Zeiss modernisiert Prozesse mit Opentext

"Ich habe schon eine lange Historie mit Opentext. Bei meinen vorherigen Arbeitgebern habe ich bereits auch mit diesem Anbieter zusammengearbeitet," berichtet Carsten Trapp, CIO der Zeiss-Gruppe. Wenn es darum geht, auf Dokumente oder andere Inhalte zuzugreifen, fange laut dem IT-Chef in deutschen Unternehmen vieles mit dem Ixos-Archiv des Softwareanbieters an.

So war es auch bei Zeiss, als Trapp vor vier Jahren die IT-Leitung übernahm. Zu den Kernaufgaben seines Teams gehörte, dieses Archiv zu modernisieren. Hier lautete das Stichwort "Opentext Core Archive", um SAP- und andere Daten in der Cloud zu lagern und zu bearbeiten. "Ich bin ein großer Freund davon, das in die Cloud zu heben, um es verfügbar zu machen und skalieren zu können," erklärt der CIO. Das Core Archiv sei die Voraussetzung dafür, Mehrwertdienste anbieten zu können.

Die Cloud ist eine Philosophie-Frage

Kosten waren laut Trapp kein Faktor für den Schritt in die Cloud: "Die Cloud sei billiger als ein Rechenzentrum oder umgekehrt, ist ein Ammenmärchen - man kann sich beides schönrechnen. Bei uns ist es eher eine Philosophie-Frage."

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Zeiss hatte eine Cloud-First Strategie ausgerufen. Das heißt aber nicht, dass alles automatisch in die Cloud geht. Trapp: "Wir überlegen sehr genau, mit was wir wie in welche Cloud gehen." Dabei spielen Flexibilität und Effizienz wichtige Rollen, aber das Team um Trapp zieht auch in Betracht, was sie in der Cloud machen wollen. "Bei uns ist das Thema Security sehr wichtig, so dass wir abwägen müssen, ob wir mit bestimmten Dingen in die Cloud wollen, sollen und dürfen."

So gibt es etwa die Medizintechnik-Sparte, in der Patientendaten verarbeitet werden. "Da spielen Überlegungen mit hinein, ob wir solche Daten überhaupt in der Cloud lagern wollen, wie wir den Prozess für Ärzte und Patienten betreuen können und wer auf was zugreifen darf," erklärt der CIO. Dafür brauche es andere Herangehensweisen, als wenn die Daten im eigenen Rechenzentrum lägen.

Ein letztes Entscheidungskriterium ist laut Trapp die Latenzzeit: "Rechen- und Performance-intensive Dinge etwa können wir nicht einfach in die Cloud verlagern. Das versuchen wir über Edge-Komponenten in die Cloud bereitzustellen oder eben gar nicht in der Cloud zu betreiben." Trapps Fazit lautet: Die Cloud-First-Strategie steht, da die Vorteile überwiegen, aber das ist kein Freifahrtschein.

Gemeinsame Migration

"Auf Basis der genannten Entscheidungsmatrizen war der Weg in die Cloud vorbeschrieben, wir wussten, was innerhalb des Zeitraumes von maximal einem Jahr wie und wo in die Cloud zu bringen ist," so der CIO. Die Migration ging gemeinsam mit Opentext vonstatten.

Trapp versucht, solche Projekte in erster Linie mit dem Hersteller selbst zu machen: "Ich bin davon überzeugt, wenn jemand das Produkt versteht, dann ist das der Hersteller selbst. Zwar können die Gold- und Platin-Partner das auch, aber der Weg einer Eskalation - so es denn ein Problem gibt - ist ein anderer, wenn der Hersteller selbst mit im Boot ist."

Hinzu kam Trapps langjährige Historie mit Opentext: "Ich habe bei der Migration Leute wieder getroffen, mit denen ich schon vor 20 Jahren zusammengearbeitet habe, das hilft auch dabei, dass alles glatt läuft."

Multi-Cloud-Ansatz und mehr Insourcing

Sobald alle Inhalte im Core Archive lagen, fing das Team um den CIO an, Prozesse oder andere Applikationen drüber zu legen, die mit den Texten und Inhalten arbeiten können. "Ein großes Beispiel bei uns ist das Vendor Invoice Management sowie E-Invoicing für Lead-to-Cash und Purchase-to-Pay," so Trapp.

