Wie Teamarbeit über die Cloud funktioniert

Das IT-Beratungshaus just.dot aus Hannover setzt seit Ende 2011 verstärkt auf die Cloud. "Im Prinzip sind wir eine Cloud-Company. Lokal halten wir nur noch die Entwicklungsumgebung für unsere Kernprodukte", erklärt Geschäftsführer Jörg Stumpenhagen. Grund für den Schritt in die Cloud: Da die 20 Mitarbeiter der just.dot GmbH ihre Kunden wie Banken und Versicherungen oft vor Ort über Governance-Lösungen beraten, müssen sie von jedem Ort aus auf aktuelle Dokumente und Daten zugreifen können. Mit der bestehenden Infrastruktur war das nicht möglich. Daher suchte das Beratungshaus nach einer webbasierten Lösung - und fand Microsoft Office 365.

Schnelle Kommunikation

Zentrale Anwendung bei just.dot ist SharePoint Online. Dort bildet das Beratungshaus sämtliche Geschäftsprozesse ab und ordnet den jeweiligen Prozessen (beispielsweise Pre Sales) eine eigene Dokumentenbibliothek zu, in der Produktbeschreibungen, Vertragsangebote oder Präsentationen abgelegt sind. "Früher waren Dokumente oft mehrfach vorhanden, und keiner wusste, wo die aktuellste Version liegt", sagt Stumpenhagen. "Heute stehen die Dokumente zentral und webbasiert über SharePoint Online zur Verfügung, inklusive Versionierung." Jeder Mitarbeiter kann darauf zugreifen, sei es im Büro, von zuhause oder mobil.

In den virtuellen Teamräumen von SharePoint Online tauschen die Mitarbeiter Informationen zu ihren Projekten aus und stimmen Termine ab; auch die gemeinsame Arbeit an Dokumenten ist dort möglich. Diese Transparenz vereinfacht die Kommunikation erheblich. Über Lync Online kommunizieren die Mitarbeiter intern via Chat oder Videokonferenzen, um offene Fragen etwa in Projekten zu klären. Dazu Jörg Stumpenhagen: "Heute können wir uns viel effizienter mit Mitarbeitern abstimmen, die viel unterwegs sind. Durch die Präsenzinformationen erkennt man sofort, wer gerade wie verfügbar ist und kann Fragen stellen. Das erleichtert die Zusammenarbeit enorm."

Wachsender Markt

Angesichts dieser Vorzüge rechnen die Marktforscher von IDC in den nächsten Jahren mit einem durchschnittlichen jährlichen Wachstum von elf Prozent auf dem deutschen Markt für Collaboration-Software. Konkret soll das Marktvolumen von 430 Millionen Euro im Jahr 2012 hierzulande auf 720 Millionen Euro im Jahr 2017 steigen; inbegriffen sind sowohl On-Premise- als auch Cloud-Lösungen. IDC unterteilt den Markt in die fünf Segmente E-Mail, Instant Messaging, Web- und Videokonferenzen, Team Collaboration und Enterprise Social Software.

Lynn-Kristin Thorenz, Director Research & Consulting bei IDC, sieht einen klaren Trend in Richtung Cloud. "Zurzeit sind E-Mail-Applications noch der größte Teilmarkt, Tendenz fallend. Der Trend geht klar in die Richtung von Enterprise Social Software Lösungen wie Chatter oder Yammer und Team Collaboration wie Microsoft SharePoint Online, die aus der Cloud kommen." Für diese Segmente prognostiziert IDC ein überdurchschnittliches Wachstum, wenn auch von einer geringen Ausgangsbasis.

Große und kleine Firmen trauen der Cloud

Die Analysten von Pierre Audoin Consultants (PAC) sehen bei Collaboration-Tools ebenfalls einen klaren Trend in Richtung Cloud. Der Studie "Communication und Collaboration aus der Cloud" zufolge stehen knapp 40 Prozent der deutschen Unternehmen einer Nutzung von Cloud-Diensten für Kommunikation und Zusammenarbeit positiv gegenüber. "Besonders aufgeschlossen sind einerseits sehr kleine Akteure und anderseits Großunternehmen. Typische Mittelständler, also Unternehmen mit 100 bis 1.000 Mitarbeitern, zeigen sich dagegen vielfach noch unentschieden oder skeptisch", erläutert Andreas Stiehler, Principal Analyst bei PAC.

