Sprach- und Schreibkompetenz

Wie KI die Kommunikation verbessert

12.01.2024 von Justyna Walkowska
Der Schriftverkehr stellt für Unternehmen sowohl extern als auch intern einen wesentlichen Erfolgsfaktor dar. Wie Arbeitgeber mit KI Sprach-Skills fördern können, lesen Sie hier.
Jedes Schreiben ist wie eine Visitenkarte des Verfassers. Besondere Bedeutung hat das für die Außenwirkung von Unternehmen, die deshalb ihr Augenmerk auf die Sprach- und Schriftkompetenz ihrer Beschäftigten legen sollten.
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Ein Drittel ihrer gesamten Arbeitszeit verbringen Angestellte laut Studien der Unternehmensberatung McKinsey durchschnittlich mit schriftlicher Kommunikation. Für viele Berufsgruppen ist das wahrscheinlich sogar noch eine konservative Angabe, denn Berufsgruppen wie Ingenieure verbringen sogar sieben bis acht Stunden pro Tag mit Gesprächen, Lektüre und Schreibarbeit. Selbst Ärzte wenden ein Drittel ihres Arbeitstages für schriftliche Aufgaben auf.

Die Quintessenz: Ganz gleich, wie vielfältig die heutige Berufslandschaft auch ist, die allermeisten Jobprofile haben einen gemeinsamen Nenner. Und der ist das Verfassen von aussagekräftigen und fehlerfreien Texten. Es geht um geschäftliche E-Mails, interne Kommunikation, Kundenpräsentationen und mehr. Schreibkompetenzen sind somit Umsatztreiber, Sprossen auf der Karriereleiter oder Mittel zur Teamführung.

Ein weiteres konkretes Beispiel ist der Technologiesektor: Mit wachsender Berufserfahrung ändern sich in der Regel die Aufgaben der Data Scientists, der Software-Entwickler oder der KI-Experten. Es steht dann weniger Coding und mehr Management auf dem Programm. Im Umkehrschluss bedeutet das, die schriftliche Kommunikation - egal, ob intern oder extern - nimmt deutlich zu. Da diese Aufgabe jedoch selten fester Bestandteil der Ausbildung war, können Effizienz- und Qualitätsverluste die Folge sein.

Somit ist es für jedes Unternehmen ungemein wichtig, die Effizienz und Qualität beim Schreiben verschiedener beruflich relevanter Texte zu erhöhen. Folgende Arguemte sprechen besonders dafür:

Reputation schläft nicht

Externe E-Mails, Präsentationen, Studien und Analysen sind nicht weniger als Visitenkarten des Unternehmens. Jedes Schriftstück spiegelt für Kunden und Partner (bestehende wie potenzielle) die Arbeitsweise des federführenden Unternehmens wider. Wie sorgfältig arbeitet die Firma? Zeugen Rechtschreib- und Grammatikfehler von unprofessionellem Arbeiten? Oder lässt die Ausdrucksweise auf ein eloquentes, fachlich hervorragendes Team schließen?

Tipps für eine gute Präsentation
Der Stand
Während Vorträgen sollte man für eine feste Wirkung das Gleichgewicht gleichmäßig verteilen. Männer stehen schulterbreit, Frauen ein bisschen schmaler.
Die Gestik
Positivbeispiel: So macht man es während einem Vortrag genau richtig: eine offene Gestik über der Gürtellinie und nicht über Schulterhöhe.
Sprache
Sätze sollte man bei Präsentationen kürzer und einfacher formulieren als im Geschriebenen.
Lautstärke
Lautstärke und Sprechgeschwindigkeit sollte man während eines gelungenen Vortrags modulieren.
Pausen einhalten
Bei Präsentationen sollte man darauf achten, deutlich, langsam und mit Pausen vorzutragen. Meist ist es dann genau richtig, wenn man es selbst als übertrieben empfindet.
Umgang mit Medien
Beim Vortrag besser nicht auf die Wand sondern auf das Notebook oder Tablet sehen, damit man nicht zu lange wegguckt.
Visualisierung
Man sollte mindestens ein Drittel mehr zu sagen haben, als man auf seinen Folien visualisiert. So bleibt man wichtig.
Folien
Auf den Folien besser nicht alles auf einmal zeigen. Ansonsten lesen die Zuhörer voraus und verlieren schnell das Interesse.
Vorsicht bei Extras
Für die Präsentation sollte man eine schlichte und einheitliche Animation wählen. Sound und Zeitautomatismus sollte man vermeiden.
Skizze
Um die Präsentation aufzulockern, empfehlt Peter Mohr hemdsärmelige Elemente einzubauen. Das kann zum Beispiel eine Zeichnung oder Skizze sein, die nicht vorbereitet wirkt.
Powerpoint-Tricks
Mit der Punkt-Taste oder B kann man den Bildschirm während der Präsentation auf schwarz schalten. Jeder beliebige Tastendruck holt das Bild zurück.
Powerpoint-Tricks II
Mit "48 Enter" kann man während der Präsentation auf Seite 48 springen. Überblick über die Seitenzahlen behält man am besten, wenn man sich die ausgedruckten Handzettel neben den Laptop legt.
Blickkontakt
Den Blickkontakt sollte man so gleichmäßig wie möglich im Raum verteilen und Menschen nicht zu lang oder zu kurz ansehen.
Tipps vom Experten
Die Ratschläge stammen von Peter Mohr, der als Trainer auf Rhetorik und Präsentationen spezialisiert ist und bereits mehr als 1.000 Präsentationstrainings durchgeführt hat.

E-Mails und Betreffzeilen - der Teufel steckt im Detail

Es klingt banal, aber die Betreffzeile ist das Schlüsselelement für eine erfolgreiche E-Mail: Laut Zippia öffnen 47 Prozent der Empfänger E-Mails ausschließlich darauf basierend. Und ist die Mail erst einmal geöffnet, können Nuancen in den Formulierungen und der Struktur zum sofortigen Leseabbruch führen - oder eben die volle Aufmerksamkeit für den Inhalt erregen. Damit haben vermeintliche Kleinigkeiten wie aussagekräftige Formulierungen und lebendige Sprache einen direkten Einfluss auf den Geschäftserfolg.

Wie ein guter Schreibstil die Produktivität befeuert

Der Schreibstil, allen voran eine klare Ausdrucksweise, bestimmen maßgeblich die Produktivität innerhalb eines Teams und in der Zusammenarbeit mit externen Partnern und Kunden. Nur wenn man in der Lage ist, die Feinheiten einer Aufgabe oder die zugeteilten Verantwortungen der betroffenen Personen in der Muttersprache oder der immer weiter verbreiteten englischen Unternehmenssprache passgenau zu kommunizieren, kann man eine schnelle und korrekte Umsetzung erwarten und die Risiken auf Unklarheiten minimieren.

Zeit ist Geld - auch in der Kommunikation

Passend dazu belegte der Unternehmensberater und Buchautor Josh Bernoff bereits 2016: Monetäre (und zeitliche) Ressourcen, äquivalent zu sechs Prozent der gezahlten Gehälter eines Unternehmens, werden dazu investiert, um geschriebenes Material verständlich zu machen. Diese Zahl dürfte sich ob der steigenden Menge potenzieller schriftlicher Kommunikationskanäle bis heute weiter erhöht habe. Zudem schätzt der Sprachexperte William DuBay, dass schlechte Kommunikation fast 40 Prozent der Projektmanagement-Ressourcen eines Unternehmens ausmacht. Gute schriftliche Kommunikation ist somit wortwörtlich bares Geld.

8 Fehler in der Kommunikation
Diese Kommunikationsfehler sollten Sie vermeiden
Was Sie in Gesprächen und Debatten tunlichst unterlassen sollten, um Fehlinformationen, Konflikte und Imageschäden zu vermeiden.
Fachchinesisch benutzen
Mit technischem Fachjargon um sich zu werfen, ist der größte Fehler, den IT-Verantwortliche in Gesprächen mit Nicht-IT'lern machen können. Viele Experten können nicht richtig einschätzen, wie tief das eigene Fachwissen geht und wo im Gegenzug das Fachwissen des Gegenübers endet. Hier kann es schnell zu Missverständnissen und Kommunikationsstörungen kommen.
Technische Probleme beklagen
Wer in der Team- oder Vorstandssitzung über technische Probleme im Rechenzentrum oder anderen Unternehmensstellen klagt, darf sich nicht wundern, wenn diese Beschwerden Irritation und Unsicherheit auslösen. Kollegen, die nicht mit den beschriebenen Interna vertraut sind, verstehen in einem solchen Fall oft nur "Der hat massive Probleme, die er nicht in den Griff bekommt." Natürlich müssen IT-Probleme auch im großen Kreis thematisiert werden dürfen, das jedoch besser in einer sachlichen Art und Weise, die jeder verstehen und nachvollziehen kann.
Wie ein Verkäufer reden
Manager, die bislang mit einem Business-Hintergrund tätig waren, und IT-Führungspositionen übernehmen, sprechen ihre neuen Untergebenen in einem aufgeblasenen Ton an und wirken dabei häufig wie Verkäufer, die die neueste Kollektion heiße Luft präsentieren.
Keine Fragen stellen
Gute CIOs stellen sinnvolle Fragen und hören auf die Antworten. So gelangen oft neue Aspekte in die Diskussion. Dazu werden die Kollegen eingebunden und die Beziehung zwischen Manager und Team gestärkt. Warum viele IT-Verantwortliche anders vorgehen? Sie haben (meist unbegründet) Angst, als unwissend und inkompetent dazustehen.
Niemanden einbinden
Gut ausgebildete CIOs sind überzeugt von ihren eigenen Ideen, welche Techniken sich wie am besten implementieren lassen. Viele vergessen darüber jedoch, dass auch die gesamte IT-Abteilung und der Vorstand womöglich noch eigene Ideen haben. Wenn CIOs ihre eigenen Vorstellungen ohne Rückfrage durchdrücken, verärgern sie deshalb viele Kollegen - selbst, wenn es die beste und richtige Wahl war.
Ängste schüren
Wenn der Vorstand überzeugt werden muss, das IT-Budget aufzustocken, diese oder jene Anschaffung oder Migration vorzunehmen, neigen manche CIOs dazu, in ihrer Argumentation zu übertreiben oder zu simplifizieren. Wenn neue Server angeschafft werden sollen, hört sich das dann so an: "Wenn wir bis kommende Woche nicht zehn neue Server im Schrank stehen haben, bricht der ganze Laden zusammen!"
Den Wertbeitrag nicht herausstellen
Viele CIOs betonen, wie wichtig die Unternehmens-IT ist. Die Vorstände verstehen aber häufig nicht, was die IT konkret zum unternehmerischen Erfolg beiträgt. Deshalb sollten IT-Verantwortliche in Präsentationen und Diskussionen immer noch einen Schritt weitergehen, als nur in den eigenen Grenzen zu argumentieren.
Mit PowerPoint einschläfern
Zu viele Folien, zu viele Nichtigkeiten. Effiziente Präsentationen zeichnen sich dadurch aus, dass sie sich auf die wichtigsten Infos konzentrieren, die das zuhörende Publikum direkt betreffen. Im besten Fall kann gänzlich auf PowerPoint verzichtet werden - gute Präsentationen zeichnen sich dadurch aus, dass sie von selbst im Gedächtnis haften bleiben und nicht durch eine Armada von Aufzählungspunkten.

KI-Technologien als digitale Helfer

Die Beispiele zeigen: Die positiven wie negativen Auswirkungen von Sprach- und Schreibfertigkeiten sind greifbare Faktoren. Sie haben einen knallharten Effekt auf die tägliche Arbeit und das Unternehmen. Dementsprechend sollte für Wirtschaftsentscheider klar sein, dass Maßnahmen zur Förderung sowie weiteren Verbesserung der Sprachfähigkeiten der Belegschaft einen geldwerten Vorteil haben. Doch wie? Schließlich sind entsprechende Fortbildungskurse, gerade für Unternehmen mit größeren Mitarbeiterzahlen, teuer - zudem zahlen sie sich erst über einen langen Zeitraum aus. Eine schnelle(re) Lösung - künstliche Intelligenz.

KI-basierte Übersetzer beispielsweise brechen Sprachbarrieren auf, indem die neuronalen Netze selbst kleinste Eigenheiten einer Sprache im Gesamtzusammenhang verstehen - und so entsprechend geeignete Formulierungen in der Übersetzung wählen. Maschinell übersetzte Texte gleichen in der Qualität denen professioneller Übersetzungsagenturen, sind dabei aber um ein Vielfaches preiswerter und schneller.

Zudem hilft die Technik, die schriftliche Kommunikation der Anwender, also jedes Mitarbeitenden eines Unternehmens, zu verbessern. Dafür überprüft sie die Grammatik, Rechtschreibung und Stil eines Textes und schlägt im Handumdrehen Synonyme und alternative Formulierungen vor. Dabei erkennt das KI-Verfahren feinste kontextuelle Nuancen und hilft, automatisiert Texte verständlicher, flüssiger, pointierter oder lebendiger zu verfassen.

Ähnlich wie bei den gängigen Übersetzungs-Tools wird der zu verbessernde Text in eine Maske eingegeben; die Vorschläge für Optimierungen des Textes erscheinen dann mit einem Klick in einer neben gestellten Maske. Die Nutzer nehmen Vorschläge an oder lehnen sie ab und verbessern so innerhalb weniger Minuten den Schreibstil und den Wirkungsgrad ihrer Texte. Mit End-to-End-Verschlüsselung und durch umgehende Löschung der eingegebenen Texte stellen die Anbieter sicher, dass die verarbeitenden Daten jederzeit geschützt und nicht unwissentlich missbraucht werden.

Für Unternehmen, deren Mitarbeitende auf internen und externen Schriftverkehr angewiesen sind, bieten solche Tools eine kosteneffiziente und sichere Möglichkeit, die Belegschaft bei einer Aufgabe zu unterstützen, die zwar alltäglich anfällt, in den seltensten Fällen aber das volle Potenzial ausschöpft. Der Unternehmenswert kann langfristig gesteigert und die Zufriedenheit der Mitarbeitenden erhöht werden.