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Führungskräfte, die ihr Unternehmen mithilfe von IT-Investitionen vorantreiben wollen, sind oft mit extrem knappen Budgets konfrontiert. Im Jahr 2023 scheint dies nicht anders zu sein. Trotz eines geschätzten Anstiegs der weltweiten IT-Budgets um 5,1 Prozent sieht das Marktforschungsunternehmen Gartner angesichts einer Inflationsrate von 6,5 Prozent, dem Fachkräftemangel sowie anhaltenden Lieferproblemen eine dreifache Bedrohung für CIOs. Dies geht aus der Gartner CIO and Technology Executive Survey 2023 hervor, für die Daten von 2.203 CIOs aus 81 Ländern und allen wichtigen Branchen erhoben wurden.
Unabhängig davon, ob ein kleines oder großes IT-Budget zur Verfügung steht, müssen Entscheider im Technologiebereich gerade in Krisenzeiten ihre Ressourcen effektiver einsetzen. Im Folgenden finden Sie dazu Praxis-Tipps von IT-Leitern aus verschiedenen Regionen und Branchen.
Entscheiden Sie nach dem Umsatzwert
CIOs, deren Budget 2023 nicht wesentlich erhöht wird, werden sich überlegen, wo sie Kosten einsparen können: bei einem bestimmten Projekt, bei den Mitarbeitenden oder bei bestimmten Beschaffungen. Häufig versuchen sie, IT-Ausgaben auf wenige Schwerpunkte zu konzentrieren. Saurabh Mittal, CTO bei Piramal Capital & Housing Finance mit Sitz in Mumbai, rät CIOs, hierbei genau zu unterscheiden.
"IT-Manager in Unternehmen müssen zwischen Kosten und Investitionen unterscheiden, wenn sie das Beste aus ihren begrenzten Budgets herausholen wollen. Bereiche, in denen CIOs nur Geld ausgeben, aber keinen direkten Einfluss auf die Verwendung haben, gehören eindeutig in die Kategorie Kosten. Bei Investitionen dagegen geht es darum, Geld in bestimmte Bereiche zu stecken, um später ein Vielfaches davon als Return zu erhalten", sagt er. "CIOs sollten diese klare Trennung vornehmen und dann gezielt die langfristigen Kosten senken und die Investitionen erhöhen."
IT-Kosten oder IT-Investitionen?
Natürlich ist es in der Praxis oft schwierig, diese Unterscheidung zu treffen, berichtet Mittal, dessen Unternehmen bei der Modernisierung der Kreditabwicklung auf einen cloudbasierten Ansatz setzt. "Ich habe erst nach einiger Zeit erkannt, wie ich die richtigen technischen Entscheidungen treffen kann, um etwa die langfristigen Kosten zu beeinflussen."
So könnten CIOs zum Beispiel eine Standardsoftware kaufen, die heute eine Summe X an Lizenzgebühren kostet und jedes Jahr noch einmal 20 Prozent von X während der Nutzung. Oder sie könnten sich dafür entscheiden, das System so zu entwickeln, dass statt X einmalig 1,5 mal so hohe Einstandskosten anfallen und im Gegenzug die langfristigen Betriebskosten nur zwei statt 20 Prozent betragen. Mittal: "Wenn Sie die langfristigen Kosten so niedrig wie möglich halten, schaffen Sie immer mehr Spielraum für wirkungsvolle Investitionen."
Bob Cournoyer, Senior Director of Data Strategy bei Estes Express Lines, erläutert, wie er zwischen Kosten und Investitionen unterscheidet. "Ich treffe viele meiner Budget-Entscheidungen auf der Grundlage des Umsatzwerts: welchen Mehrwert bringt die Investition in eine bestimmte Technologie für das Unternehmen?", erläutert er. Für das Gütertransportunternehmen ist etwa Business Intelligence (BI) ein Bereich, in dem IT einen Einfluss auf den Umsatz haben kann. "Wir haben Telematik-Geräte auf unseren Fahrzeugen im Lager, Tablets auf unseren Gabelstaplern sowie Fracht-Scanner, die uns alle wichtige Geschäftsinformationen liefern", sagt Cournoyer. "Wir werden hier natürlich keine Investitionen kürzen. Ich investiere in die Bereiche des Unternehmens, die uns Einnahmen bescheren."
Entwickeln Sie eine klare technologische Vision
Eine präzise Vorstellung davon, wo man steht und wohin man will, hilft bei der Budgetplanung. Madhumita Mazumdar, IT-Leiterin beim australischen Tourismus-Unternehmen Journey Beyond, sagt: "Wenn wir einen klaren strategischen Plan für die IT-Abteilung haben, der mit der Vision des Unternehmens übereinstimmt, erreichen wir viele Dinge innerhalb des Budgets und können jetzt schon Probleme angehen, die sechs Monate oder ein Jahr später auftreten werden." Beispielsweise verfolgt das Unternehmen eine Cloud-First-Strategie. "Die Vision einer 100-prozentigen Cloud-Infrastruktur hat es uns ermöglicht, die Kosten für Rechenzentren von Drittanbietern erheblich zu senken, da wir alles in unsere Cloud-Umgebung migriert haben."
Auch bei der Debatte um Outsourcing oder Insourcing ist Mazumdar entschieden. "Ich bin ein großer Fan des Insourcings und unterstütze den Aufbau eines Teams, das Dinge intern erledigt. So kann ich zum Beispiel sicherstellen, dass alle meine Netzwerkgeräte zu 100 Prozent rechtzeitig gepatcht werden."