Neueste Technologie schnell im Einsatz

Sehr gefragt ist laut Stiehler das Cloud-Modell bei Collaboration-Anwendungen wie Web- und Videoconferencing. Fast jede vierte Anwendung in diesem Bereich wird heute aus der Cloud bereitgestellt, insbesondere bei Kleinstunternehmen. "Hier geht es weniger um den Preisvorteil, sondern darum, auf der Höhe der Zeit zu sein und die neueste Technologie für Videokonferenzen einzusetzen. In der Cloud sorgt der Anbieter stets für Updates", erklärt der PAC-Analyst.

Damit entfällt auch der Administrations-Aufwand für den Betrieb der IT-Lösung. Das ist gerade für kleine und mittlere Unternehmen wichtig, die keine eigene beziehungsweise eine kleine IT-Abteilung besitzen und die nicht über die finanziellen Ressourcen für die Anschaffung solcher Systeme verfügen.

"Redaktionsbro"
Da wird das "Redaktionsbüro" zum "Redaktionsbro": Die „Central Desktop“-Lösung kommt wie viele andere amerikanische Lösungen im Netz nur schlecht bis überhaupt mit Umlauten in Bezeichnung klar.

Assistenten helfen online
Das Hinzufügen neuer Kollegen zum bestehenden Workspace ist bei Central Desktop schnell erledigt und bietet übersichtliche Möglichkeiten, den Anwender entsprechende Rechte zuzuweisen.

Bildbehandlung
Die Lösung Central Desktop bietet in einem Workspace auch die Möglichkeit, mit Bildern umzugehen: Leider zeigt sich auch hier die Schwäche bei der Arbeit mit Dateinamen, die nicht dem einfachen ASCII-Zeichensatz ohne Umlaute entsprechen.

Online-Hilfe
Online-Hilfe, die das Arbeiten erleichtern kann: Durch interaktive Hilfe ermöglicht es die Software von Projectplace relativ einfach, Projekt anzulegen und zu betreuen.

Farbcodes
Farben helfen bei der Visualisierung: Dadurch werden die unterschiedlichen Aktivitäten innerhalb eines Projekts deutlicher hervorgehoben – die Teammitglieder erhalten so unter Projectplace schnellen einen entsprechenden Überblick.

Mobil geht's auch
So werden auch die mobilen Mitarbeiter eingebunden: Für den Zugriff auf die Projectplace-Lösung steht auch einen Android-App bereit, die zwar nicht alle Funktionen des Web-Interfaces bieten kann, aber einen grundsätzlichen Überblick gewährt.

Registrierung
Eine Registrierung ist notwendig: Wie bei vielen anderen Collaboration-Lösungen, die einen Server in der Cloud bereitstellen, ist auch beim Einsatz von „amagno“ zunächst eine Registrierung notwendig.

Gruppenarbeit
Ist die erste Gruppe eingerichtet, so können mit Hilfe der "amagno"-Software entsprechende Dokumente relativ leicht und schnell automatisch gesichert werden.

Dokumentenaustausch
Arbeiten mit den "Magneten" und vor allen Dingen mit den Dokumenten: Hier zeigte es sich, dass die "amagno"-Lösung sehr gut mit den unterschiedlichen Dokumententypen umgehen kann.

Teamdrive
Aufgeräumte Oberfläche: Mit der Version 3.1 stellt die Lösung "Teamdrive" eine ganze Reihe von Informationen zur Verfügung, die sich natürlich erst nach und nach füllen – hier ist der Client direkt nach der Installation zu sehen.

Einladung
Einladung für die Verwendung eines Team-Spaces: Direkt aus der Anwendung heraus kann ein Nutzer andere Teammitglieder zur Nutzung seines Teamdrive-Bereiches einladen.

Auch für Android
Zugriff auch vom Android-Tablet (hier unter Android 4.22): Die Teamdrive-App bietet dabei allerdings nicht alle Möglichkeiten, die dem Anwender mit dem Windows-Client zur Verfügung stehen.

SharePoint machts selbst
Das Vorbereitungstool für SharePoint Foundation 2013: Microsoft hilft hier dem Anwender sehr gut dadurch, dass die benötigten Softwareprodukte automatisch nachinstalliert werden – trotzdem stoppt die Installation nur allzu häufig mit kryptischen Fehlermeldungen.

