Die Problematik der Umstellung auf SEPA vielen Unternehmen immer noch nicht bewusst. Das hat eine aktuelle Befragung ergeben, die ibi Research von der Universität Regensburg mit einigen Partnern organisiert hat. Bereits zum zweiten Mal innerhalb von sechs Monaten wurde diese Befragung durchgeführt, um herauszufinden, wie sich deutsche Unternehmen, Vereine und die öffentliche Hand mit dem Thema SEPA auseinandergesetzt haben und ob sie bereit für die Umstellung sind. Die Erhebung lief von April bis Juli 2013. Die Ergebnisse sind teilweise alles andere als beruhigend, allerdings kann man daran gut ablesen, wie man mit der eigenen Firma im Rennen liegt.
Auf die leichte Schulter sollte Firmen die SEPA-Umstellung nicht nehmen. Unternehmen mittlerer Größe dürfen wohl von einem Aufwand von dreistelligen Personentagen ausgehen, die wollen eingeplant und auch budgetiert werden. Insbesondere die Umstellung der internen IT-Systeme kann viele Herausforderungen mit sich bringen. So sind in Entwicklerforen Stimmen zu hören wie "Gegen SEPA war die Euro-Umstellung ein Witz!" Und da mag sich mancher noch gut an knirschende Seiteneffekte im eigenen Software-Gebälk erinnern.
Überrascht dürften eigentlich die wenigsten von der SEPA-Umstellung sein, der Fahrplan wurde bereits Ende 2004 vorgestellt, die SEPA-Überweisung im Januar 2008 eingeführt, die SEPA-Lastschrift 2010. Die Festsetzung der Endtermine für die alten Verfahren stammt aus einer EU-Verordnung aus dem Jahre 2012.
Laut der aktuellen Befragung von ibi research ist dennoch 22 Prozent der Befragten das Thema SEPA nicht bewusst. Diese hätten nur vage Vorstellungen von SEPA oder sogar noch nie davon gehört. In der Erstbefragung vor einem halben Jahr waren es zwar noch 32 Prozent, dennoch ist dieser Wert nach wie vor sehr hoch.
In mehr als der Hälfte der Unternehmen, die sich offensichtlich schon mit dem Thema beschäftigt haben, ist inzwischen ein SEPA-Beauftragter ernannt, in etwa 40 Prozent der Firmen ist die Bildung eines SEPA-Teams abgeschlossen. Häufig werden die Unternehmen von ihren Hausbanken zum Thema SEPA informiert.
SEPA-Überweisungen
Bei vielen der Befragten ist die Einführung der SEPA-Überweisung noch in einer Umsetzungsphase. So haben erst 25 Prozent Testzahlungen per SEPA durchgeführt. Bei 15 Prozent steht gerade die Umsetzung der Test an, und 10 Prozent halten Tests gar nicht für notwendig.
Ungefähr ein Viertel der Unternehmen, die Überweisungen einreichen, hat bereits SEPA-Überweisungen für Zahlungen innerhalb Deutschlands genutzt. Die ausschließliche Nutzung der SEPA-Überweisung soll bei mehr als der Hälfte der Unternehmen Ende 2013 / Anfang 2014 erfolgen.
Die Anpassung der internen IT-Systeme hat den Befragten bei der Umstellung auf SEPA die meisten Schwierigkeiten bereitet. Bei knapp 20 Prozent seien diese Arbeiten abgeschlossen, 36 Prozent befänden sich noch in der Umsetzungsphase. Immerhin sieben Prozent halten eine Anpassung nicht für notwendig.
SEPA-Lastschriften
Ähnlich wie bei der Überweisung befinden sich viele Unternehmen auch bei der Einführung der SEPA-Lastschrift noch in der Umsetzung. Die Einführung der Mandatsverwaltung sei bei 18 Prozent der Befragten bereits erfolgt. 26 Prozent der Unternehmen haben ihre Electronic-Banking-Systeme angepasst.
