeinsamen Nenner. Und der ist das Verfassen von aussagekräftigen und fehlerfreien Texten. Es geht um geschäftliche E-Mails, interne Kommunikation, Kundenpräsentationen und mehr. Schreibkompetenzen sind somit Umsatztreiber, Sprossen auf der Karriereleiter oder Mittel zur Teamführung.
Ein weiteres konkretes Beispiel ist der Technologiesektor: Mit wachsender Berufserfahrung ändern sich in der Regel die Aufgaben der Data Scientists, der Software-Entwickler oder der KI-Experten. Es steht dann weniger Coding und mehr Management auf dem Programm. Im Umkehrschluss bedeutet das, die schriftliche Kommunikation - egal, ob intern oder extern - nimmt deutlich zu. Da diese Aufgabe jedoch selten fester Bestandteil der Ausbildung war, können Effizienz- und Qualitätsverluste die Folge sein.
Somit ist es für jedes Unternehmen ungemein wichtig, die Effizienz und Qualität beim Schreiben verschiedener beruflich relevanter Texte zu erhöhen. Folgende Arguemte sprechen besonders dafür:
Reputation schläft nicht
Externe E-Mails, Präsentationen, Studien und Analysen sind nicht weniger als Visitenkarten des Unternehmens. Jedes Schriftstück spiegelt für Kunden und Partner (bestehende wie potenzielle) die Arbeitsweise des federführenden Unternehmens wider. Wie sorgfältig arbeitet die Firma? Zeugen Rechtschreib- und Grammatikfehler von unprofessionellem Arbeiten? Oder lässt die Ausdrucksweise auf ein eloquentes, fachlich hervorragendes Team schließen?
E-Mails und Betreffzeilen - der Teufel steckt im Detail
Es klingt banal, aber die Betreffzeile ist das Schlüsselelement für eine erfolgreiche E-Mail: Laut Zippia öffnen 47 Prozent der Empfänger E-Mails ausschließlich darauf basierend. Und ist die Mail erst einmal geöffnet, können Nuancen in den Formulierungen und der Struktur zum sofortigen Leseabbruch führen - oder eben die volle Aufmerksamkeit für den Inhalt erregen. Damit haben vermeintliche Kleinigkeiten wie aussagekräftige Formulierungen und lebendige Sprache einen direkten Einfluss auf den Geschäftserfolg.
Wie ein guter Schreibstil die Produktivität befeuert
Der Schreibstil, allen voran eine klare Ausdrucksweise, bestimmen maßgeblich die Produktivität innerhalb eines Teams und in der Zusammenarbeit mit externen Partnern und Kunden. Nur wenn man in der Lage ist, die Feinheiten einer Aufgabe oder die zugeteilten Verantwortungen der betroffenen Personen in der Muttersprache oder der immer weiter verbreiteten englischen Unternehmenssprache passgenau zu kommunizieren, kann man eine schnelle und korrekte Umsetzung erwarten und die Risiken auf Unklarheiten minimieren.
Zeit ist Geld - auch in der Kommunikation
Passend dazu belegte der Unternehmensberater und Buchautor Josh Bernoff bereits 2016: Monetäre (und zeitliche) Ressourcen, äquivalent zu sechs Prozent der gezahlten Gehälter eines Unternehmens, werden dazu investiert, um geschriebenes Material verständlich zu machen. Diese Zahl dürfte sich ob der steigenden Menge potenzieller schriftlicher Kommunikationskanäle bis heute weiter erhöht habe. Zudem schätzt der Sprachexperte William DuBay, dass schlechte Kommunikation fast 40 Prozent der Projektmanagement-Ressourcen eines Unternehmens ausmacht. Gute schriftliche Kommunikation ist somit wortwörtlich bares Geld.
KI-Technologien als digitale Helfer
Die Beispiele zeigen: Die positiven wie negativen Auswirkungen von Sprach- und Schreibfertigkeiten sind greifbare Faktoren. Sie haben einen knallharten Effekt auf die tägliche Arbeit und das Unternehmen. Dementsprechend sollte für Wirtschaftsentscheider klar sein, dass Maßnahmen zur Förderung sowie weiteren Verbesserung der Sprachfähigkeiten der Belegschaft einen geldwerten Vorteil haben. Doch wie? Schließlich sind entsprechende Fortbildungskurse, gerade für Unternehmen mit größeren Mitarbeiterzahlen, teuer - zudem zahlen sie sich erst über einen langen Zeitraum aus. Eine schnelle(re) Lösung - künstliche Intelligenz.
KI-basierte Übersetzer beispielsweise brechen Sprachbarrieren auf, indem die neuronalen Netze selbst kleinste Eigenheiten einer Sprache im Gesamtzusammenhang verstehen - und so entsprechend geeignete Formulierungen in der Übersetzung wählen. Maschinell übersetzte Texte gleichen in der Qualität denen professioneller Übersetzungsagenturen, sind dabei aber um ein Vielfaches preiswerter und schneller.
Zudem hilft die Technik, die schriftliche Kommunikation der Anwender, also jedes Mitarbeitenden eines Unternehmens, zu verbessern. Dafür überprüft sie die Grammatik, Rechtschreibung und Stil eines Textes und schlägt im Handumdrehen Synonyme und alternative Formulierungen vor. Dabei erkennt das KI-Verfahren feinste kontextuelle Nuancen und hilft, automatisiert Texte verständlicher, flüssiger, pointierter oder lebendiger zu verfassen.
Ähnlich wie bei den gängigen Übersetzungs-Tools wird der zu verbessernde Text in eine Maske eingegeben; die Vorschläge für Optimierungen des Textes erscheinen dann mit einem Klick in einer neben gestellten Maske. Die Nutzer nehmen Vorschläge an oder lehnen sie ab und verbessern so innerhalb weniger Minuten den Schreibstil und den Wirkungsgrad ihrer Texte. Mit End-to-End-Verschlüsselung und durch umgehende Löschung der eingegebenen Texte stellen die Anbieter sicher, dass die verarbeitenden Daten jederzeit geschützt und nicht unwissentlich missbraucht werden.
Für Unternehmen, deren Mitarbeitende auf internen und externen Schriftverkehr angewiesen sind, bieten solche Tools eine kosteneffiziente und sichere Möglichkeit, die Belegschaft bei einer Aufgabe zu unterstützen, die zwar alltäglich anfällt, in den seltensten Fällen aber das volle Potenzial ausschöpft. Der Unternehmenswert kann langfristig gesteigert und die Zufriedenheit der Mitarbeitenden erhöht werden.