Der fertige SharePoint
Es ist vollbracht: Der SharePoint Foundation Server 2013 wurde auf einem Windows Server 2008 R2 installiert und präsentiert eine Web-Oberfläche für die weitere Konfiguration.

In der Cloud entfallen zudem die Investitionen in Hardware wie Server, deren Betrieb und die damit verbundenen Wartungs- und Energiekosten sowie die Lizenzkosten für lokal installierte Software. Aus Investitionen werden somit variable Kosten. Bezahlt wird für genau jene Dienste, die tatsächlich benötigt werden. Statt der üblichen Lizenzgebühren wird pro Nutzer und Monat im Rahmen eines Mietmodells abgerechnet. Neue Nutzer lassen sich einfach und flexibel hinzufügen.

Zudem ist der Aufwand für die Einführung einer Cloud-Lösung relativ gering. "Office 365 war bei uns innerhalb von wenigen Stunden und zu einem unschlagbaren Preis einsatzbereit. Wir brauchten uns um nichts zu kümmern", so Stumpenhagen. "Für das IT-Paket von Microsoft geben wir derzeit weniger als 1.000 Euro pro Monat aus."

Mobile Nutzung

Abgesehen von niedrigeren Kosten, höherer Flexibilität und anderer Vorteile eignen sich Collaboration-Lösungen aus der Cloud sehr gut für die mobile Nutzung auf Smartphones oder Tablets. "Der Treiber für die Cloud ist, dass Mitarbeiter zum Beispiel aus Vertrieb oder Service unabhängig von Ort und Zeit Zugriff auf Informationen und Geschäftsprozesse benötigen, um effizient und einfach mit ihren Kollegen zusammenarbeiten zu können", erläutert IDC-Analystin Lynn-Kristin Thorenz. Der klassische Büroarbeitsplatz verliere immer mehr seine Bedeutung. Zeitlich und räumlich flexible Arbeitsmodelle böten den Mitarbeitern mitunter mehr Freiheit und die Option auf eine Work-Life-Balance. "Das Ziel ist höhere Produktivität", erklärt Thorenz.

Produktiver mit Social Software aus der Cloud

Für höhere Produktivität, bessere Zusammenarbeit sowie eine transparente und reibungslose Kommunikation soll künftig vor allem Social Enterprise Software wie Chatter oder Yammer mit Hilfe von Funktionen sorgen, die man aus Twitter, Facebook und Co. kennt. Anwender können hier Nutzerprofile anlegen, Gruppen beitreten und Personen, Projekten sowie Dokumenten folgen. Auch Echtzeit-Feeds mit den Status-Updates der Kollegen stehen im Vordergrund. Bei Chatter ist es zudem möglich, Abstimmungen zu erstellen, damit jedes Teammitglied seine Meinung über ein bestimmtes Thema äußern kann.

Das Software-Unternehmen Canto, bekannt für seine Bild-Datenbank Cumulus, setzt Salesforce Chatter zur internen Zusammenarbeit und seit kurzem auch zur Kooperation mit externen Vertriebspartnern ein. Derzeit nutzen rund 50 Mitarbeiter das Tool, die in Vertrieb und Support direkt mit den Kunden zu tun haben. Da Salesforce Chatter als neue Funktion in seine Gesamtlösung integrierte, entstanden für Canto keine Zusatzkosten. "Chatter setzte sich anfangs eher viral bei uns durch; das wurde nicht zentral von oben gesteuert", erinnert sich Hans-Dieter Schädel, CFO von Canto. "Jetzt haben sich unsere Prozesse etwa bei der Auftragsbearbeitung damit stark verbessert."

Während früher zum Beispiel wegen offener Rechnungen rege Mails ausgetauscht wurden, schreiben die Mitarbeiter jetzt bei Chatter ihre Mitteilungen zum Fall direkt in den Kundendatensatz. Jeder berechtigte Kollege kann im Activity Stream den gesamten Kontext sehen, direkt antworten, den Datensatz bearbeiten und die Änderungen dokumentieren und kommunizieren. Im Activity Stream erscheinen auch Meldungen zu geänderten Datensätzen oder abgeschlossenen Support-Fällen. "Auf diese Weise ist jeder berechtigte Nutzer immer auf dem neuesten Stand. Zudem ist die Kommunikation direkt mit den Prozessen und Kundendaten integriert und läuft nicht in einem eigenen Kanal wie zum Beispiel E-Mail", erläutert Schädel.

