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Nur jede vierte deutsche Firma arbeitet mit Print-Management. Lösungen für das Dokumenten-Management nutzen noch weniger. IDC-Analyst Matthias Kraus erklärt im Gespräch mit CIO.de, woran es hapert.
Herr Kraus, wie hoch schätzen Sie den Durchdringungsgrad von Print-Management und Dokumenten-Lösungen in deutschen Unternehmen?
Kraus: Mehr als ein Viertel der deutschen Firmen setzt Print-Management ein. Bei Document Solutions ist die Adaption noch etwas geringer, doch Tendenz steigend.
Sie betrachten Print-Management als Vorstufe von Dokumenten-Management. Glauben Sie, das ist Konsens?
Kraus: Ich würde das eher als idealtypische Vorgehensweise bezeichnen. Bei Print-Management geht es Unternehmen oft darum, zunächst Kosten zu senken sowie mehr Transparenz und Kontrolle zu gewinnen. Dokumenten-Management kann dann beispielsweise helfen, Compliance-Vorgaben einzuhalten. IDC sieht bei Document Solutions darüber hinaus aber viel mehr Potenzial. Solche Lösungen können Geschäftsprozesse optimieren und die Produktivität der Anwender deutlich erhöhen. Damit liefert die IT das, was das Business fordert: Mehrwert.
Die IT hat aber erstmal die Kosten, den Nutzen haben die jeweiligen Fachabteilungen.
Kraus: Das stimmt. Viele Unternehmen verrechnen die Kosten der Abteilungen nicht, da fehlt die übergeordnete Perspektive. Voraussetzung ist jedoch eine ganzheitliche Sicht. Letztlich kommt eine Optimierung von Abläufen dem ganzen Unternehmen zugute.
Und wie löst man das?
Kraus: In den Bereichen, in denen die IT die Fachabteilungen bei der Optimierung der Geschäftsprozesse unterstützt, sollten sich alle Beteiligten frühzeitig an einen Tisch setzen. Dabei muss die IT die Rückendeckung der Geschäftsleitung haben. Es ist auch wichtig, in einer Sprache zu sprechen.
Dennoch klappt es häufig nicht mit der Zusammenarbeit zwischen Business und IT, wie Sie selbst in Studien berichten.
Kraus: Die Unternehmen erkennen inzwischen viel häufiger, welche Bedeutung die IT für den Erfolg des Unternehmens haben kann. Daraus entstehen höhere Erwartungen. Neue Server integrieren oder ein Rechenzentrum optimieren kann die IT allein. Aber wenn es um Geschäftsprozesse geht, muss die IT die Anforderungen der Fachabteilungen viel besser kennen und verstehen. Gerade Document Solutions sind ein gutes Beispiel, wie die IT die Fachbereiche unterstützen kann.
Für Verständnis werben
Dieser Change muss aber auch beim End-Nutzer ankommen. Nicht jeder will, dass ihm der kleine Tintenstrahler neben dem Schreibtisch weggenommen wird.
Kraus: Das kann man erreichen, indem man die neuen Geräte vorführt, die Anwender schult und den Nutzen der neuen Geräte darstellt. Mit neuen Druckern lassen sich qualitativ bessere Ausdrucke erstellen und Multifunktionsgeräte bieten neue Möglichkeiten wie Scan to Mail und anderes.
Ihre These: Wie entwickelt sich der Durchdringungsgrad von Print- und Dokumenten-Management?
Kraus: Die Ergebnisse unsere aktuellen IDC-Studie "Print Management und Document Solutions" zeigt: Das Interesse deutscher Unternehmen ist groß und immer mehr möchten das versteckte Potenzial ausschöpfen.
Das Gespräch führte Christiane Pütter