Wer auf Geschäftsreise ist, sollte sich informieren und fremde Abläufe respektieren. Yasmine Limberger von Avanade erklärt, was man vor, während und nach der Reise beachten muss.
CIO.de: Wie bereitet man sich optimal auf eine Geschäftsreise vor?
Yasmine Limberger: Ich stelle mir vor Geschäftsreisen die drei Fragen "Wo fahre ich hin?", "Wie komme ich da hin?" und "Wie lange bin ich weg?". Je nachdem, ob ich nach Paderborn oder Asien fahre, ist die Vorbereitung unterschiedlich aufwändig.
CIO.de: Dann konzentrieren wir uns auf die Fernreise. An was sollte man denken?
Yasmine Limberger: Auf jeden Fall sollte die Reise so strukturiert wie möglich und mit genügend Vorlaufzeit geplant werden - was in der heutigen Zeit leider eher "just in time" passiert. Dennoch beginnt mit einer optimalen Planung auch eine gute Geschäftsreise. Vor dem Kofferpacken sollten sich Geschäftsreisende im Internet über das Wetter am Zielort informieren und gegebenenfalls ein weiteres Hemd oder ein wärmeres Sakko einpacken. Es ist außerdem empfehlenswert, immer etwas Bargeld in der Landeswährung dabei zu haben. Gerade, wenn Reisende sich direkt nach der Ankunft schnell etwas zu trinken kaufen möchten oder den Taxifahrer bezahlen müssen, kommen sie mit der Kreditkarte häufig nicht weiter.
Yasmine Limberger Foto: Avanade
CIO.de: Was muss noch ins Reisegepäck?
Yasmine Limberger: Damit vor Ort alles funktioniert, sollten der Reiseadapter und die nötigen Ladekabel nicht vergessen werden. Gerade wenn kurz nach der Ankunft bereits der erste Termin ansteht, empfehle ich, wichtige Dinge wie frische Kleidung griffbereit im Koffer obenauf oder in das Handgepäck zu packen. Benötigte Unterlagen für ein Meeting gehören auf jeden Fall ins Handgepäck, falls der Koffer verspätet ankommt. Geschäftsreisende sollten immer auch die Mobilnummer eines Ansprechpartners oder Meetingpartners vor Ort parat haben. Ich selbst packe mit einer Checkliste, die ich mir für Geschäftsreisen erstellt habe. So reise ich viel entspannter und weiß, ich habe an alles gedacht.
Die besten Dienstreise-Apps
Hopper Die kostenlose App Hopper unterstützt Sie bei der Buchung von Flügen und ist speziell für Menschen geeignet, die dahingehend weniger flexibel sind. Haben Sie Ihre Reisedaten eingegeben, gibt die App alle verfügbaren Optionen aus - besonders günstige sind dabei farblich markiert. Die App sagt außerdem den besten Zeitpunkt zum Ticketkauf voraus und sendet bei Bedarf Push-Nachrichten, wenn die Ticketpreise fallen.
Sicher reisen Empfehlenswert für jede Dienstreise ist die Sicher-reisen-App des Auswärtigen Amtes. Hier bekommen Sie Ratschläge für die Reisevorbereitungen und eintretende Notfälle sowie die Adressen der deutschen Vertretungen im Ausland und der Vertretungen des Reiselandes in Deutschland. Ebenfalls mit an Bord: eine Ortungs- und „Ich bin OK“-Funktion, mit der Reisende ihren Kollegen, Freunden oder Verwandten im Falle eines Terroranschlags oder einer Naturkatastrophe schnell ein Lebenszeichen senden können.
Google Maps Der Klassiker unter den Navigations-Apps: Google Maps. Die kostenlose App führt per Sprachnavigation ans Ziel und bietet eine detaillierte Routenführung - egal ob Sie mit dem Auto, der Bahn oder per pedes unterwegs sind. Auch Geschäfte, Restaurants und Sehenswürdigkeiten in der Nähe lassen sich anzeigen.
