10 Tools für besseres Aufgaben- und Projektmanagement

In der Welt der Projekt- und Task-Management-Tools können alle Anbieter alles, zumindest beinahe. Viele Anwender fragen sich inzwischen, was sie überhaupt noch zusätzlich brauchen, wenn ihnen im Unternehmen ohnehin schon die Arbeit mit Microsofts Teams oder Salesforce Slack verordnet wurde. Tatsache ist, dass es viele gute Lösungen mit einer unterschiedlichen Historie und einem jeweils anderen Blick auf Projektarbeit gibt. Wir geben einen Überblick.

Asana

Das bietet Asana:

Asana ist eine Web-Anwendung oder App, die Teams beim Organisieren und Nachverfolgen ihrer Arbeit unterstützt. Die Kernfunktionen drehen sich um das Planen von Projekten, das Zuweisen von Aufgaben, das Festlegen von Fristen und das Anzeigen von Statusmeldungen. Benutzerinnen und Benutzer können Tasks in Formaten wie Listen, Boards oder Kalendern anzeigen, was einen flexiblen Ansatz für das Projektmanagement ermöglicht. Asana lässt sich nahtlos mit Tools wie Slack, Google Drive oder Microsoft Teams integrieren. Neue Generative-AI-Funktionen runden das Angebot ab.

Das Alleinstellungsmerkmal von Asana liegt in der besonderen Kombination von Einfachheit und Funktionsvielfalt. Die Plattform bietet eine intuitive Benutzeroberfläche, die es Einsteigern leicht macht. Erfahrenen Usern stehen gleichzeitig fortgeschrittene Funktionen wie benutzerdefinierte Felder, automatisierte Workflows oder Reporting-Tools zur Verfügung. Dank der breiten Aufstellung eignet sich Asana für unterschiedliche Anwender, vom Freelancer bis hin zum Projektteam im Großkonzern.

Vorteile:

• Collaboration-Eigenschaften: Asana fördert die Teamarbeit. Kommentarmöglichkeiten zu einzelnen Tasks, File-Sharing und Realtime-Updates sorgen dafür, dass alle Mitglieder auf dem gleichen Stand sind.

• Customizing und Flexibilität: Teams können Workflows und Views an ihre individuellen Bedürfnisse und Arbeitsabläufe anpassen.

• Integrationsfähigkeit: Asana bietet ein umfangreiches Ökosystem rund um die Integration an. Das Tool lässt sich in praktisch jede Arbeitsumgebung einbinden, was den Nutzen erheblich erhöht.

Nachteile:

• Für Einsteiger zu viel: Die Menge der Funktionen und Anpassungsoptionen kann neue User und kleine Teams überfordern.

• Kosten: Die von Asana angebotene Gratisversion bietet nicht viel Nützliches. Die interessanteren Funktionen bleiben Premium-Accounts vorbehalten, so dass es vor allem für kleine Organisationen kostspielig werden kann.

• Eingeschränkte Offline-Funktionalität: Asana ist Cloud-basiert, was bedeutet, dass die Funktionalität ohne Internetanschluss eingeschränkt ist.

Asana betreibt eine Niederlassung in München und ist über die offizielle Website asana.com/de zu erreichen. Das Unternehmen bietet verschiedene Preisstufen an. Die Basisversion "Personal" ist kostenlos und richtet sich an Einzelpersonen und kleine Teams. Der Premium-Tarif "Starter" beginnt bei 10,99 Euro pro Nutzer und Monat bei jährlicher Abrechnung. Die Preise für den Business-Plan "Advanced" beginnen bei 24,99 Euro pro Nutzer und Monat. Je mehr die Kunden bezahlen, desto mehr BI-Funktionen, Suchmöglichkeiten, Formulare, Automatisierungen und Sicherheitsfunktionen bekommen sie.

Fazit:

Asana ist eine ausgereifte und benutzerfreundliche Lösung für das Task Management, die viele Features bereithält. Collaboration-Funktionen und Flexibilität sprechen für Asana, doch die recht hohen Kosten und die für Anfänger spürbare Komplexität können sich nachteilig auswirken. Dank des lokalen Supports und der Funktionsvielfalt können deutsche Betriebe auf Asana als anpassungsfähige und effiziente Lösung für das Projektmanagement vertrauen.

Trello

Das bietet Trello:

Trello ist eine Web-basierte Projekt- und Task-Management-App von Atlassian, die das Organisieren von Aufgaben und sonstigen Vorhaben mithilfe eines Boards im Kanban-Stil ermöglicht. Benutzer können Tafeln für ihre Projekte erstellen, auf denen Aufgaben oder Projektphasen als Karten in verschiedenen Spalten oder Listen aufgeführt sind. Diese Karten lassen sich per Drag & Drop über die Tafel ziehen, so dass sich der Fluss der Aufgaben vom Beginn bis zur Fertigstellung nachvollziehen lässt. Jede Karte kann Details enthalten, etwa Beschreibungen, Checklisten, Anhänge, Fristen oder Kommentare.

