Manche IT-Mitarbeiter sind bestens vernetzt, viele aber isoliert. Wer als CIO gezielt die Kommunikation aller anregt, kann eine neue Firmenkultur schaffen.
Das Klischee vom Nerd, der allein an seinem Rechner hockt und mit keinem reden mag, hält sich hartnäckig. Wenn aber IT-ler nicht kollaborieren wollen, liegt das - wie bei allen anderen Mitarbeitern auch - nicht an ihnen, sondern am Management. Das behauptet zumindest Jeffrey Hammond, Analyst bei Forrester, bei unserer US-Schwesterpublikation Comupterworld.com. Deren Autorin Tam Harbert erklärt in dem Text "How to foster teamwork among techies", wie es Unternehmen besser machen können.
Unabhängig von Hierarchie-Ebenen die Kommunikation zwischen IT-Mitarbeitern an den Firmenstandorten auf der ganzen Welt anzuregen, kann die Unternehmenskultur verändern. Foto: wavebreakmedia - shutterstock.com
Beispielhaft dafür ist die US-Firma Applied Materials, ein Hersteller und Anbieter von Produkten und Dienstleistungen für die Halbleiterindustrie. In den vergangenen vier Jahren hat Applied Materials die IT deutlich zusammengeschrumpft. CIO Ron Kifer, der 2006 noch 580 Vollzeit-IT-Kräfte hatte, sourcte Routine-Tätigkeiten aus und arbeitet jetzt mit 250 Leuten. Diese sollen sich stärker auf Strategisches konzentrieren. Zusätzlich ändert sich die Arbeit bei Applied Materials insofern, als die weltweiten Niederlassungen stärker zusammenarbeiten sollen. Vice President Jay Kerley spricht von "one global IT team".
Um das zu erreichen, hat das Unternehmen zunächst einmal alle IT-ler befragt. Ziel war, herauszufinden, wer mit wem bereits kommuniziert und welche Wege die Informationen nehmen. Die Ergebnisse der Umfrage wurden in einer "map of interactions" illustriert. Dabei zeigte sich, welche Mitarbeiter als hochvernetzte Knotenpunkte der Kommunikation gelten können. Mit diesen setzte Kerley sich zusammen, um den anstehenden Change-Prozess zu besprechen.
Digitalisierung der internen Kommunikation
E-Mail - der Klassiker überflutet Sie kommt frei Haus in das Postfach – manchmal erwünscht – manchmal unerwünscht. E-Mails spielen trotz dem Einzug von Enterprise 2.0 weiterhin eine wichtige Rolle. Gehen Sie aber sorgsam mit ihr um. Halten Sie Informationen kurz und knapp. Der Empfänger muss richtig gewählt werden. Ihre Mitarbeiter werden es ihnen danken.
Apps - Standardaufgaben unterwegs erledigen Mit betriebsinternen Apps können Sie auf interne Daten in Sekundenschnelle und von überall zugreifen und die Einsatzgebiete sind vielfältig. So können Sie die Unternehmensnews auf dem Smartphone der Mitarbeiter anbieten, verschiedene Verbrauchsdaten anzeigen, ein Problem an IT über eine App melden oder verschiedene Workflows starten oder genehmigen. Beispiel: Eine App, die den Mitarbeitern anzeigt, ob ihr Gerät für den Wechsel auf Windows 10 geeignet ist.
Das gedruckte Wort - verblasst Das schwarze Brett, Mitarbeiterzeitungen oder Aushänge sind zwar noch nicht ausgestorben, verlieren aber künftig mehr und mehr an Bedeutung. Wenn sie ein Poster oder Aushang nutzen wollen, verknüpfen sie doch ihren digitalen Inhalten zum Beispiel durch den Einsatz eines QR Codes.