TripAdvisor Ein Geschäftsessen in einer fremden Stadt steht an? Dann hilft die App von TripAdvisor, die besten Restaurants und Lokale für einen erfolgreichen Vertragsabschluss zu finden. Reservierungen lassen sich direkt online über die App vornehmen. Auch Flüge, Hotels, Ferienwohnungen und Aktivitäten lassen sich mit der TripAdvisor-App schnell finden und anhand zahlreicher User-Bewertungen einschätzen.
mytaxi Auf Dienstreise kann es schnell mal passieren, dass kein Taxi verfügbar ist, obwohl man dringend zum Termin muss. Mit der mytaxi-App können Sie ihr Taxi per Smartphone bestellen, Fahrer und Fahrzeug wählen und bekommen die Quittung bequem per E-Mail zugestellt. Ganz ungeduldige können über die Funktion Live-Anfahrt sogar mitverfolgen, wo sich Ihr Taxi gerade befindet. Fahrpreisrechner, Taxiradar und die Möglichkeit, Fahrten vorzubestellen machen mytaxi zur derzeit besten Taxi-App.
Google Übersetzer Gerade bei Dienst- und Geschäftsreisen in ferne Länder kann die App Google Übersetzer hilfreich sein. Über Tastatureingabe lassen sich derzeit ganze 103 Sprachen übersetzen, 52 davon stehen auch im Offline-Modus zur Verfügung. Ein nettes Gimmick ist die Kamera-Sofortübersetzung, die verspricht mithilfe der Kamera Text zu übersetzen. Ebenfalls hilfreich: der Konversationsmodus, der Spracheingaben in beide Richtungen übersetzt.
FlightRadar24 Mit FlightRadar24 lassen sich - wie der Name schon vermuten lässt - Flüge tracken. Und zwar weltweit und in Echtzeit. Natürlich können Sie ganz einfach mit der App nach Flügen suchen - oder Sie halten Ihr Smartphone gen Himmel, um vorbeiziehende Jets "on the fly" zu identifizieren. Neben der kostenfreien Version, ist auch eine kostenpflichtige Variante der App (3,99 Euro) verfügbar. Dieses bietet unter anderem eine Echtzeit-3D-Perspektive aus dem Cockpit des Fliegers.
LoungeBuddy Ihr Flug ist mal wieder hoffnungslos verspätet? Dann suchen Sie sich doch gleich am Flughafen eine standesgemäße Ruhe-Oase. Das funktioniert mit der kostenlosen App LoungeBuddy. Die füttern Sie einfach mit Vielflieger-, Prämienprogramm-, oder Kreditkarten-Infos, schon zeigt Ihnen LoungeBuddy, welche Lounges am Flughafen Sie kostenfrei nutzen dürfen. Natürlich werden auf Wunsch auch kostenpflichtige Lounges angezeigt - inklusive Bewertungen anderer Nutzer, damit Ihnen böse Überraschungen erspart bleiben.
DUFL Bei DUFL handelt es sich um eine App, die weit mehr tut, als nur bei der Organisation einer Dienstreise zu helfen. Stattdessen kümmert sich die App um Ihr Gepäck. Richtig gelesen. Sie registrieren sich bei DUFL, bekommen einen Reisekoffer zugesandt, packen Ihr Business-Outfit rein - fertig. Wenn nun die nächste Reise ansteht, kümmert sich DUFL darum, dass Ihr Koffer bei Ihrer Ankunft bereits im Hotel auf Sie wartet. Einzelne Gepäckstücke hinzufügen oder entfernen? Geschieht ganz einfach per App. Gepäckabgabe am Flughafen, Sicherheitskontrollen, Gepäckabholung - auf all das können Sie mit einer DUFL-Mitgliedschaft verzichten. Nach der Dienstreise kümmert sich DUFL übrigens auch darum, dass Ihre Klamotten gereinigt und akkurat aufbereitet werden. Das hat natürlich seinen Preis: monatlich kostet die App 10 Dollar - pro Reise wird ein zusätzlicher Einmalbetrag von 99 Dollar fällig. Der Service richtet sich in erster Linie an USA-Dauerreisende, allerdings steht DUFL auch an ausgewählten Business Hubs in Europa, Asien und Australien zur Verfügung. Um mehr zu erfahren, reicht eine Anfrage beim DUFL Support-Team.