Das Besondere von Trello liegt also in seinem visuell intuitiven Design und der Benutzerfreundlichkeit. Die unkomplizierte Drag-and-Drop-Benutzeroberfläche macht die Plattform für User mit unterschiedlichen technischen Kenntnissen zugänglich, also auch für Anfänger. Anders als bei anderen Projektmanagement-Tools geht die Einfachheit nicht zulasten der Effektivität, weshalb Trello für das berufliche und auch private Task Management oft die erste Wahl ist.

Vorteile:

• Kanban Boards: Die einfache und intuitive Benutzeroberfläche macht Trello leicht bedienbar und eignet sich für alle, die einen schnellen und unkomplizierten Ansatz für das Projektmanagement suchen

• Flexibilität und Anpassbarkeit: Die Boards, Listen und Karten von Trello können an verschiedene Arbeitsabläufe und Projekttypen angepasst werden

• Integrationsfähigkeiten:- Hauptfunktionen:

Nachteile:

• Nichts für komplexe Projekte: Bei großen Vorhaben kann es sein, dass die einfache Benutzeroberfläche von Trello nicht die erforderliche Tiefe in Bezug auf Planungs- und Reporting-Funktionen aufweist

• Abhängigkeit von Add-ons: Die grundlegenden Funktionen von Trello sind recht einfach gehalten, weshalb Add-ons oder - in der Trello-Sprache - Power-Ups schnell nötig werden. Das kann die Benutzererfahrung verkomplizieren und zu höheren Kosten führen

• Internetverbindung ist zwingend: Da es sich bei Trello um eine Cloud-basierte Plattform handelt, ist für eine optimale Nutzung eine stabile Internetverbindung erforderlich

Trello ist in Deutschland über Atlassian erreichbar. Der Online-Support ist reaktionsschnell und beantwortet auch die Fragen deutschsprachiger Anwender zuverlässig. Sie können über die Website auf den Support von Trello zugreifen und finden dort unter anderem ein Hilfecenter, Benutzerhandbücher und ein Kontaktformular für Anfragen.

Die kostenlose Version mit ihren grundlegenden Funktionen hilft kleinen Teams und Einzelpersonen schon recht gut weiter. Für den Zugriff auf zusätzliche Funktionen müssen sich Kunden auf die kostenpflichtigen Pläne Standard (5 Dollar pro User monatlich), Premium (10 Dollar) oder Enterprise (17,50 Dollar) einlassen. Unterschiede gibt es beispielsweise bei der Menge der Ansichten, den verfügbaren Admin- und Sicherheitsfunktionen, der Größe der Arbeitsbereiche oder auch der Power-up-Verwaltung.

Fazit:

Trello zeichnet sich durch Einfachheit und visuelle Klarheit aus. Es ist ein bewährtes Tool für Einzelpersonen und Teams, die eine unkomplizierte, flexible Lösung für das Task- und Projektmanagement suchen. Wer ein komplexes Projektmanagement-Tool benötigt, könnte Trello indes als unzureichend empfinden.

Monday.com

Das bietet Monday.com:

Monday.com ist ein Cloud-basiertes "Work OS", mit dem Teams recht schnell Workflow-Apps erstellen können, um ihre Projekte und Abläufe zu steuern. Im Mittelpunkt steht ein Board, das sich aus Elementen, Unterelementen, Gruppen und Spalten zusammensetzt. Elemente können beispielsweise Kunden, Meetings, Einkäufe oder Deals sein. Wem das zu kompliziert ist, der kann auch aus vielen Vorlagen ein Board auswählen - etwa zur Content-Erstellung oder für Design.

Die einzelnen Elemente werden nun Personen zugewiesen, die an ihren jeweiligen Aufgaben arbeiten sollen. Verschiedene Ansichten ermöglichen differenzierte Perspektiven auf ein Board. Monday.com bietet ein hohes Maß an Flexibilität bei der Visualisierung, mit Optionen zur Darstellung von Daten als Kanban-Board, Zeitleiste, Kalender, Karte oder Gantt-Diagramm.

Der USP liegt in der Anpassungsfähigkeit und der intuitiven Benutzeroberfläche, die ein breites Spektrum von Geschäftsanforderungen und Arbeitsabläufen abdeckt. Im Gegensatz zu anderen Task-Management-Tools, die feste Vorlagen anbieten, erlaubt Monday.com seinen Nutzern, Arbeitsabläufe selbst zu erstellen und an spezifische Projektanforderungen anzupassen.

Vorteile:

• Flexibilität: Die Plattform von Monday.com präsentiert sich variabel, sie kann an praktisch jedes Projekt und jeden Arbeitsablauf angepasst werden.

