Woran Projekte scheitern

Größter Knackpunkt im Projekt-Management bleiben die Menschen. Sie ändern beispielsweise mitten in der Arbeit ihre Ansichten über das Projekt. Trotzdem können Projekt-Manager gute oder weniger gute Rahmenbedingungen schaffen. Das behauptet zumindest der US-Marktforscher Aberdeen in der Studie "Project Management in Professional Services". Befragt wurden knapp 200 Unternehmen.

Wie in allen Aberdeen-Analysen teilen sich die Firmen in drei Kategorien auf. Besonders erfolgreiche Unternehmen (20 Prozent der Befragten) gelten als "Best in Class" (Bic). Die am wenigsten erfolgreichen Teilnehmer (30 Prozent) sind "Laggards" (deutsch: Trödler). Der Rest gilt als Mittelfeld.

Anforderungen schlecht definiert

In diesem Report heißt das Folgendes: Den Bics gelingt es, 94 Prozent ihrer Projekte im Budget- und 89 Prozent im Zeitrahmen zu vollenden. Anders die Trödler - sie schließen nur 50 Prozent im Budget und 37 Prozent im Zeitplan ab. Außerdem erklären die Musterfirmen, 74 Prozent ihrer Mitarbeiter übererfüllten ihre Zielvorgaben. Bei den Trödlern sind es nur 27 Prozent.

Aberdeen hat nach den Gründen für das Scheitern von Projekten gefragt. Diese lassen sich grob unter dem Schlagwort von der schlechten Vorbereitung zusammenfassen. Konkret: Im Vorfeld werden die Anforderungen an das Vorhaben schlecht definiert (53 Prozent) oder es werden zu wenig Mitarbeiter bereitgestellt (21 Prozent). Außerdem müssen Projektleiter zu lang auf Entscheidungen warten (19 Prozent). Nicht selten ist auch unklar, wo die Verantwortlichkeiten liegen (18 Prozent).

Sofern es nicht mehr um Vorbereitung und Organisation geht, sondern um die Projekte selbst, führen die Befragten folgende Schwierigkeiten an: Die Kunden ändern noch nach Projekt-Start häufig ihre Meinung (41 Prozent). Ähnliches kann firmenintern passieren, wenn die Führungsebene plötzlich neue Prioritäten setzt (23 Prozent). Zudem gibt es manchmal Streit um begrenzte Ressourcen (38 Prozent).

Die Studienautoren wollten wissen, welches die Treiber sind beim Thema Projekt-Management. Die Befragten nennen zunächst Ressourcen-Knappheit (44 Prozent). Außerdem führen sie die Notwendigkeit von der Zusammenarbeit geografisch verstreuter oder virtueller Teams an (36 Prozent). Weiter berichten sie von steigendem Wettbewerb und Preisdruck (28 Prozent).

Bei der Frage nach den Ursachen für das unterschiedliche Abschneiden der Bic-Firmen einerseits und der Laggards andererseits spielt der Faktor Mensch eine wesentliche Rolle. So haben 70 Prozent der besonders erfolgreichen Firmen ein Change Management aufgesetzt. Von den Unternehmen aus Mittelfeld und Trödler-Kategorie sind es zusammengenommen nur 41 Prozent. Außerdem geben 69 Prozent der Bics an, Feedback der Kunden einzuholen und in das Projekt einfließen zu lassen. Unter den anderen Unternehmen gilt das nur für 45 Prozent.

Schlüsselfaktor Datenabgleich

Dabei ist es wichtig, dass alle Beteiligten denselben Kenntnisstand haben. Dieser Punkt berührt das Daten-Management. Einer der Befragten erklärte, der Datenabgleich über verschiedene Systeme hinweg sei ein Schlüsselfaktor für gute Zusammenarbeit und erfolgreiches Projekt-Management.

61 Prozent der "Best in class"-Firmen geben an, Entscheidungen basierten bei ihnen stets auf einer einzigen Version der Daten. Unter allen anderen Teilnehmern sagen das nur 41 Prozent.

Außerdem nehmen 76 Prozent der Bics für sich in Anspruch, Real-time-Einsicht in den Verlauf der Projekte herstellen zu können. Ihnen stehen nur 38 Prozent aller anderen Teilnehmer gegenüber. 61 Prozent der Vorzeigefirmen erklären weiter, zentrale Einsicht in die verfügbaren Ressourcen zu haben. Das gilt aber lediglich für 35 Prozent der restlichen Unternehmen.

Jeder ist für "sein" Projekt verantwortlich

Demnach kann die IT durchaus ihren Beitrag zu einem gelungenen Projekt-Management leisten. Nichtsdestoweniger betont Aberdeen, wie wichtig die klare Definition von Zuständigkeiten und Verantwortlichkeiten ist. Auch hier gibt die Studie ein wörtliches Zitat eines Teilnehmers wieder: "Den größten Nutzen erzielt unser Unternehmen damit, dass es die Projekt-Manager von Start bis Schluss für "ihre" Projekte verantwortlich macht."