Von den Firmen, die SEPA-Lastschriften bereits nutzen oder dies vorhaben, planen 29 Prozent, diese ab dem vierten Quartal 2013 gegebenenfalls auch parallel zum bestehenden nationalen Lastschriftverfahren zu nutzen. Ganz ähnlich sieht dies bei den SEPA-Firmenlastschriften aus, hier liegt der Wert bei 27 Prozent, die dies ab dem vierten Quartal 2013 vorgesehen haben.
Lastschriften sind auch für Online-Händler ein Thema. So planen drei Viertel der Unternehmen, die einen Online-Shop besitzen und derzeit die Lastschrift als Zahlungsverfahren anbieten, auch die SEPA-Lastschrift als Bezahlmöglichkeit zur Verfügung zu stellen. 9 Prozent der Unternehmen mit Online-Shop wollen die SEPA-Lastschrift nicht anbieten und die Lastschrift so als Zahlungsverfahren nicht mehr offerieren. Die größte Herausforderung für Online-Händler sei die Einholung von Mandaten für die SEPA-Basislastschrift.
Zwei Drittel der Teilnehmer haben nur zum Teil und 19 Prozent überhaupt keine schriftlich vorliegenden Einzugsermächtigungen für die Lastschrifteinzüge. Somit hätten sie auch nicht die Möglichkeit einer Mandatsmigration, will heißen die Umwandlung von Einzugsermächtigungen in gültige SEPA-Mandate.
Von denjenigen, die bereits SEPA-Lastschrifteinzüge nutzen oder dies vorhaben, wollen 40 Prozent eine kürzere Ankündigungspflicht mit dem Zahlungspflichtigen vereinbaren.
SEPA-Umsetzung
Bei der Befragung haben acht Prozent der Unternehmen angegeben, sie seien nach eigener Einschätzung für SEPA bereit.
Eher überraschend: Die meisten Unternehmen führen ihr SEPA-Projekt im Alleingang durch. Lediglich rund 30 Prozent der mittleren und großen Unternehmen bedienen sich der Unterstützung eines externen Dienstleisters. Bei den kleinen Unternehmen sind es sogar nur 10 Prozent.
Der Aufwand für die Einführung von SEPA hängt natürlich von der Art und Größe des Unternehmens ab. Kleine Unternehmen schätzen ihren Aufwand mit durchschnittlich 84 Personentagen ein. Mittlere Unternehmen rechnen mit 359 Personentagen und große Unternehmen mit im Schnitt 1654 Personentagen bis zur erfolgreichen Einführung von SEPA.
Als die beiden größten Herausforderungen werden, wie erwähnt, die Anpassung der IT-Systeme sowie die Einholung schriftlicher Lastschriftmandate gesehen. Nach Angaben der Befragten sei das Rechnungswesen am stärksten davon betroffen.
Die meisten Schritte zur Umstellung werden bei den Unternehmen im vierten Quartal 2013 erfolgen. Die Bereitstellung der Software geschieht bei vielen Firmen noch im dritten Quartal, die tatsächliche Umstellung wird bei den meisten aber erst im vierten Quartal erfolgen.
Immerhin jeder Zehnte der Befragten rechnet damit, dass seine Systeme erst nach dem Stichtag, dem 01.02.2014, umgestellt sind. Immerhin 85 Prozent der Firmen denken, dass sie es rechtzeitig bis zum Februar nächsten Jahres schaffen.
Was passiert, wenn es nicht rechtzeitig funktioniert? Von den Unternehmen, die Lastschriften nutzen oder dies vorhaben, gab zirka ein Viertel an, dass sie innerhalb von fünf Tagen mit Liquiditätsprobleme rechnen müssten. Dabei könnten insbesondere große Unternehmen nicht auf Zahlungseingänge per Lastschrift verzichten.
Auf www.sepa-wissen.de stellt ibi research eine Checkliste, FAQs und Studien zum Thema bereit. Die komplette Studie können Sie hier herunterladen. Darüber hinaus gibt es umfangreiche Informationen auf den Seiten der Deutschen Bundesbank zum Thema SEPA.