• Einfache Bedienbarkeit: Trotz des großen Funktionsumfangs bietet Monday.com eine benutzerfreundliche Oberfläche, die auch technischen Laien zusagt.

• Integrationsfähigkeiten: Die Plattform lässt sich mit vielen Apps von Drittanbietern integrieren, was die Funktionalität erweitert und die Vielseitigkeit erhöht.

Nachteile:

• Preis: Monday.com kann etwas teurer werden, vor allem aus Sicht kleinerer Betriebe oder Teams, die Zugang zu erweiterten Funktionen benötigen.

• Steile Lernkurve: Die Plattform ist benutzerfreundlich, aber die große Anzahl an Funktionen und Anpassungsmöglichkeiten kann neue Benutzer überfordern.

• Gratisversion eingeschränkt nutzbar: Die kostenlose Variante von Monday.com ist funktional begrenzt, was Teams, die umfassendere Projektmanagement-Funktionen benötigen, sauer aufstoßen könnte.

Monday.com bietet seinen deutschen Nutzern hauptsächlich über seine Website Support. Lizenzpakete werden standardmäßig für jeweils drei User angeboten. Sie enthalten beliebig viele Boards, Whiteboards und Spaltentypen. Unterschiede zwischen den Tarifen gibt es etwa hinsichtlich Automatisierung, Sharing, Integrationen, Sichtbarkeit und Views. Der Basic-Tarif kostet 27 Euro je drei Nutzern und Monat, der Standardtarif 36 Euro und der Pro-Tarif 57 Euro im Monat. Außerdem gibt es für große Unternehmen einen Enterprise Plan, dessen Preis von den Anforderungen und der Nutzeranzahl abhängt.

Fazit:

Monday.com ist die erste Wahl für Unternehmen, die eine flexible, benutzerfreundliche Plattform für die Verwaltung ihrer Arbeitsabläufe suchen. Die mächtige Lösung zeichnet sich durch eine anpassbare, intuitive und visuell ansprechende Oberfläche aus. Während die Kosten und die anfängliche Komplexität für kleinere Teams eine Herausforderung darstellen können, machen die Stärken in Bezug auf Anpassung und Integration die Software zu einem interessanten Tool, mit dem Betriebe und Teams ihre organisatorische Effizienz steigern und ihr Projektmanagement effektiver aufstellen können.

Slack

Das bietet Slack:

Slack, das inzwischen zu Salesforce gehört, ist in erster Linie als Kommunikationsplattform bekannt und erleichtert das Task-Management durch seinen innovativen Ansatz für die Zusammenarbeit im Team. Es organisiert Unterhaltungen in Kanälen, die bestimmten Projekten, Themen oder Arbeitsgruppen gewidmet sein können. Ähnlich wie in Microsoft Teams können Menschen einzeln oder in Gruppen Nachrichten und Dateien austauschen. Darüber hinaus kann Slack in andere Task-Management- und Produktivitätstools integriert werden.

Die Zentralisierung der Kommunikation macht Slack zu einer All-in-One-Plattform für Arbeitsgruppen, um effizient zu kommunizieren und Aufgaben zu verwalten. Dabei konzentriert sich die Salesforce-Tochter auf eine einfache und effektive Kommunikation, die bekanntlich das Rückgrat eines effektiven Task Managements ist.

Vorteile:

• Realtime-Kommunikation: Die intuitive Benutzeroberfläche von Slack macht es für Teams einfach, in Verbindung zu bleiben, Dokumente zu teilen und effizient zu kommunizieren.

• Integrationsfähigkeit: Slack lässt sich in zahlreiche Produktivitäts- und Projektmanagement-Tools einbinden, so dass sich Teams ihre eigene umfassende Arbeitsumgebung schaffen können.

• Benutzerfreundlichkeit: Mit seiner übersichtlichen Oberfläche und der einfachen Navigation ist Slack für alle Benutzer einfach zugänglich.

Nachteile:

• Ablenkungspotenzial: Tools wie Slack oder Microsoft Teams sorgen für einen kontinuierlichen Strom an Benachrichtigungen, was manche Benutzer ablenken und überfordern kann.

• Funktionen für Task-Management begrenzt: Als Kommunikationstool bietet Slack keine robusten integrierten Task-Management-Funktionen wie etwa Aufgabenzuweisung oder Fortschrittsverfolgung. Stattdessen verlässt man sich auf das Zusammenspiel mit anderen Tools, mit denen sich Kunden erst noch beschäftigen und für die sie auch Lizenzgebühren zahlen müssen.

