Wie man die Berater-Kosten im Griff behält

"Berater-Tagessätze bleiben ein wichtiges Instrument in Outsourcing-Verträgen, um flexibel auf neue Anforderungen reagieren zu können," sagt Karsten Tampier, Managing Consultant bei Maturity. Das Unternehmen hat die Entwicklung der Preise in diesem Geschäft mit Hilfe der Auswertung mehrjähriger Outsourcing-Verträge im Rahmen von Benchmarking-Projekten untersucht.

Berater mit Tagessätzen bilden in der Regel eine Art schnelle Eingreiftruppe, für regelmäßige Aufgaben im Betrieb wären sie in der Regel zu teuer. Wobei die Spannbreite der Sätze recht hoch ist: Ein Projektmanager kostet 2013 durchschnittlich etwas mehr als 1300 Euro pro Tag, ein Mitarbeiter für den Onsite-Support dagegen 518 Euro.

Fünf Skillstufen

In dieser Range bewegen sich die Preise, die Branche unterscheidet dabei zwischen fünf Skillstufen:
Stufe 1: Test-, Implementierungs- und Unterstützungsarbeiten
Stufe 2: Selbstständige fachliche Unterstützung
Stufe 3: IT System Engineer, Consultant
Stufe 4: Teilprojektleitung, Analyse- und Designarbeiten
Stufe 5: Projektmanagement, IT-Architektur

Die Bedeutung der externen Mitarbeiter in den IT-Organisationen wächst, weil die Fertigungstiefe immer mehr sinkt: Vor zehn Jahren erledigten Interne noch 74 Prozent der anfallenden Aufgaben selbst, heute sind es nur noch etwa 48 Prozent.

Möglichkeiten, um Berater-Kosten in den Griff zu bekommen

Weil sie immer mehr auf Externe angewiesen sind, haben Unternehmen ein großes Interesse daran, hier die Kosten im Griff zu behalten. Dazu gibt es mehrere Möglichkeiten.

Langfristige Vereinbarungen: Läuft der Vertrag über mindestens ein Jahr, lassen sich 10 bis 15 Prozent des Beraterhonorars sparen. Je höher die gewünschten Skills, desto schwieriger ist das allerdings. Außerdem kann sich der Bedarf quantitativ und qualitativ innerhalb der Laufzeit verändern, so dass nachverhandelt werden muss.

Als Sparmaßnahme lohnenswert können auch spezielle Vereinbarungen für die Einarbeitungszeit von Junior-Beratern sein. Klar, irgendwo muss der Nachwuchs lernen - aber das soll dann bitte nicht so viel kosten wie die Arbeit eines alten Hasen.

Solche Vereinbarungen können auch dazu führen, dass der Berater längerfristig an diesen Kunden gebunden wird. Was sinnvoll sein kann - vorausgesetzt natürlich, der Junior leistet gute Arbeit.

Nach Aufwand versus Pauschale: Viele sehen Pauschalpreise noch immer als Absicherung gegen ausufernde Projektkosten. Bei komplexen Softwareeinführungen funktioniert das aber in der Regel nicht, weil die Dienstleister den zuvor gedeckelten Preis über ständige Change-Requests wieder anheben. In diesem Fall fährt der Kunden mit einer Bezahlung nach Aufwand oft besser.

Top Skills nur in der Start-Phase

Hilfreich ist auch, nicht allzu viele teure Top Skills im Projekt zu haben. Vor allem nach der Startphase ist vieles Fleißarbeit. Gar nicht selten kommt es vor, dass der sündteure Projektleiter Tickets bearbeitet, weil er gerade vor Ort ist und nichts anderes zu tun hat. Das gilt es zu verhindern.

Abhängigkeit vermeiden: Manchmal sind Berater länger im Unternehmen tätig als mancher Festangestellte. Dadurch entsteht Herrschaftswissen, was insofern gefährlich ist, als das sich diese Dauerberater auch in Krisenzeiten ungern im Preis drücken lassen.

Schließlich wissen sie um ihre Macht. Vermeiden lässt sich das nur, indem der Kunde das Wissen des Consultants durch Know-how-Transfer kontinuierlich "abzapft".