Skype for Business Wer auf Dienstreise kostenlos per WLAN mit der Familie telefonieren möchte nutzt Skype. Wer auf Dienstreise Geschäftsbesprechungen oder Videokonferenzen mit Kollegen abhalten muss, setzt auf Skype for Business.
Hotel Tonight Wurde Ihr Flug kurzfristig abgesagt? Sie haben keine Lust, sich am Flughafen die Bandscheiben kaputt zu schlafen? Dann sollten Sie auf HotelTonight zurückgreifen. Diese kostenlose App hat sich auf besonders günstige Last-Minute-Hotelangebote spezialisiert und zeigt Ihnen sämtliche in Ihrer Nähe verfügbaren Zimmeroptionen an. Um die Zimmerschnäppchen anbieten zu können, arbeiten die Macher hinter der App mit Hotels in hunderten von Städten auf der ganzen Welt zusammen. Wenn Sie nicht der Typ für Last-Minute-Buchungen sind: Sie können mit der App auch bis zu einer Woche im Voraus buchen.
Avast Wi-Fi Finder Die kostenfreie Avast-App Wi-Fi Finder zeigt Ihnen sämtliche verfügbaren WLAN-Netzwerke in Ihrer Nähe an. Dabei informiert die App sowohl darüber, ob es sich um ein privates oder öffentliches Netzwerk handelt, als auch über die Sicherheit. Empfohlene Netzwerke - also solche mit besonders guten Bewertungen für Sicherheit und Geschwindigkeit - stehen in der Liste ganz oben. Außerdem an Bord: eine nützliche Kartenfunktion, die Sie zum nächsten sicheren Hotspot geleitet.
MobileDay Wenn Sie ständig an Telefon- und/oder Videokonferenzen teilnehmen müssen, "nebenbei" aber auch noch oft auf Dienstreise sind, kann das schweirig werden. Diese Zeiten sollen nun dank der kostenlosen App MobileDay vorbei sein. Die App durchsucht Ihren Kalender nach entsprechenden Konferenz-Terminen. Einmal gefunden, können Sie sich nun mit nur einem Knopfdruck einwählen. Die App übernimmt dabei das Wählen und auch die Eingabe von IDs und Passcodes. Außerdem können Sie über die App auch Nachrichten an andere Teilnehmer verschicken - zum Beispiel wenn Sie sich verspäten. Die Anrufe die mit MobileDay getätigt werden, laufen über das private Netzwerk Ihrer Firma und können so unter Umständen Kosten verursachen.
Wetter.com Schneit es in New York? Wie warm wird es nächste Woche in Katar? Mit den richtigen Wetter-Informationen gestaltet sich auch das Kofferpacken leichter. Die App von Wetter.com bietet neben Push-Warnungen und Regenradar auch eine Wettervorhersage für die nächsten sieben Tage, interaktive Wetterkarten (für Deutschland) und moderierte Videos. Dazu ist das Ganze auch noch kostenlos.
Gogobot Gogobot nutzt Ihre aktuelle Lokation, um Ihnen sämtliche interessanten Orte in der Nähe anzuzeigen. Filtern lassen sich die Empfehlungen, indem Sie bestimmten Gruppen beitreten (zum Beispiel Geschäftsreisende). Seit kurzem bietet die iOS-Version der kostenlosen App auch künstliche Intelligenz: Wetterbedingungen, Tageszeit und andere wechselnde Bedingungen werden zur Empfehlung von Restaurants oder Hotels miteinbezogen. Noch dazu zeichnet sich die App durch eine erhabene Performanz aus.
Währungsrechner Die Währungsrechner-App von Finanzen 100 hat Wechselkurse zu mehr als 150 Währungen an Bord und funktioniert auch offline. Suchfunktion, Umrechnungstabellen, Favoritenlisten und ein Expertenmodus lassen kaum Wünsche offen.
