Foto: zhangyang13576997233 - shutterstock.com
Viele Unternehmen, die ihre digitale Transformation und den Wechsel zur Cloud planen oder weiterentwickeln, verlassen sich auf IT-Beraterinnen und -Berater. Diese bieten mehrere Vorteile, nicht zuletzt den schnellen Zugriff auf benötigtes Fachwissen, das im Unternehmen unter Umständen nicht verfügbar ist.
Es gibt jedoch auch Risiken. Darunter finden sich mögliche Kostenüberschreitungen, geringes Engagement und mangelnde Verfügbarkeit der Experten. Hinzu kommen eventuell Kommunikationsprobleme, Vertragsverletzungen und unzureichende Kompetenzen.
Für mehr spannende Strategien, Hintergründe und News aus der CIO-Community, abonnieren Sie unserer CIO-Newsletter.
Im Folgenden finden Sie einige grundlegende Tipps, wie Sie den größten Nutzen aus dem Einsatz von IT-Beratungen ziehen und sicherstellen können, dass die Zusammenarbeit langfristig zielgerichtet und erfolgreich verläuft.
Legen Sie den Grundstein
Bevor IT-Führungskräfte mit IT-Beratungen zusammenarbeiten, müssen sie einige wichtige Überlegungen anstellen, sagt Steven Bressler, Unternehmensberater bei Strategic Technology Management. Die Erste besteht darin, genügend Zeit und Mühe in die sorgfältige Auswahl des richtigen IT-Beraters zu investieren.
Bressler zufolge ist die bloße Entscheidung für Berater eines renommierten Unternehmens keine Garantie für hervorragende Leistungen. "Meiner Erfahrung nach kommen die besten Ergebnisse durch Empfehlungen von vertrauenswürdigen Geschäftspartnern zustande," sagt er,
Eine weitere Überlegung ist, die Erwartungen an den Auftrag sowie die Ziele, den Umfang und die Grenzen des Projekts klar zu definieren, empfiehlt Bressler. "Dies gewährleistet die Abstimmung zwischen dem IT-Berater und dem Unternehmen, bildet eine förderliche Umgebung und minimiert Fehlinterpretationen." Hierzu gehöre auch, die Kosten zu berücksichtigen. "Machen Sie sich bewusst, dass die Beschäftigung von IT-Beratern mit erheblichen finanziellen und zeitlichen Investitionen verbunden ist." Durch die klare Festlegung der Aufgaben im Auftrag werde sichergestellt, dass IT-Berater mit erforderlichen Fähigkeiten und Kenntnissen eingesetzt werden.
Verschaffen Sie sich Klarheit
IT-Berater müssen über umfassende Erfahrungen in der Branche und den Märkten des Kunden verfügen und sich auf die spezifischen Anforderungen konzentrieren. Nur über ausführliche Gespräche können IT-Manager sicherstellen, dass ihre Berater wirklich Experten in den spezifischen IT-Bereichen sind, die verbessert werden müssen oder die strategisch wichtig sind.
Ein Berater sollte die Bedürfnisse und Prioritäten des Kunden bei jeder Interaktion und Entscheidung in den Vordergrund stellen und "die Geschäftsziele, Herausforderungen sowie Präferenzen des Kunden verstehen, um maßgeschneiderte Lösungen zu entwickeln", fordert Vijay Sonty, CIO am Community College of Philadelphia.
Obwohl "Vorstellungsgespräche" nach wie vor ein unverzichtbarer Aspekt des Prozesses sind, ist es wichtig, auch andere Ressourcen wie berufliche Netzwerke zu nutzen, um Berater zu bewerten. "Indem Sie Ihr Netzwerk anzapfen, erhalten Sie Zugang zu wertvollen Referenzen, die Kompetenzen von Experten in speziellen Bereichen bestätigen", erklärt Bressler. Dieser Ansatz ergänze nicht nur den Interviewprozess, sondern verbessere auch die Fähigkeit der IT-Abteilung, fundierte Entscheidungen zu treffen.
Fokus auf die Details
Erstellen Sie einen detaillierten Vertrag, in dem Faktoren wie Kosten, Arbeitsstunden, Meilensteine, Leistungen, Fristen und die Bezahlung externer Ausgaben geregelt sind. "Wenn Sie den Vertrag gestalten, müssen Sie präzise sein", fordert Charles Scharnagle, CIO beim Hersteller Revere Copper Products. Das umfasse Start- und Endtermine, Stundensätze, bestimmte Teammitglieder und deren Aufgaben mit Zuständigkeiten sowie Kommunikationsmethoden.
"Zudem sollten Termine für bestimmte Fristen vermerkt werden, Strafen bei Überschreitung festgelegt sowie Prozeduren abgestimmt werden, um Abläufe zu ändern", sagt Scharnagle. IT-Manager seien gut beraten, alle Ihre Erwartungen und Leistungen klar und deutlich zu definieren - es dürfe keine Grauzonen oder Unklarheiten geben. Jeder Vertragspartner sollte eine Vorstellung davon haben, was von ihm erwartet wird. Ziel sei auch, Überraschungen im Hinblick auf Kosten zu vermeiden.