In Deutschland können Nutzer den Kundenservice über die Slack-Website oder über Salesforce erreichen. Slack bietet eine kostenlose Version, die aber eher zu Anschauungszwecken geeignet ist. Der Standard-Tarif Pro, der mehr Funktionen und Integrationsmöglichkeiten bietet, beginnt bei 6,75 Euro pro Nutzer und Monat (bei jährlicher Abrechnung). Der Plus-Tarif mit weiteren Features und Support kostet 11,75 Euro. Für große Unternehmen oder solche, die erweiterte Funktionalität und Unterstützung benötigen, bietet Slack einen Enterprise-Grid-Plan mit besonderen Sicherheitskonditionen, verbesserter Administration und der Unterstützung von bis zu 500.000 Mitarbeitern an. Der Preis muss individuell verhandelt werden.

Fazit:

Slack stellt Kommunikation und Zusammenarbeit in den Mittelpunkt. Die Plattform ist intuitiv und benutzerfreundlich sowie aufgrund der Integrationsmöglichkeiten besonders vielseitig. Durch die Zentralisierung der Kommunikation hat Slack die Gruppenarbeit auf ein neues Niveau gehoben, weshalb Microsoft später mit Teams einen ähnlichen Weg eingeschlagen hat. Für Nutzer in Deutschland ist Slack mit seinen verschiedenen Preismodellen und dem reaktionsschnellen Online-Support eine erschwingliche und effektive Wahl zur Verbesserung der Teamproduktivität.

Microsoft Teams

Das bietet Microsoft Teams:

Microsoft Teams ist Teil der Microsoft 365-Suite und lässt sich eng mit anderen Microsoft-Anwendungen integrieren. Die Task-Management-Funktionen werden hauptsächlich von den Planner-Registerkarten und der Aufgabenverwaltungs-App To Do unterstützt. Beide sind in Teams integriert. Benutzer können Aufgaben in Teams-Kanälen erstellen, zuweisen und verwalten. Diese Aufgaben lassen sich in Bereichen organisieren, mit Fristen versehen und mit verschiedenen Prioritäten und Status auszeichnen. Teams bietet verschiedene Ansichten, darunter Listen oder Diagramme, um den Fortschritt von Aufgaben und Projekten nachvollziehbar zu machen. Durch die Integration mit Tools wie SharePoint und OneNote lässt sich das Task-Management weiter aufwerten.

Teams ist bei Microsoft in das Ökosystem von Microsoft 365 eingebunden, so dass eine ganzheitliche Suite von Produktivitätstools bereitsteht. Benutzer können an Dokumenten zusammenarbeiten, an Besprechungen teilnehmen und Aufgaben verwalten. Für Unternehmen, die bereits in Microsoft-Produkte investiert haben, spricht viel dafür, diese Tools auch für das Task- und Projekt-Management zu nutzen.

Vorteile:

• Nahtlose Integration mit Microsoft 365: Teams lässt zusammen mit anderen Microsoft-Anwendungen nutzen und bietet eine einheitliche Plattform für Kommunikation, Zusammenarbeit und Aufgabenverwaltung.

• Zentralisierte Kommunikation und Kollaboration: Ähnlich wie Slack bietet Teams einen zentralen Knotenpunkt für Teamdiskussionen, Dateifreigaben und die Aufgabenverfolgung. Das fördert Transparenz und Effizienz.

• Anpassbarkeit und Flexibilität: Microsoft Teams ermöglicht es den Benutzern, ihre Arbeitsbereiche und auch ihr Task-Management an die Bedürfnisse ihrer Teams anzupassen.

Nachteile:

• Nicht ganz intuitiv für neue User: Die vielen Funktionen und Integrationsmöglichkeiten können Benutzerinnen und Benutzer, die sich in der Microsoft-365-Welt noch nicht auskennen, an ihre Grenzen führen.

• Microsoft-Ökosystem: Teams ist dann effektiv, wenn es innerhalb des Microsoft-Ökosystems verwendet wird. Für Arbeitsgruppen, die auch andere Softwarelösungen verwenden, ist das nicht immer ideal.

• Performance-Probleme: Nutzer berichten von Leistungseinbußen und Komplikationen, wenn vielköpfige Teams zusammenarbeiten oder sehr große Datenmengen im Spiel sind.

Microsoft hat physische Niederlassungen in Deutschland und ein dichtes Partnernetzwerk, so dass der Support kein Problem darstellt. Was die Preise angeht, ist Teams als Teil der Microsoft 365 Suite erhältlich. Es gibt auch eine kostenlose Stand-alone-Version, aber nur mit eingeschränkten Funktionen. Um Teams voll nutzen zu können, müssen Firmen einen der Microsoft 365-Pläne abonnieren.

Der Microsoft 365 Business Basic-Tarif, der Teams enthält, kostet 5,60 Euro pro Nutzer und Monat. Etwas mehr Funktionen und Anwendungen bietet der Tarif Microsoft 365 Business Standard für 11,70 Euro. Mit 20,60 Euro pro Nutzer und Monat zahlen Kunden fast das Doppelte für den besonders sicheren Tarif Microsoft 365 Business Premium.