6 Wege zu besserer Zusammenarbeit
Mit einem Appell zu "Extreme Collaboration" rufen die Analysten zu intensiverer Kommunikation auf - etwa mittels Crowdsourcing und Social-Media-Analysen.

1. Web-basierter Collaboration einen Platz verschaffen:
Der Einsatz virtueller und web-basierter Collaboration im Arbeitsalltag der Mitarbeiter sollte nach Gartner-Einschätzung aktiv befördert werden. Die Analysten raten dabei zum Experimentieren. Ein Ansatz sei die gezielte Auswahl einer bislang auf traditionellem Wege – also durch persönliche Meeting oder E-Mail – erledigten Aktivität. Die Mitarbeiter sollten dazu ermuntert werden, diese Tätigkeit künftig möglichst via web-basierter Collaboration zu erledigen.

2. Near-Real-Time-Communication nutzen:
Stimuliert werden sollte laut Gartner auch die fast in Echtzeit verlaufende Kommunikation in den sozialen Netzwerken – also das Bloggen, Twittern oder Updaten von Facebook-Seiten. „Das Etablieren von Real-Time Communication-Gewohnheiten am Arbeitsplatz ermöglicht einen freieren Informationsfluss und proaktivere Mitteilungen, so dass die Leute schneller auf unerwartete Ereignisse und Störungen antworten können“, so die Analysten.

3. Crowdsourcing und populäre Social-Media-Tools nutzen:
Als Trigger für einen dynamischen Gedankenaustausch zu einem aktuellen Problem empfiehlt Gartner, einen “Tweet Jam” ins Leben zu rufen. Man müsse nur einen Zeitrahmen und ein Thema festlegen und die Mitarbeiter zur Teilnahme am Brainstorming animieren. „Anders als bei Diskussionen im Meeting Room wird die Kommunikation festgehalten“, so Gartner.

4. Belohnungssysteme verändern:
Statt alleine individuelle Leistungen und punktuelle Erfolge zu honorieren komme es bei XC darauf an, auch kollaboratives Handeln im Team zu belohnen, das zur Lösung komplexer Probleme beiträgt. „Der Einsatz von Collaboration-Technologien macht es auch einfacher, gemeinschaftliches Verhalten nachzuverfolgen und direkt mit den erreichten Resultaten zu verknüpfen“, so Gartner.

5. Messungen mit Social Network Analysis:
Mit Social Network Analysis (SNA) und manchen Social-Media-Seiten lässt sich der Einfluss bestimmter Menschen in sozialen Netzwerken beobachten. Eine XC-Kultur basiere auf Offenheit, Vertrauen und gegenseitigem Respekt, erläutert Gartner. SNA sei eine Technik, die bei der Identifizierung starker sozialer Netzwerke mit dieser Grundlage helfe.

6. Kick-Start durch Gruppen-Events:
Mit Hilfe weniger einfacher Schritte kann man laut Gartner Mitarbeiter aus der Komfortzone holen und zum Ausprobieren neuer Arten von Collaboration und Interaktion bewegen. Ein Beispiel sei es, interne Experten via mobiler Videos in Meetings zu holen. E-Mail könnte für eine bestimmte Zeitspanne intern abgeschaltet werden. Auch Gamification – also der Einsatz Computerspiel-basierter Techniken – sei eine Möglichkeit, alte Gewohnheiten aufzubrechen, so Gartner.

Optimierte Prozesse

Mittlerweile hat Canto über Chatter Communities auch seine externen Vertriebspartner mit eingebunden. Dazu der CFO: "Da die Kommunikation nicht mehr per Mail erfolgt, können wir schneller reagieren und sind unabhängiger vom Medium. Der Zugriff ist auch über das Smartphone möglich." Neben der direkten Kommunikation in Datensätzen nutzt Canto Chatter für Diskussionsgruppen, den Austausch von Informationen und Daten, die Vernetzung von Experten oder in ersten Ansätzen auch im Projektmanagement.