Vertrauen bewahren
IT-Berater müssen Vertraulichkeitsvereinbarungen unterschreiben, damit sie kein geistiges Eigentum, keine Geschäftsgeheimnisse, Kundeninformationen oder andere sensible Daten preisgeben. Schließlich haben IT-Berater oft einen umfassenderen Zugang zu sensiblen Daten als viele interne Mitarbeiter, einschließlich der IT-Abteilung.
"In Anbetracht dieses umfassenden Zugangs ist es von größter Bedeutung, dass wir sorgfältige Maßnahmen zum Schutz der Vertraulichkeit unserer Organisation ergreifen", sagt Bressler.
Zu diesem Zweck ist es wichtig, sorgfältig ausgearbeitete Vertraulichkeitsvereinbarungen (NDAs) abzuschließen, bevor der Zugang zu sensiblen Informationen gewährt wird. "Wenn Informationen erst einmal verbreitet sind, wird es unmöglich, sie einzudämmen." Robuste NDAs zu implementieren diene als entscheidender Schutz und mindere Risiken, die mit der unbefugten Offenlegung von Informationen verbunden sind, so Bressler.
Sicherstellung der Rechenschaftspflicht
Unternehmen können den Wert von IT-Beratungsaufträgen maximieren, indem sie die Verantwortlichkeit für das Erreichen von Ergebnissen durchsetzen, sagt CIO Sonty. "Legen Sie von Anfang an klare Projektziele, Zeitvorgaben und Ergebnisse fest und stellen Sie sicher, dass beide Parteien ein gemeinsames Verständnis davon haben, wie Erfolg aussieht." Vor Beginn eines Marktanalyseprojekts müsse beispielsweise dessen Umfang, die gewünschten Ergebnisse und die Fristen zwischen beiden Parteien abgestimmt werden.
Zudem gilt es, regelmäßige Kontrollbesprechungen einzuplanen, um den Fortschritt zu überprüfen, Probleme anzusprechen und sicherzustellen, dass alles mit den Zielen des Kunden übereinstimmt. Sonty: "Ein Berater, der an einem Software-Implementierungsprojekt arbeitet, könnte beispielsweise wöchentliche Status-Meetings mit dem Projektteam des Kunden abhalten, um den Fortschritt zu zeigen und etwaige Probleme zu thematisieren."
Hierzu gehören auch Projektmanagement-Tools, um die Entwicklung zu verfolgen, Aufgaben zu verwalten und die Verantwortlichkeit sicherzustellen. Alles gründet sich auf KPIs: "Definieren Sie wichtige Performance-Indikatoren oder Kennzahlen, um die Leistung des Beraters und den Erfolg des Projekts zu messen", empfiehlt CIO Sonty, und ergänzt: "Diese Kennzahlen sollten auf die Projektziele abgestimmt sein und während des gesamten Projekts regelmäßig überprüft werden." Berater für ein Projekt, um die Vertriebsleistung zu erhöhen, könnten beispielsweise KPIs wie Umsatzwachstum, Kosten für die Kundenakquise oder Conversion Rates verfolgen.
Fördern Sie die partnerschaftliche Zusammenarbeit
Wichtig für die Abstimmung im Projekt sind offene und transparente Kommunikationskanäle. "Berater sollten proaktiv vorgehen, wenn sie Aktualisierungen, Herausforderungen und Erfolge mit dem Kunden teilen", fordert Sonty.
Tauchen beispielsweise während eines Prozessoptimierungsprojekts unerwartete Hindernisse auf, sollten sie diese dem Kunden umgehend mitteilen und alternative Lösungen vorschlagen - statt zu warten, bis dem Kunden das Problem auffällt.
Neben Kommunikationskanälen und -methoden schlägt CIO Scharnagle vor, dass vorab festgelegt wird, wie mit auftretenden Konflikten umgegangen wird. "Wenn Sie den Prozess, um Konflikte zu lösen, schon im Voraus kennen, sind beide Parteien in der Lage, sich bei Bedarf flexibel anzupassen, um den Projekterfolg sicherzustellen."
Zudem könnte die IT-Abteilung einen Feedback-Mechanismus einrichten, mit dem sowohl Consultants als auch das IT-Team Rückmeldung über die Leistung des jeweils anderen und den Gesamtfortschritt des Projekts geben können, ergänzt CIO Sonty. "Diese Feedback-Schleife hilft, Schwachstellen zu identifizieren und sich kontinuierlich an die Erwartungen des Kunden anzupassen."
Anpassungsfähigkeit und Agilität sicherstellen
Ein Berater sollte bereit sein, sich neue Fähigkeiten und Technologien anzueignen, um die Bedürfnisse seiner Kunden zu erfüllen. Sonty zufolge müsste der Berater hierfür ein "Growth Mindset" haben, um Herausforderungen und Veränderungen als Chance zum Lernen und zur Entwicklung zu betrachten. Das heißt, offen zu sein für neue Ideen, Perspektiven und Ansätze und ständig nach Möglichkeiten suchen, seine Fähigkeiten und sein Fachwissen zu erweitern. "Das haben wir schon immer so gemacht", passe nicht zu einem guten Berater, Anpassungsfähigkeit ist gefragt. (ajf/jd)