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Ob Betriebsrat, Personalleiter oder Datenschutzbeauftragter: Geht es um die Einführung eines neuen IT-Systems, haben Projektbeteiligte je nach Verantwortlichkeit unterschiedliche Interessen und Anforderungen. Verzögerungen und Konflikte können oft die Folge sein.
Deshalb gilt es bereits vor dem Kick-Off zu klären: Welche Stakeholder sind davon betroffen und mit welchen Einwänden ist zu rechnen? Die nachfolgende Liste hilft, alle Beteiligten zur richtigen Zeit zu informieren und Vorbehalte auszuräumen.
Vorstand / Geschäftsführer
Vorstände oder Geschäftsführer sind in der Regel diejenigen, die die finanziellen Mittel für ein neues IT-System bewilligen müssen. Oft herrschen Zweifel, ob sich die Investition rentiert.
Kommunikation: Fertigen Sie eine Wirtschaftlichkeitsrechnung an aus der hervorgeht, wie sich die Investition in die IT unter welchen Bedingungen wann bezahlt macht.
Stellen Sie am besten ein Worst- und ein Best-Case-Szenario dar. CEOs lassen sich vor allem mit Zahlen überzeugen, die beweisen, dass Kosten langfristig sinken. Auf das Hervorheben von weichen Faktoren können Sie getrost verzichten. Ist ein Budget freigegeben, sollte die Geschäftsführungsebene regelmäßig ein Update erhalten und erfahren, welche Meilensteine erreicht wurden und wie das Projekt im Zeit- und Kostenrahmen liegt.
Lesetipp: Stakeholder-Analyse - So identifizieren Sie Projektbeteiligte
Personalleiter
Die Personalabteilung ist für alle Mitarbeiter eine zentrale Anlaufstelle und sollte direkt nach Projektfreigabe informiert werden. Personalleiter haben oft Sorge, ob alle Mitarbeiter ein neues IT-System akzeptieren.
Kommunikation: Bedenken der Personalabteilung räumen Sie am besten aus, indem Sie erklären, dass moderne Systeme einfach und intuitiv zu bedienen sind und deshalb auch Mitarbeiter, die wenig technikaffin sind, leicht eingearbeitet werden können.
Betriebsrat
Den Betriebsrat sollten Sie nach Möglichkeit in die Auswahl eines Anbieters mit einbeziehen.
Kommunikation: In einem Meeting können Sie den Mitgliedern die Notwendigkeit des geplanten IT-Systems erläutern. Wer die Vorteile versteht, hat weniger Einwände. Betriebsratsmitglieder fürchten oft eine Überwachung und Kontrolle der Mitarbeiter durch moderne Technologien.
Dass ein System der europäischen Datenschutzverordnung entspricht, reicht womöglich nicht als Gegenargument. Gehen Sie also auch darauf ein, dass eine der Betriebsvereinbarung entsprechende, individuelle Konfiguration möglich ist. Sie können dem Betriebsrat auch vorschlagen, gemeinsam mit allen Projektbeteiligten sowie dem Anbieter zu definieren, welche Daten genau generiert werden dürfen und welche nicht.
IT
Die internen IT-Kollegen sollten spätestens hinzugezogen werden, wenn sich der erste Anbieter vorstellt. Dabei gilt es zu prüfen, ob es bezüglich Sicherheit oder Cloud-Computing-Richtlinien gibt, über die der System-Anbieter informiert werden muss. Von der IT kommen häufig Bedenken, ob überhaupt ausreichend personelle Ressourcen vorhanden sind, um ein (zusätzliches) neues System zu implementieren und zu warten.
Kommunikation: Weisen Sie hier darauf hin, dass sich moderne IT-Systeme über standardisierte Schnittstellen leicht in eine vorhandene Infrastruktur einbinden lassen. Professionelle Anbieter unterstützen diesen Prozess. Dank neuer, webbasierter Systeme gestalten sich IT-Projekte zunehmend einfacher, was die IT-Ressourcen schont. Wichtig ist auch zu klären, wie der spätere Support aussehen soll. Den 1st-Level-Support muss nicht unbedingt das interne IT-Team übernehmen, auch der Anbieter oder ein externer Dienstleister können dafür in Frage kommen.
Datenschutzbeauftrage
Auch wenn Datenschutzbeauftragte lediglich eine begleitende und beratende Funktion haben, sollten sie bereits hinzugezogen werden, bevor ein IT-System in Auftrag gegeben wird. DSGVO-Verantwortliche müssen die Möglichkeit haben, die Verarbeitung personenbezogener Daten zu prüfen. Nicht selten bestehen dabei Zweifel zur System-Sicherheit.
Kommunikation: Hier haben Sie im besten Fall ein durchdachtes Berechtigungskonzept in der Tasche. Die Datenschutz-Kollegen sollten danach verstanden haben, dass mit dessen Einhaltung Daten nicht mehr in falsche Hände geraten können.
Mitarbeiter und Anwender
Diejenigen, die ein System am Ende nutzen sollen, werden häufig vergessen. Informieren Sie alle, die mit dem IT-System arbeiten sollen, über eine geplante Implementierung. Ein No-Go ist es, Mitarbeiter vor vollendete Tatsachen zu stellen.
Kommunikation: Eine gezielte, transparente Kommunikation kann verhindern, dass sich Eigendynamiken entwickeln und Mitarbeiter dem Projekt mit großem Misstrauen begegnen. Bieten Sie zusätzlich Vorab-Trainings an um Nutzern zu zeigen, wie benutzerfreundlich die neue IT-Lösung ist. (bw)