Laut PAC-Analyst Stiehler lohnt sich (Social) Collaboration vor allem für Unternehmen, die an komplexen Projekten arbeiten, in denen schneller Wissensfluss gefragt ist. "Diese Tools aus der Cloud helfen Basisprozesse etwa in der Beschaffung oder im Marketing zu optimieren, da sich Mitarbeiter unmittelbar mit Experten in Verbindung setzen und damit schneller Entscheidungen treffen können", sagt Stiehler. Die Collaboration-Lösungen dienen damit auch als Bindeglied zwischen Fachabteilungen.

Neuer Service Datenspeicher

Neben den umfangreichen Cloud Collaboration-Tools wie Chatter, SharePoint Online & Co. entstanden in letzter Zeit neue, einfache Services wie sichere Datenspeicher. Der Geschäftsreise-Anbieter Carlson Wagonlit Travel (CWT) etwa nutzt den SSP Secure Data Space als Plattform für den sicheren und schnellen Datenaustausch mit seinen Kunden sowie intern für den länderübergreifenden Datentransfer. Darunter befinden sich monatliche Berichte, Verträge oder Auszüge aus Profil-Datenbanken.

"Die Dateien sind für den Austausch per E-Mail zu groß. Um unsere Prozesse zu beschleunigen, suchten wir nach einer sicheren Plattform in der Cloud, für die kein Administrationsaufwand anfällt", erklärt Silke Bellof, Director IT Central Europe bei CWT.

Organisation muss sich mit verändern

Collaboration-Tools sind technisch schnell implementiert. Doch damit allein ist es nicht getan. Meist ist wegen der veränderten täglichen Arbeitsabläufe auch ein Umdenken in der Organisation gefordert. "Es geht um Change Management und darum, die Mitarbeiter vom Mehrwert der neuen Lösung zu überzeugen. Weiterhin werden teilweise Hierarchien aufgebrochen", erläutert Stiehler. Wichtig ist dabei das Vertrauen gegenüber den Mitarbeitern, dass sie diese Tools verantwortungsvoll und klug einsetzen. Auf der anderen Seite stehen klare Vorgaben durch das Management und Regeln, die den Sicherheitsinteressen des Unternehmens Rechnung tragen. Die große Herausforderung liegt darin, den Spagat zu meistern und eine Balance zwischen Freiheit und Kontrolle zu finden.

Sicherheit als Kardinalfrage

Der wohl größte Hemmschuh für den Einsatz einer Cloud-Lösung in Unternehmen ist das Thema Datensicherheit, nicht zuletzt nach den Enthüllungen über PRISM & Co. Firmen, die ihre Daten nach außen geben, müssen ihrem Cloud-Anbieter vertrauen. Dazu benötigen sie transparente Informationen über die technischen, organisatorischen und vor allem rechtlichen Rahmenbedingungen einschließlich der Sicherheitskonzeption.

Die Rechenzentren der Cloud-Anbieter bieten redundante Backups und unterliegen meist hohen technischen wie organisatorischen Sicherheitsstandards und sind zertifiziert nach ISO 27001 und SAS 70 Type II. Insbesondere kleine und mittlere Unternehmen müssen sich daher fragen, ob sie zu den Kosten der Cloud-Lösung in der Lage wären, in ihren eigenen Rechenzentren selbst die Hochverfügbarkeit und Sicherheit für die Daten auch für den mobilen Zugriff von außen gewährleisten könnten.

Ausführliche Informationen zu diesem Themenkomplex finden Sie im Beitrag "Juristische Hürden bei Cloud-Collaboration-Lösungen".

Auswahl der Lösung

Das Angebot an Cloud-Lösungen für bessere Zusammenarbeit ist sehr vielfältig. Zu nennen sind hier Microsoft Office 365 oder IBM Smart Cloud, die im Gesamtpaket alles bieten, was Unternehmen für die bessere Zusammenarbeit benötigen. Dabei ist es möglich, die komplette Suite oder Module einzeln zu buchen, etwa für virtuelle Teamräume oder die gemeinsame Arbeit an Dokumenten, Web- und Videokonferenzen oder andere Formen der Echtzeitkommunikation. Auch Cisco und Oracle bieten ähnliche Lösungen an.

Noch einige Tipps, was Anwender beim Umzug ihrer Groupware-Lösung in die Cloud zu beachten haben: