Wenn die Unterschrift trocken ist, fängt die Arbeit erst an. So lautet das Fazit einer Studie von Aberdeen über Vertragsmanagement. Wie die Analyse zeigt, kann ein stringentes Vertragsmanagement den Umsatz steigern und dafür sorgen, dass Service Level Agreements (SLAs) besser erfüllt werden.
Aberdeen hat die Performance von 150 Firmen untersucht und die Kandidaten in drei Gruppen eingeteilt: Besonders erfolgreiche Firmen ("Best in Class"/BiC), Mittelfeld ("Average") und Schlusslichter ("Laggards"). Die Unterschiede in Zahlen: Die BiCs steigerten die Erfüllung von SLAs in den vergangenen zwei Jahren um 28 Prozent, während die Firmen im Mittelfeld nur auf neun Prozent kommen. Die Nachzügler erzielten in diesem Punkt überhaupt keine Verbesserung.
Die Klassenbesten geben an, Umsätze, die sich auf die Verträge zurückführen lassen, in den vergangenen zwei Jahren um 26 Prozent gesteigert zu haben. Die mäßig erfolgreichen Unternehmen kommen immerhin noch auf acht Prozent - und die Schlusslichter müssen ein Minus von einem Prozent hinnehmen.
Der Unterschied basiert im Wesentlichen auf einer Frage der Einstellung. Vertragsmanagement genießt in den Musterfirmen einen höheren Stellenwert. Konkret: 72 Prozent der BiCs benennen einen Senior Executive, der sich um Verträge kümmert. Unter den Durchschnittsfirmen tut das mit 53 Prozent nur gut jede Zweite - und unter den Schlusslichtern noch nicht einmal jede Dritte (32 Prozent).
Darüberhinaus sind die Erfolgsfirmen Vorreiter in Sachen Information: 57 Prozent arbeiten mit Reports und Dashboards, die Echtzeit-Einblick in den Status Quo von Verträgen ermöglichen. Bei den Mittelfeld-Firmen können nur 28 Prozent mithalten. Bei den Nachzüglern sind es sogar nur 16 Prozent.
Die stärkste Diskrepanz zeigt sich in der Frage der Kontrolle. Gemäß dem Sinnspruch, man könne nur Managen, was auch gemessen werde, geben 86 Prozent der BiCs an, die Performance mit den Vereinbarungen zu vergleichen. Von den Firmen im Mittelfeld erledigen das nur 54 Prozent - und von den Laggards nur fünf Prozent.
Vertragsmanagement standardisieren
Die Analysten raten, Vertragsmanagement so gut wie möglich mit IT-Tools zu unterstützen. Hintergedanke ist, möglichst viele Prozesse zu standardisieren und zu automatisieren.
Aberdeen hat für die Studie "Service Contract Management: Winning Strategies for Managing Customers Expectations" mit Entscheidern aus 150 Unternehmen verschiedener Branchen gesprochen.