Wie Sie Meetings billiger und besser machen

Sie sollten doch bitte nicht mehr so viele Post-it-Zettel benutzen, die seien so teuer, erklärte der Chef einer mittelständischen Lebensmittelfirma seinen Angestellten. Tipp der Analysten von Aberdeen: Wer sparen will, sollte sein Meeting-Management unter die Lupe nehmen. Das kann Kosten um neun Prozent senken.

Konferenzen und Besprechungen, Teamsitzungen und Kunden-Veranstaltungen - Aberdeen hat Entscheider befragt und ausgerechnet, dass die Kosten für all diese Meetings von 2006 auf 2007 im Schnitt um 15 Prozent gestiegen sind. Daher gehen die Analysten davon aus, dass das Management von Meetings in den Fokus rücken wird. Vergleiche mit früheren Studien belegen: Hatten 2007 noch 30 Prozent der Befragten erklärt, bei ihnen gäbe es kein strategisches Veranstaltungs-Management und das sei auch nicht geplant, sind es in der aktuellen Studie nur noch 14 Prozent.

Umgekehrt geben jetzt 29 Prozent der Entscheider an, ein formales Programm zu planen (2007: 20 Prozent) und 56 Prozent setzen es bereits um (2007: 50 Prozent).

Das "Ob" ist dabei jedoch nicht die Frage, es geht vielmehr um das "Wie". Aberdeen hat die Studienteilnehmer unter die Lupe genommen und je nach Erfolg in "Best in class" (Bic), Mittelfeld ("Average") und Schlusslichter ("Laggards") eingeteilt. Dazu ein paar Zahlen: Während die BiCs die Kosten für Meetings und Events um 8,8 Prozent gesenkt haben, kommen das Mittelfeld auf 6,2 Prozent und die Schlusslichter nur auf 2,1 Prozent.

Außerdem erreichen die Vorzeige-Firmen, dass ihre Policies für Meetings und Events zu 91 Prozent eingehalten werden. Die Durchschnittsfirmen erreichen 74 Prozent. Bei den Schlusslichtern sind es nur 48 Prozent. Das heißt, dass mehr als die Hälfte ihrer Veranstaltungen in Vorbereitung oder Ablauf nicht mit den Firmengrundsätzen übereinstimmen.

Diese Diskrepanzen wurzeln in organisatorischen und technologischen Unterschieden. So haben 82 Prozent der Bics standardisierte Anmelde-Prozesse aufgesetzt (Mittelfeld: 33 Prozent, Schlusslichter: 32 Prozent). Außerdem gibt es in 69 Prozent der mustergültigen Firmen eine Meetings-Management-Abteilung (Mitte: 45 Prozent, Nachzügler: 40 Prozent).

Zusätzlich nutzen die Best-in-class-Unternehmen überdurchschnittlich oft Tools zur Online-Registrierung, Tools für die Analyse der Kosten von Meetings und einen zentralen Kalender für alle Veranstaltungen im Unternehmen.

Zu-spät-Kommer an den Pranger!

Tenor der gesamten Studie: Wer rund um die Organisation von Meetings möglichst viel standardisiert und zentralisiert und, wo es geht, mit Software-Tools unterstützt, bekommt das Veranstaltungs-Management besser in den Griff. Das aber reicht wohl nicht Jedem: Ein Studienteilnehmer berichtet, dass in seinem Unternehmen Mitarbeiter, die gegen die Firmenrichtlinien verstoßen, in der vierteljährlichen Haus-Zeitschrift an den Pranger gestellt werden.

Dazu möchte Aberdeen Entscheidern nicht raten. Die Autoren der Studie empfehlen aber, Meeting-Management auszulagern, wenn die Aufgabe nicht oder nicht komplett intern gestemmt werden soll. Immerhin haben sich 37 Prozent der Befragten schon dazu entschlossen, Teile nach draußen zu geben, fünf Prozent sourcen komplett aus. 46 Prozent wollen davon nichts wissen, sie kümmern sich lieber selbst um das Meeting-Management.

Für die Zuständigkeiten beim Meeting-Management scheinen die Unternehmen noch keinen roten Faden gefunden zu haben. 27 Prozent überlassen es der jeweiligen Geschäftseinheit nach Region, ebenso viele verstreuen die Verantwortlichkeiten quer über die Firma. 20 Prozent haben überhaupt keine formale Organisation, 19 Prozent zentralisieren das Veranstaltungs-Management.

In einer früheren Studie hatte sich Aberdeen dafür ausgesprochen, Meeting-Management beim Procurement anzusiedeln. Argument: Die Sachbearbeiter sind es gewohnt, mit Ansprechpartnern von verschiedensten Seiten zu arbeiten. Außerdem sind sie stress-erprobt. Diese Empfehlung wird in der aktuellen Analyse nicht wiederholt.

Meeting-Management muss sich noch durchsetzen

Doch trotz aller Studien und Analysten-Tipps: Noch ist die Wirtschaft über die Relevanz von Meeting-Management uneins. Zwar erklären 40 Prozent der Befragten, das Thema habe hohe Priorität. Fast ebenso viele (37 Prozent) geben jedoch ein laues "moderat" zu Protokoll. Die verbleibenden 23 Prozent halten Veranstaltungs-Management für nachrangig.

Aberdeen hat für die Studie "Meetings and Events Management" mit Entscheidern aus mehr als 100 Unternehmen gesprochen.