Deutsche sind zu stark Agenda-getrieben
CIO.de: Wie informiert man sich am besten über die kulturellen Gegebenheiten vor Ort?
Yasmine Limberger: Reiseführer oder das Internet sind gute Informationsquellen. Außerdem gibt es viele Reiseführer, die einen Businessfokus haben. Dort erhalten Geschäftsreisende Tipps zu den Landesgepflogenheiten und Verhaltensregeln im Geschäftsleben beispielweise wie sie sich bei einer Begrüßung oder einer privaten Einladung vor Ort verhalten sollten.
CIO.de: Gibt es Fehler, die deutschen Geschäftsleuten im Ausland häufig passieren?
Yasmine Limberger: Die gibt es. Deutsche sind bei Meetings sehr Agenda-getrieben. In asiatischen oder arabischen Ländern läuft das oft anders ab. Wenn der Gesprächspartner über andere Themen sprechen möchte als im Zeitplan vorgesehen, sollten Geschäftsreisende nicht ungeduldig oder wütend reagieren. Besser warten sie respektvoll den richtigen Moment ab, um die Punkte einzubringen, die sie im Meeting besprechen wollten. Denn sie repräsentieren nicht nur das Unternehmen, für das sie tätig sind, sondern immer auch das jeweilige Land aus dem sie kommen.
CIO.de: Fällt Ihnen ein weiteres Beispiel ein?
Yasmine Limberger: In Ländern wie Italien oder Spanien basieren Geschäftsbeziehungen sehr stark auf Vertrauen. Dort nehmen sich Geschäftspartner Zeit für den Beziehungsaufbau, gehen vielleicht erst einmal Essen und sprechen dann erst später über das Geschäftliche. Häufig kommen dort Verträge auch nicht innerhalb eines Tages zu einem Abschluss. Auch hier müssen sich zielorientierte Deutsche in Geduld üben. Auf jeden Fall sollten sie darauf achten, die jeweils eigenen Werte wie beispielweise Pünktlichkeit ebenso im Ausland aufrechtzuerhalten, auch wenn der Geschäftspartner sich vielleicht nicht daran hält.
Die passende Business-Kleidung wählen
CIO.de: Was muss man beim Erscheinungsbild beachten?
Yasmine Limberger: Frauen sollten eher einen dunklen Hosenanzug wählen als zu auffällig modisch zu erscheinen. In Italien können Deutsche beispielsweise mit schicken Schuhen punkten - auch als Mann. In Asien rate ich zu Uniformität, mit klassischer Kleidung kann man nichts verkehrt machen.
CIO.de: Wenn die Termine absolviert sind - wie bereitet man eine Geschäftsreise effektiv nach?
Yasmine Limberger: Am besten halten Reisende noch im Hotel oder im Flugzeug in einem Protokoll fest, was die Inhalte des Meetings waren und welche Maßnahmen sich daraus ergeben. Ideal ist es, gleich die Verantwortlichen für die nächsten Schritte zu bestimmen und das Dokument an alle Beteiligten zu senden.
CIO.de: Wie geht man mit den Kontakten um, die man von einer Geschäftsreise mitbringt?
Yasmine Limberger: Geschäftsreisende sollten ihre Kontakte pflegen. Wer beispielsweise eine Datenbank mit Kontakten führt, nimmt die Neuen umgehend darin auf. Wer bei Xing oder LinkedIn aktiv ist, vernetzt sich dort mit den neuen Kontakten. Ich rate, selbst am Ball zu bleiben und sich regelmäßig zu melden.
Die Betriebswirtin Yasmine Limberger arbeitet seit mehr als 16 Jahren in der IT-Beratung. Bei Avanade Deutschland GmbH verantwortet sie das Personalmarketing und hat langjährige Erfahrungen in der Auswahl von IT-Fach- und Führungskräften. Ihre Schwerpunktthemen sind neben Recruiting auch Marketing und Alliance Management. Limberger hat im Rahmen ihrer Tätigkeit bei Avanade bereits alle fünf Kontinente bereist und war vor allem in Europa und den USA unterwegs.