Holen Sie das Beste aus Verhandlungen heraus
Verhandlungsgeschick war schon immer wichtig, um in der Business-IT erfolgreich zu sein. "Stehen Wartungsverträge zur Erneuerung an, ist es hilfreich, sich an den Tisch zu setzen und hart zu verhandeln, um die Preise zu senken", sagt Cournoyer, der etwa die Expertise von Gartner nutzt, bevor er in Verhandlungen eintritt - sei es für die Erneuerung von Wartungsverträgen oder die Beschaffung einer neuen IT-Lösung.
"Als Partner von Gartner erhalten wir von den Analysten Tipps, die sich auf die typische Preisspanne für eine bestimmte Lösung, spezielle Richtlinien oder sogar Ratschläge für den Kauf ergänzender Produkte beziehen können. Dies gibt uns Orientierung im Umgang mit Anbietern und hilft, die Ausgaben zu reduzieren", sagt er. Ein weiterer Ansatz zum Stopp der Kostenspirale ist für Vijay Sethi, ehemaliger CIO von Hero MotoCorp, "der Abschluss langfristiger Verträge mit Anbietern. Wenn die Kosten für einen längeren Zeitraum ausgehandelt werden, können CIOs bessere Rabatte bekommen."
Beschaffen Sie nur, was Sie brauchen
IT-Manager wenden sich immer mehr von monolithischen Systemen ab und bevorzugen modulare Anwendungen. "Ersteres ist nicht nur teuer, sondern hält oft auch nicht, was es verspricht. Während CIOs den Übergang zu modularen Anwendungen vollziehen, um Kosten zu sparen, kann ein schlecht durchdachter Wechsel aber durchaus auch Schaden anrichten", warnt Cournoyer. Große Anschaffungen wie ERP-Systeme seien ein gutes Beispiel dafür.
"Ich habe beobachtet, dass ERP-Anbieter versuchen, ihre Lösungen so geschickt zu verpacken, dass Unternehmen mehr kaufen, als sie brauchen. Sie raten CIOs beispielsweise, in eine große Lösung zu einem reduzierten Preis zu investieren, auch wenn sie nicht alle Module auf einmal implementieren", sagt er. In solchen Fällen lautet das Verkaufsargument, dass der CIO im ersten Schritt nur einen Teil der Module einführen muss und das System später je nach Bedarf erweitern kann. Cournoyer: "Dieser Ansatz ist nicht zu empfehlen, weil CIOs ja immer noch für Dinge bezahlen würden, die sie nicht nutzen, nur um einen Preisnachlass zu erhalten. Damit blockieren sie ihr Kapital."
Bewerten Sie kontinuierlich Ihre Infrastruktur und Projekte
Software macht einen großen Teil der IT-Infrastrukturkosten eines Unternehmens aus. CIOs müssen daher bewerten, ob die eingesetzte Software optimal genutzt wird oder nicht. "Die Cloud-Anbieter entwickeln ständig neue Pläne, wie sich IT-Services besser, schneller und billiger nutzen lassen. Die Umstellung auf neue Dienste hilft sehr oft beim Kostensparen", sagt Mazumdar, die vor kurzem eine Cloud-basierte Kommunikationsplattform für das Contact Center eingeführt hat.
CIOs sollten sich zudem auch Fragen stellen wie: "Nutzen wir wirklich alles, was wir implementiert haben? Sind wir auf der richtigen Cloud-Plattform? Was ist unsere Backup-Strategie? Welche Speichersysteme nutzen wir?" Heutzutage gebe es viele Lösungen auf dem Markt, die es CIOs ermöglichten, riesige Mengen an Informationen für kleines Geld zu speichern.
Auch auf Projektebene gibt es immer wieder versteckte Kosten, die sich erheblich reduzieren lassen, ergänzt Sethi von MentorKart. "Ein Projekt kann sich verzögern, was dazu führt, dass ein CIO zusätzliche Beratungskosten zahlen muss." Mehrkosten könnten aber auch durch langsame Entscheidungen, häufige Änderungen der Anforderungen oder mangelnde Kompetenz der Teammitglieder entstehen. Das Ausmaß solcher versteckten Kosten sei enorm, berichtet der Manager. Aufgabe des CIOs sei es, diese in den Griff zu bekommen, um Ende mehr Geld für innovative Projekte übrig zu haben.
Stufenweiser Ansatz hilft beim reduzieren von Kosten
Auch wenn großzügige Budgets für wichtige Initiativen zugewiesen werden, müssen CIOs sparsam mit ihren Finanzen umgehen. Sie sollten etwa prüfen, ob sich ein stufenweiser Ansatz für ein Projekt anbietet. "CIOs müssen beurteilen, ob ein wichtiges unternehmensweites Projekt zunächst nur in einigen wenigen Abteilungen oder Standorten eingeführt und später schrittweise auf andere Abteilungen oder Standorte ausgeweitet werden kann", sagt Sethi. "Lässt sich beispielsweise die Erneuerung alter Laptops aufschieben oder könnte man, anstatt alle alten Rechner zu ersetzen, in einigen Fällen nur den Arbeitsspeicher aufrüsten?" Mit solchen Verschiebungsstrategien ließen sich finanzielle Mittel freischaufeln, die dann für innovative Projekte zur Verfügung stehen.
Dieser Artikel basiert auf einem Beitrag unserer Schwesterpublikation cio.com