Interne Social Media Plattformen - der direkte Kontakt zum Mitarbeiter Interne Social Media Plattformen – direkter Kontakt zum Mitarbeiter: Viele Großunternehmen in Deutschland setzen bereits auf Social Media. Sie spielen eine immer größere Rolle, fordern den klassischen IT Mitarbeiter und fördern die Kommunikation mit den Mitarbeitern, durch Blogs mit direkter Feedbackmöglichkeit, Chats, Links, direkte Kommentarmöglichkeiten usw. Wichtig ist es schnell zu antworten und Feedbacks nicht zu ignorieren. Der direkte Kontakt zwischen Service Owner und Enduser schafft Vertrauen. Mitarbeiter können sich außerdem gegenseitig helfen. Gerade bei Beta-Tests können Sie in verschiedenen Gruppen wunderbar zusammenarbeiten und sogar Kunden oder externe Service Provider mit einbinden. Sie können klassische Supportkanäle und IT Service Management Tools unterstützen. Klassische Intranet Lösungen werden in Zukunft wohl eher eine sekundäre Rolle spielen. Wollen Sie sich auf Abenteuer Enterprise 2.0 einlassen? Wenn ja, stellen Sie Richtlinien wie zum Beispiel Social Media Guidelines auf.
Videos - knackig, kurz, leicht konsumierbar Kurze knackige 2-3 Minutenvideos können die IT Kommunikation erheblich bereichern und sprechen nicht nur die jüngere YouTube-Generation an, wenn sie gut gemacht sind. Achten Sie auf einen spannenden und abwechslungsreichen Schnitt der Videos. Das Internet ist voller Informationen, wie es funktioniert. Zum Beispiel: TechSmith Blog oder Storytelling Secret (Prezi). Vielleicht haben Sie einen IT-Mitarbeiter dem die Produktion solcher Videos Spaß macht, unterstützen Sie das durch Weiterbildung.
Trainings und interne Events - schulen Sie sich und Ihre Mitarbeiter Im Idealfall sind keine Trainings nötig, denn Produkte sollten ja selbsterklärend sein. Bedauerlicherweise haben Sie dies nur bedingt in der Hand und spätestens bei der Einführung eines neuen Betriebssystems oder einer Fremdsoftware, die Sie nicht selbst entwickelt haben, sind Erklärungen notwendig. Trainings unterstützen dabei, die Akzeptanz deutlich erhöhen und damit die Produktivität der Mitarbeiter zu steigern. Das zahlt sich für beide Seiten aus: der Supportaufwand wird minimiert und kanalisiert und die Wahrnehmung der IT im Unternehmen verbessert sich. Ob Sie diese als Präsenz oder virtuelle Veranstaltung anbieten hängt sicher von der Größe des Unternehmens und den unterschiedlichen Standorten ab. Durch interne Events, die Sie interessierten Mitarbeitern anbieten, können Sie Ihre IT-Abteilung präsentieren und ihre Innovationskraft unterstreichen. Haben Ihre Unternehmensbereiche oder spezielle Nutzergruppen vielleicht eigene Events? Prima, nehmen Sie Teil und schneiden Sie ihre Präsentation auf deren Bedürfnisse zu.
Letztlich geht es bei diesem Beispiel auch um einen Wechsel der Firmenkultur, so Computerworld.com-Autorin Harbert. Applied Materials bewegt sich weg von einer hierarchischen Struktur hin zu einem "matrix-style Management". Man wolle die Menschen zusammenbringen, und zwar unabhängig von ihrer Position, wie Kerley sagt.
Der Vice President ließ alle 250 IT-Mitarbeiter coachen. Sie sollten wissen, warum Collaboration künftig so groß geschrieben wird und wie sie ihre Effektivität steigern können.
Probleme mit Mentalitäten und Zeitverschiebung
Dabei will Applied Materials auch seine US-zentrierte Sicht auf die Welt verändern und künftig globaler denken. Nichtsdestoweniger wurde von den japanischen IT-lern aber verlangt, sich der US-typischen Form der Zusammenarbeit - Konflikte werden offen ausgetragen, jeder bringt die eigene Meinung ein - anzupassen. Nach dem Coaching funktioniere das mittlerweile gut, sagt zumindest Kerley.
Die IT-Kollegen in Indien plagte ein anderes Problem: Sie monierten wegen der Zeitverschiebung die Termine für gemeinsame Web- oder Telekonferenzen. Sie seien um diese Zeit häufig nicht im Büro, sagten sie. Abhilfe schaffen jetzt Tools, mit denen sie sich von zuhause oder unterwegs aus einloggen können.
