Wie KI die Personalarbeit verändert

Talent-Management, Mitarbeitendenbindung und Prozessautomatisierung, und alles möglichst effizient unterstützt durch neue digitale Tools - diese Themen werden auch 2024 ganz oben auf der Agenda vieler HR-Expertinnen und -Experten stehen. Schließlich müssen im Zuge der Digitalisierung auch die Prozesse in den Personalabteilungen ständig an Strategien und Abläufe angepasst werden. Und da die eingesetzten Lösungen immer häufiger KI-basiert funktionieren, gilt es, Themen wie Datenschutz und Datensicherheit sowie steigende Compliance-Vorgaben und Ethikrichtlinien genau im Blick zu behalten.

Die HR-Experten der Deutschsprachigen SAP-Anwendergruppe (DSAG) verweisen auf folgende sieben Aspekte, die den Personalverantwortlichen dabei helfen können, KI richtig einzusetzen.

1. Automatisierung und KI

"Das Personalwesen ist von der Einführung digitaler Tools und Plattformen genauso betroffen wie die Produktion oder die Finanzabteilung", sagt Hermann-Josef Haag, DSAG-Fachvorstand Personalwesen & Public Sector, im Hauptberuf verantwortlich für die IT-Systeme bei der Bundesanstalt für Post und Telekommunikation. "Die nahtlose Integration in bestehende Systeme muss gewährleistet sein, was technisch herausfordernd sein kann."

Das hat verschiedene Gründe. Denn neben der praktischen Umsetzung müssten HR-Teams ständig weitergebildet werden. Dafür brauche es umfangreiche Schulungs- und Support-Angebote. Darüber hinaus ist Haag zufolge ein kultureller und organisatorischer Wandel innerhalb der Organisation notwendig, der auch mal auf Widerstände trifft. "Hier sind die Personalabteilungen besonders gefragt", stellt der HR-Experte der DSAG fest.

"Insbesondere der Einsatz von KI ruft schnell Kritik hervor, Datensicherheit und ethische Aspekte spielen hier eine Rolle. Vorteile wie Prozessautomatisierung und mehr Zeit für wesentliche HR-To-Do's geraten leider schnell ins Hintertreffen", weiß Andreas Närmann, stellvertretender Sprecher DSAG-Arbeitskreis Personalwesen und hauptberuflich Managing Consultant bei der Detecon International GmbH, zu berichten.

2. Mit KI zu besserem Recruiting

Wer konkreten Nutzen für seine HR-Prozesse sucht, kommt an Prozessautomatisierung inklusive KI heute jedoch nicht mehr vorbei. Ein Beispiel ist die automatisierte Auswahl von Bewerberinnen und Bewerbern dank KI-gestützter Systeme. Diese könnten erstens viele Daten zügig verarbeiten und zweitens eine rein analytische Vorauswahl der Bewerbenden bezüglich Vitas und Fähigkeiten treffen. Das spart den HR-Teams viel Zeit.

"Zusätzlich agiert die KI ohne 'unconcious bias', was einem Diversity-Recruitung den Weg ebnet", sagt Hermann-Josef Haag. Fast überall anzutreffen seien mittlerweile KI-basierte Chatbots als Anlaufstellen für Erstkontakte: Sie beantworten häufig gestellte Fragen oder helfen Informationen zu sammeln, so dass HR-Mitarbeitende mehr Zeit für die vielversprechendsten Kandidatinnen und Kandidaten haben.

3. Transparenz erlaubt individuellere Förderung

In puncto Mitarbeitenden-Engagement und -zufriedenheit erkennen KI-Tools Muster in Feedback als auch Leistung und identifizieren Einzelbereiche, wo Verbesserungen notwendig sind, berichten die Personalexperten der DSAG. Zudem können die Werkzeuge personalisierte Trainings- und Entwicklungsempfehlungen liefern, die die individuellen Karrierepfade gemäß Talenten und Fähigkeiten mit darauf zugeschnittenen Weiterbildungen begleiten. Positiver Nebeneffekt: Das stärkt die Bindung der Mitarbeitenden ans Unternehmen.

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In der Praxis wird KI bereits als Entscheidungshilfe in der gesamten SAP-SuccessFactors-Human-Experience-Management (HXM)-Suite eingesetzt. "Das hilft bei Aufgaben wie Rekrutierung, interner Mobilität, Schulungen und Leistungs-Management. Generative KI hilft Führungskräften und Personalverantwortlichen, Stellenbeschreibungen zu formulieren und bietet auch personalisierte Empfehlungen für die Weiterbildung", so Närmann.

4. Verlässliche Datenanalysen

Einen weiteren relevanten Aspekt sieht der DSAG-Experte im Umfeld von Personalplanung und -einsatz - einem essenziellen, aber auch sehr zeitintensiven Bereich innerhalb der HR-Arbeit: "KI-Systeme können dabei unterstützen, Arbeitszeiten zu planen und zu optimieren", sagt Närmann. Dabei würden Faktoren wie die Verfügbarkeit des Personals, deren Qualifikationen und die Arbeitslast berücksichtigt. Zugleich ermöglichten die präzisen Datenanalysen dieser Systeme, die Personalfluktuation besser und effektiver zu handhaben.

Durch stetige Erfassung und Auswertung von Daten zu Arbeitsleistung, Abwesenheitszeiten und Feedback - gewonnen durch automatisierte Umfrage-Tools - ließen sich zum Beispiel Kündigungsabsichten frühzeitig erkennen, beschreibt Haag die Vorteile des KI-Einsatzes. "Dadurch können proaktiv Maßnahmen ergriffen werden, um sowohl das Arbeitsklima als auch das Wohlbefinden der Belegschaft zu verbessern." Allerdings müsse man auch hier immer darauf achten, dass diese Daten unter Einhaltung strenger Datenschutzrichtlinien verarbeitet werden.

5. Effizientere HR-Prozesse

Weitere administrative Aufgaben, die sich automatisieren lassen: Zeit- und Anwesenheitssysteme sowie durchgängig digitale statt Papierpersonalakten. Joule, der neue SAP-Assistent auf Basis generativer KI, soll Nutzerinnen und Nutzer beispielsweise bei der Genehmigung von Urlaubsanträgen oder Änderungen von Namen oder Standorten helfen. Weitere Funktionen wie die Erfassung von Arbeitszeiten oder das Verfassen vorurteilsfreier Stellenbeschreibungen sind für Anfang 2024 geplant.

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In Summe machen solche KI-gestützten HR-Lösungen aus DSAG-Sicht die HR-Prozesse effizienter und führen zu einer strategischeren und datengesteuerten Herangehensweise, wie zu Beispiel im Talent-Management. Das wiederum verbessert die Qualität der Einstellungsentscheidungen, erhöht die Mitarbeitendenbindung und fördert ein inklusives Arbeitsumfeld.

Konkrete Funktionalitäten dafür bietet zum Beispiel der Talent Intelligence Hub, der KI-basiert arbeitet und Teil der SuccessFactors-HXM-Suite ist. Er erstellt für jeden Mitarbeitenden ein Kompetenzportfolio, das auf Basis von Leistungsfeedback und dynamischen Team-Zusammensetzungen entwickelt wird und unterstützt die Unternehmen so bei Personalplanung und -entwicklung.

6. KI sorgt für bessere Compliance

Zusätzlich bringen die neuen Tools mehr Dynamik in die Gehaltssysteme. "Wenn verlässliche Daten zu individueller Leistung, Markttrends und Unternehmenszielen vorliegen, sind im Umkehrschluss flexiblere und gerechtere Vergütungen möglich", sagt Närmann. Das wiederum kann unzufriedener Stimmung vorbeugen.

Hinsichtlich regulatorischer Vorgaben wie Compliance können Unternehmen mit Hilfe von KI außerdem sicherstellen, dass HR-Richtlinien und -Praktiken mit den neuesten gesetzlichen und regulatorischen Anforderungen übereinstimmen. "Diese Szenarien zeigen, dass neue digitale Tools und Technologien nicht nur die Prozesseffizienz verbessern, sondern auch eine Schlüsselrolle bei der Förderung eines gesunden und produktiven Arbeitsumfelds spielen", lautet das Fazit von Haag.

7. KI unter Kontrolle halten

Doch der Umgang mit sensiblen Daten von Mitarbeitenden erfordert klare Leitplanken und Grenzen. Der DSAG zufolge müsse jederzeit sichergestellt sein, dass die durch KI-Systeme verarbeiteten Daten sicher sind und die Datenschutzbestimmungen sowie die lokalen, nationalen und internationalen Gesetze und Vorschriften eingehalten werden. Auch gilt es, die KI-Systeme mit Mechanismen auszustatten, um die Tools kontinuierlich auf Voreingenommenheit zu überprüfen und gegebenenfalls zu korrigieren. Nur so lasse sich Akzeptanz und Vertrauen bei den Mitarbeitenden hochhalten.

"Aktuell betrifft die größte Sorge der Mitarbeitenden die Art und Weise, wie KI ihre Daten verwendet oder Entscheidungen trifft", berichtet Haag aus der Praxis. "Transparenz und Verständnis für KI-gestützte Prozesse zu schaffen, ist das A und O." Zudem müsse natürlich sichergestellt werden, dass der Einsatz von KI im Einklang mit den sich ständig weiterentwickelnden Vorschriften stehe.

KI-Systeme erfordern aus DSAG-Sicht also eine kontinuierliche Überwachung, Wartung und Anpassung, um sicherzustellen, dass sie korrekt funktionieren und aktuell bleiben. Dies macht eine sorgfältige Planung und eine enge Zusammenarbeit zwischen HR, IT und Software-Herstellern notwendig.