Fazit:

Für Microsoft-Kunden bietet sich Teams durchaus auch als Lösung für das Task-Management an. Die Integration in die Microsoft-365-Welt schafft eine übergreifende Benutzererfahrung in einem kollaborativen Arbeitsumfeld. Auch wenn nicht alle Anwender mit der Komplexität und der hohen Abhängigkeit von Microsoft glücklich sein dürften, sprechen doch die Vorteile der zentralisierten Kommunikation und Zusammenarbeit für sich.

Wrike

Das bietet Wrike:

Wrike ist ein mächtiges und vielseitiges, Cloud-basiertes Projektmanagement- und Kollaborationstool, das es Arbeitsgruppen ermöglicht, ihre Vorhaben zu organisieren, die Erledigung von Aufgaben nachzuverfolgen und Projektziele anzusteuern. Wrike bietet eine Plattform, um Aufgaben zu beschreiben und zuzuweisen, Fristen zu setzen und den Projektfortschritte durch verschiedene Ansichten wie Gantt-Diagramme, Kanban-Boards und traditionelle Workload-Ansichten zu überwachen. Wrike bietet anpassbare Dashboards für einen Überblick über den Projektfortschritt und die Teamleistung insgesamt.

Das Besondere an dem Tool ist wohl die intelligente Kombination von Flexibilität und Tiefe. Die Plattform kann an unterschiedliche Projektbedürfnisse angepasst werden und ist ideal für Teams mit komplexen Arbeitsabläufen oder für solche, die eine detaillierte Projektplanung und -berichterstattung benötigen. Funktionen wie Zeiterfassung, Automatisierung und Echtzeit-Analysen lassen Wrike im Wettbewerbsvergleich gut aussehen.

Vorteile:

• Anpassungsfähigkeit: Wrike ermöglicht diverse Anpassungen von Arbeitsabläufen, Dashboards und Berichten, so dass eine breite Palette von Projekttypen und Managementstilen bedient werden kann.

• Funktionen für die Zusammenarbeit: Die Plattform unterstützt die Zusammenarbeit in Echtzeit und ermöglicht es Teams, standortunabhängig zu kooperieren.

• Integrationsfähigkeiten: Wrike lässt sich mit vielen anderen Business-Tools integrieren, wodurch seine Funktionalität erweitert wird und es sich in verschiedene Business-Ökosysteme einfügt.

Nachteile:

• Steile Lernkurve: Aufgrund seiner umfassenden Funktionen können neue User Wrike als einschüchternd empfinden, und es kann einige Zeit dauern, bis sie die Fähigkeiten des Tools halbwegs ausschöpfen können.

• Kosten: Die fortschrittlichen Funktionen von Wrike sind mit einem höheren Preis verbunden.

• Leistung bei großen Datenmengen: Einige Nutzer berichten von Leistungseinbußen bei der Bearbeitung von Aufgaben mit umfangreichen Projektdaten.

Wrike hat keine Niederlassung in Deutschland, aber die globale Support-Struktur gewährleistet eine zeitnahe Unterstützung für Benutzer in verschiedenen Regionen. Das Unternehmen bietet einen kostenlosen Plan mit grundlegenden Funktionen an, der sich an kleine Teams richtet. Glücklich werden dürften Kunden aber erst mit dem Tarif "Team" (9,80 Euro pro Monat und Nutzer) oder gleich mit der teuren Variante Business (24,80 Euro). Für große Teams bietet Wrike außerdem die Tarifoption "Enterprise" und für komplexe Arbeitsanforderungen "Pinnacle" an. Hier müssen Unternehmen die Preise individuell aushandeln.

Fazit:

Wrike ist ein mächtiges und leistungsfähiges Werkzeug für das Projekt- und Task-Management, das viele Möglichkeiten für individuelle Anpassungen sowie allerlei Kollaborations- und Integrationsoptionen bietet. Die Funktionen decken alle wichtigen Anforderungen ab, haben aber auch ihren Preis. Wrike ist die richtige Wahl für Projektteams, die ein umfassendes und professionelles Werkzeug suchen.

ClickUp

Das bietet ClickUp:

ClickUp ist ein Cloud-basiertes Task-Management- und Produktivitätswerkzeug, das viele unterschiedliche Arbeitsstile und -vorlieben unterstützt. User können Tasks erstellen, Fristen setzen, Teammitglieder zuzuweisen und den Fortschritt verfolgen. Dazu stehen ihnen viele verschiedene Ansichten zur Verfügung, etwa Listen, Whiteboards, Kalender oder Gantt-Diagramme. Die Flexibilität von ClickUp betrifft auch die anpassbaren Dashboards, mit denen Benutzer ihren Arbeitsbereich gestalten und an ihre Bedürfnisse anpassen können. Die Plattform enthält Funktionen für das Dokumentenmanagement, Collaboration, Zielverfolgung und Zeiterfassung. Sie ist damit ein umfassendes Produktivitätstool für Teams und Einzelpersonen.