8 Fehler in der Kommunikation
Diese Kommunikationsfehler sollten Sie vermeiden Was Sie in Gesprächen und Debatten tunlichst unterlassen sollten, um Fehlinformationen, Konflikte und Imageschäden zu vermeiden.
Fachchinesisch benutzen Mit technischem Fachjargon um sich zu werfen, ist der größte Fehler, den IT-Verantwortliche in Gesprächen mit Nicht-IT'lern machen können. Viele Experten können nicht richtig einschätzen, wie tief das eigene Fachwissen geht und wo im Gegenzug das Fachwissen des Gegenübers endet. Hier kann es schnell zu Missverständnissen und Kommunikationsstörungen kommen.
Technische Probleme beklagen Wer in der Team- oder Vorstandssitzung über technische Probleme im Rechenzentrum oder anderen Unternehmensstellen klagt, darf sich nicht wundern, wenn diese Beschwerden Irritation und Unsicherheit auslösen. Kollegen, die nicht mit den beschriebenen Interna vertraut sind, verstehen in einem solchen Fall oft nur "Der hat massive Probleme, die er nicht in den Griff bekommt." Natürlich müssen IT-Probleme auch im großen Kreis thematisiert werden dürfen, das jedoch besser in einer sachlichen Art und Weise, die jeder verstehen und nachvollziehen kann.
Wie ein Verkäufer reden Manager, die bislang mit einem Business-Hintergrund tätig waren, und IT-Führungspositionen übernehmen, sprechen ihre neuen Untergebenen in einem aufgeblasenen Ton an und wirken dabei häufig wie Verkäufer, die die neueste Kollektion heiße Luft präsentieren.
Keine Fragen stellen Gute CIOs stellen sinnvolle Fragen und hören auf die Antworten. So gelangen oft neue Aspekte in die Diskussion. Dazu werden die Kollegen eingebunden und die Beziehung zwischen Manager und Team gestärkt. Warum viele IT-Verantwortliche anders vorgehen? Sie haben (meist unbegründet) Angst, als unwissend und inkompetent dazustehen.
Niemanden einbinden Gut ausgebildete CIOs sind überzeugt von ihren eigenen Ideen, welche Techniken sich wie am besten implementieren lassen. Viele vergessen darüber jedoch, dass auch die gesamte IT-Abteilung und der Vorstand womöglich noch eigene Ideen haben. Wenn CIOs ihre eigenen Vorstellungen ohne Rückfrage durchdrücken, verärgern sie deshalb viele Kollegen - selbst, wenn es die beste und richtige Wahl war.
Ängste schüren Wenn der Vorstand überzeugt werden muss, das IT-Budget aufzustocken, diese oder jene Anschaffung oder Migration vorzunehmen, neigen manche CIOs dazu, in ihrer Argumentation zu übertreiben oder zu simplifizieren. Wenn neue Server angeschafft werden sollen, hört sich das dann so an: "Wenn wir bis kommende Woche nicht zehn neue Server im Schrank stehen haben, bricht der ganze Laden zusammen!"
Den Wertbeitrag nicht herausstellen Viele CIOs betonen, wie wichtig die Unternehmens-IT ist. Die Vorstände verstehen aber häufig nicht, was die IT konkret zum unternehmerischen Erfolg beiträgt. Deshalb sollten IT-Verantwortliche in Präsentationen und Diskussionen immer noch einen Schritt weitergehen, als nur in den eigenen Grenzen zu argumentieren.
Mit PowerPoint einschläfern Zu viele Folien, zu viele Nichtigkeiten. Effiziente Präsentationen zeichnen sich dadurch aus, dass sie sich auf die wichtigsten Infos konzentrieren, die das zuhörende Publikum direkt betreffen. Im besten Fall kann gänzlich auf PowerPoint verzichtet werden - gute Präsentationen zeichnen sich dadurch aus, dass sie von selbst im Gedächtnis haften bleiben und nicht durch eine Armada von Aufzählungspunkten.