ClickUp ermöglicht seinen Usern die Einrichtung eines All-in-One-Arbeitsbereichs. Im Gegensatz zu anderen Task-Management-Tools, die sich auf bestimmte Aspekte des Projektmanagements konzentrieren, bietet ClickUp in einer einzigen Plattform eine große Vielfalt an Funktionen, die nahezu alle Facetten der Arbeit abdecken. Für Unternehmen kann das auch deshalb interessant sein, weil die Anwender weniger unterschiedliche Tools benötigen.

Vorteile:

• Anpassungsmöglichkeiten: Benutzer können ClickUp an ihre spezifischen Arbeitsabläufe und Vorlieben anpassen.

• Funktionsumfang: Die Palette reicht von Task- und Projektverwaltung über Dokumentenablage und File Sharing bis hin zu Zeiterfassung und Zusammenarbeit an einem Whiteboard. ClickUp bietet eine Lösung aus einer Hand.

• Integrationen und Automatisierungen: ClickUp bietet Schnittstellen zu vielen anderen Tools und Automatisierungsfunktionen, um Arbeitsabläufe zu verbessern und manuelle Aufgaben zu reduzieren.

Nachteile:

• Hoher Lernaufwand: Das breite Spektrum an Funktionen und Anpassungsoptionen kann neue Benutzer überfordern.

• Performance-Probleme: Einige Benutzer berichten von schlechten Antwortzeiten, wenn sie in der App mit einer großen Anzahl von Aufgaben oder komplexen Projekten arbeiten.

• Gelegentliche Störungen und Bugs: Bei ClickUp treten gelegentlich Fehler oder Störungen auf, die die Effizienz des Workflows unterbrechen können. Damit steht das Unternehmen allerdings nicht allein da.

Deutsche Nutzer erhalten vorrangig über Online-Kanäle Support. ClickUp bietet eine kostenlose Version mit einigen Basisfunktionen an, die einzelne Anwender und kleinere Teams zum Kennenlernen ausprobieren können. Für erweiterte Funktionen bietet das Unternehmen mehrere kostenpflichtige Tarife an. Der Unlimited-Plan, der zusätzliche Funktionen wie unbegrenzten Speicherplatz und Integrationen bietet, beginnt bei sieben Dollar pro Nutzer und Monat. Der Business-Tarif mit fortschrittlicheren Funktionen kostet 12 Dollar.

Es gibt auch einen Enterprise-Tarif mit individuellen Preisen, der sich an größere Teams oder Unternehmen mit besonderen Anforderungen richtet. Beispielsweise bekommen Anwender hier die Sicherheit, dass ihre Daten in der EU residieren, können sich KI-Funktionen sichern oder erhalten besondere Security-Funktionen und Single Sign-on.

Fazit:

ClickUp gehört zu den interessanten Akteuren auf dem Gebiet des Task- und Projekt-Managements. Die Plattform besticht durch die Vielfalt der Funktionen und ihrem All-in-one-Charakter. Die Anpassungs- und Automatisierungsmöglichkeiten machen ClickUp für viele Nutzer attraktiv, wenngleich der Lernaufwand und gelegentliche Performance-Probleme die Euphorie bremsen könnten.

Basecamp

Das bietet Basecamp:

Basecamp ist ein Web-basiertes Tool für das Projektmanagement und die Teamzusammenarbeit. Es vereinfacht das Task-Management, indem es Projekte in verschiedene "Camps" einteilt. Innerhalb dieser Lager stehen verschiedene Tools zur Verfügung: zum Beispiel To-do-Listen für Aufgabenzuweisungen, Message Boards für Diskussionen, ein Zeitplan für Fristen und Meilensteine, Docs & Files für die Speicherung von Dokumenten und ein Campfire-Chat für die schnelle, informelle Kommunikation. So lassen sich Vorhaben gut organisieren und einfach navigieren.

Basecamp gilt als einfach und übersichtlich, bewusst soll der organisatorische Overhead, der oft mit dem Projektmanagement verbunden ist, klein gehalten werden. Daher verzichtet das Tool auf komplexe Funktionen und aufwändige Anpassungen. Der Fokus liegt auf einer einfach zu bedienenden Benutzeroberfläche und unkomplizierten Funktionen. Damit ist Basecamp für viele Benutzer zugänglich, von Freiberuflern bis hin zu mittelgroßen Unternehmen. Wer einen schnörkellosen Ansatz für das Projektmanagement will, vertraut auf Basecamp.

Vorteile:

• Benutzerfreundlichkeit: Das intuitive Design und die unkomplizierten Funktionen von Basecamp machen es Usern leicht, Aufgaben und Projekte effizient zu verwalten.

• Teamkommunikation: Mit Funktionen wie Message Boards und Campfire erleichtert Basecamp die Kommunikation innerhalb von Teams.

• Pauschale Preisgestaltung: Im Gegensatz zu vielen anderen Projektmanagement-Tools, die pro User abrechnen, bietet Basecamp eine pauschale Preisstruktur, die vor allem für größere Teams wirtschaftlich ist.

Nachteile:

• Begrenzte Funktionalität und Anpassungsfähigkeit: Die Einfachheit von Basecamp geht auf Kosten der Funktionsvielfalt und der Customizing-Optionen, die komplexere Tools bieten.

• Reporting: Unternehmen, die Projektverfolgung und Reporting im Detail brauchen, sind mit Basecamp möglicherweise nicht ausreichend gut bedient.

• Keine native Zeiterfassung: Basecamp verfügt nicht über eine integrierte Zeitverfolgung, eine Funktion, die für das Projektmanagement im Zusammenhang mit der Rechnungsstellung oft unerlässlich ist. Es gibt aber externe Erweiterungen dafür, etwa Tracking Time.

Basecamp ist hierzulande in erster Linie über die Website zu erreichen, wo ein umfassendes Hilfecenter und ein E-Mail-Support zugreifbar sind. Das Preismodell kann vor allem für größere Team attraktiv sein: Für 299 Dollar im Monat (zahlbar für ein ganzes Jahr) können Unternehmen die Lizenz "Pro Unlimited" erwerben, mit der eine unbegrenzte Zahl von Beschäftigten arbeiten kann. Freelancer, Startups und kleine Teams greifen auf die Einzellizenz zurück, die 15 Dollar pro User und Monat kostet, alle Features enthält und 500 GB an Speicherplatz für Dokumente und Dateien mitbringt.

Fazit:

Wer einen unkomplizierten, schnörkellosen Ansatz für das Task- und Projektmanagement sucht und dabei mit den wichtigsten Basisfunktionen auskommen kann, liegt mit Basecamp richtig. Die benutzerfreundliche Oberfläche, der Schwerpunkt auf Kommunikation und das einfache Preismodell machen das Tool zu einer beliebten Wahl für kleine Betriebe, aber auch für Großunternehmen, für die die Lizenzgebühren nicht ins Gewicht fallen.

Smartsheet

Das bietet Smartsheet:

Smartsheet ist eine Cloud-Plattform, die die Vertrautheit von Tabellenkalkulationen mit robusten Projektmanagement-Funktionen kombiniert. Benutzer können wie mit dem Spreadsheet Übersichten erstellen, um ihre Aufgaben, Projekte und Arbeitsabläufe zu verwalten. Jedes Sheet kann mit Spalten versehen werden, um verschiedene Datenpunkte wie Fristen, Status und Zuständigkeiten zu verfolgen. Smartsheet bietet auch Gantt-Diagramm-Ansichten, Kanban-Boards und eine Kalenderansicht, die verschiedene Perspektiven für die Verwaltung der Arbeit bieten. Darüber hinaus unterstützt es Automatisierungs- und Kollaborationsfunktionen sowie die Integration mit vielen anderen Tools.

Smartsheet ist vor allem für Benutzer attraktiv, die an die Arbeit mit Tabellenkalkulationen gewöhnt sind, aber fortgeschrittenere Funktionen benötigen, die typischerweise in Projektmanagement-Software zu finden sind. Die Software schafft ein Gleichgewicht zwischen Vertrautheit und zusätzlicher Funktionalität. Sie richtet sich an erfahrene Projektmanager, aber auch Anfänger kommen nach einer Eingewöhnungszeit damit zurecht.

Vorteile:

• Spreadsheet-Oberfläche: Die Software ist einfach zu handhaben für User, die mit Excel vertraut sind.

• Breite Funktionalität: Die Plattform bietet eine breite Palette an Funktionen, darunter Projektverfolgung, Ressourcenmanagement und Reporting.

• Integrationsfähigkeit: Smartsheet lässt sich gut mit anderen Business-Tools integrieren, was den Nutzen in einer komplexen Arbeitsumgebung erhöht.

Nachteile:

• Funktionsvielfalt erfordert Einarbeitung: Während die grundlegende Spreadsheet-Funktionalität einfach ist, können die erweiterten Funktionen zur Herausforderung werden.

• Kosten: Smartsheet ist teuer, besonders wenn Unternehmen Add-ons und Premium-Funktionen nutzen wollen.

• Performance: Einige Nutzer berichten über Leistungsengpässe, wenn Tabellen mit großen Datenmengen oder zahlreichen Integrationen verwaltet werden sollen.

Die Smartsheet-Website bietet ein ausführliches Hilfe-Center, Benutzerforen und Optionen für E-Mail- oder Live-Chat-Support. Die Software kommt in verschiedenen Preisstufen: Für sechs Euro pro Monat (bei jährlicher Abrechnung) gibt es den Pro-Plan mit maximal zehn Nutzern und unbegrenzt vielen "Betrachtern". Deutlich teurer ist mit 22 Euro die "Business"-Lizenz für Kunden mit mehr als zehn Usern. Individuell aushandeln können größere Unternehmen den Enterprise-Tarif, der neben gesonderten Sicherheits- und Kontrollfunktionen die Möglichkeit bietet, Workflows zu orchestrieren und bestimmten gesetzlichen Verpflichtungen automatisiert nachzukommen.

Fazit:

Smartsheet kombiniert Tabellenkalkulation mit fortgeschrittener Task- und Projektmanagement-Funktionalität. Der Preis ist stattlich, doch die Anpassungsfähigkeit der Software und die Integrationsmöglichkeiten machen Smartsheet es zu einem wertvollen Werkzeug für viele komplexe Projektmanagement-Szenarien.

Todoist

Das bietet Todoist:

Todoist ist eine App für das Task-Management. Sie hilft Einzelpersonen und Teams dabei, ihre Arbeit zu organisieren und zu priorisieren. Benutzer können Aufgaben erstellen, Fristen setzen und ihre Tasks in Projekten organisieren. Todoist ermöglicht es auch, den Aufgaben Prioritätsstufen zuzuweisen, wiederkehrende Termine festzulegen und Dinge an andere zu delegieren. Die Benutzeroberfläche ist übersichtlich und bietet die Möglichkeit, Aufgaben in einer Liste oder als Kalender anzuzeigen. Todoist unterstützt die Integration mit anderen Tools, was seine Funktionalität als zentraler Knotenpunkt für das Task-Management erhöht.

Das intuitive Design hebt Todoist aus dem Toolangebot hervor, zumal Anwender dabei nicht auf leistungsfähige Task-Management-Funktionen verzichten müssen. Im Gegensatz zu komplexeren Tools bietet Todoist einen geradlinigen Ansatz, der es Nutzern leicht macht, umgehend mit dem Verwalten ihrer Aufgaben zu beginnen. Die Einfachheit wird mit robusten Funktionen kombiniert, etwa natürlicher Spracheingabe und Produktivitätsverfolgung.

Vorteile:

• Benutzerfreundlichkeit: Todoist bietet eine saubere, einfache Benutzerschnittstelle, so dass auch Anfänger schnell in das Thema Task-Management einsteigen können.

• Anpassbarkeit: Das Tool ist flexibel und ermöglicht es, die Aufgabenverwaltung an die persönlichen Bedürfnisse oder die eines Teams anzupassen.

• Plattformübergreifende Kompatibilität: Todoist lässt sich geräteübergreifend nutzen und gewährleistet so eine nahtlose Synchronisation sowie den Zugriff auf alle Tasks an jedem Ort und jederzeit.

Nachteile:

• Für komplexes Projektmanagement nicht geeignet: Todoist eignet hervorragend für das persönliche Task-Management, weniger für das Organisieren größerer Vorhaben.

• Gratis-Version bietet wenig: Die kostenlose Variante von Todoist ist in ihren Funktionen eingeschränkt, was Nutzer offenbar dazu veranlassen soll, schnell zu den umfassenderen Funktionen der Premium-Versionen zu wechseln.

• Abhängigkeit von Add-Ons für einige Funktionen: Bestimmte Integrationen und Funktionen erfordern Add-Ons oder Tools von Drittanbietern, die das Nutzererlebnis verkomplizieren können.

Todoist bietet seinen deutschen Nutzern hauptsächlich über Online-Kanäle Support an. Die kostenlose Version "Beginner" mit grundlegenden Aufgabenmanagement-Funktionen ist nur für wenige Benutzer zeitlich begrenzt verfügbar und zudem funktional eingeschränkt. Anwender brauchen also mindestens die vier Euro teure Pro-Lizenz (pro User und Monat bei jährlicher Abrechnung). Sie unterstützt 25 Personen pro Projekt und bietet die meisten wichtigen Features, darunter auch einen KI-Assistenten. Mit sechs Euro schlägt die "Business"-Lizenz zu Buche, die 250 Personen pro Projekt erlaubt und eine differenzierte Sicherheitssteuerung ermöglicht.

Fazit:

Wer das persönliche Task-Management priorisieren möchte und dabei Einfachheit und Effektivität schätzt, ist bei Todoist gut aufgehoben. Das intuitive Design und die plattformübergreifende Funktionalität machen das Tool es zu einer beliebten Wahl für Einzelpersonen und Teams, die ihre Aufgabenverwaltung rationalisieren möchten. Auch wenn Todoist nicht für komplexe Projektmanagement-Anforderungen geeignet ist, machen seine Benutzerfreundlichkeit und Flexibilität es zu einem potenziell wertvollen Werkzeug.