Hier nutzt Zeiss zum einen die zugehörige Cloud von Opentext auf Basis von Google Cloud. Zum anderen unterhält das Unternehmen eine strategische Partnerschaft mit Microsoft, sodass das Azure-Angebot der Redmonder Trapps bevorzugte Cloud ist. "Dennoch muss nicht alles bei Microsoft liegen. Ich bin ein Freund der Balance bezüglich unserer Cloud-Services und nutze auch AWS, auf dem etwa Salesforce läuft, und Google," so der CIO. Das Cloud-Portfolio zu diversifizieren ermögliche, das Risiko und die Kosten zu managen sowie einen Vendor-Lock-in zu vermeiden.

Damit dieser hybride Ansatz klappt, setzt das Team um Trapp auf ein Rollen- und Verantwortlichkeitskonzept. Bisher arbeitet Zeiss noch mit Dienstleistern für das Cloud-Management zusammen. Der CIO will jedoch zunehmend die Dinge wieder selbst in die Hand nehmen. "Ich bin überzeugt, dass das ein Qualitätsgewinn ist und die eigenen Mitarbeitenden sich immer noch anders mit einem Unternehmen identifizieren als ein Dienstleister." Zwar wolle der IT-Chef nicht alles insourcen, aber er habe begonnen, bewusster darüber nachzudenken, was weiterhin extern verwaltet werden soll und was eher wieder ins Unternehmen geholt werden sollte.

"Ich bin von vier Jahren angetreten mit dem Ziel, wieder mehr ins Unternehmen zu holen, weil wir bei Zeiss einen außerordentlich hohen Anspruch an Qualität haben, der sich auch auf die Kultur innerhalb der IT überträgt," so Trapp. Das bringt gutes Feedback. Wenn Kollegen bei der noch externen IT-Hotline anrufen, können die bereits helfen oder vermitteln zu einem internen Kollegen, der das Problem lösen kann. "Das war eine Trendwende: Man redet bei Zeiss heute ganz anders über IT als vorher."

Use Cases: E-Invoice und Validierung

Das Team um Trapp hat das E-Invoice-Modul von Opentext für SAP in allen Gesellschaften ausgerollt. "Es ist schön, wenn man die ganzen Eingangsrechnungen auf diesem Wege vorbearbeiten lassen kann und am Ende nur noch einen Qualitäts-Check macht." Zudem sei der Bestellprozess ebenfalls integriert, so dass die Nutzer sicherstellen können, dass Order und Rechnung in den Hauptwerten übereinstimmen und automatisch verarbeitet werden können.

"Letzten Endes geht es darum, den Mitarbeiterinnen und Mitarbeitern das Leben zu erleichtern," resümiert Trapp und ergänzt: "Was man heute automatisieren kann, sollte man auch automatisieren." Allerdings müsse es auch richtig automatisiert werden. Wenn dem so sei, könne sich die Belegschaft um andere Themen kümmern und werde entlastet.

"Ein wesentlicher Baustein der Opentext-Strategie von Zeiss ist zudem die Validierung," ergänzt Trapp. Als Medizingerätehesteller in einem regulierten Bereich muss das Unternehmen validierungskonform arbeiten. Das muss zudem laut Trapp von einem Dienstleister unterstützt werden, damit die Validierungsprozesse sauber laufen, um im Falle eines FDA-Audits vorbereitet zu sein.

"Wir haben Projekte, die GxP-relevant sind, in denen wir mit Opentext und auch SAP zusammenarbeiten," so der CIO. GxP ist ein Sammelbegriff für alle Richtlinien für eine gute Arbeitspraxis in der Produktion. Hier ist es wichtig für den CIO, dass beide Partner sicher und regelkonform aufgestellt sind.

Validierungsplan: Wer muss wann, was und wie dokumentieren

Bei Zeiss sind im Produktionsprozess verschiedene Touchpoints implementiert, an denen neutral von Fachexperten die an diesem Punkt geleistete Arbeit geprüft wird. Die Validierungsunterlagen sind Template-artig aufbereitet. Im Validierungsplan ist genau beschrieben, wer wann was wie dokumentieren muss. Diese Dokumentationen werden anhand des Templates erstellt, überprüft und genehmigt. Opentext spielt dabei die Rolle, dass automatisiert sichergestellt wird, dass die Standards bei der Prüfung an den Touchpoints sauber eingehalten werden.

Künftig ist geplant, dass über Opentext auch elektronische Unterschriften eingesetzt werden, um den Prozess teilweise zu automatisieren und damit im Endeffekt zu beschleunigen. Bisher manuelle, papierbasierte Vorgänge werden laut Trapp digitalisiert und damit schlanker, was den Prozess effizienter und effektiver macht, ohne dass die nötige Genauigkeit bei der Validierung darunter leidet.

Der vielerorts vorherrschenden Meinung, Validierung verdopple den Arbeitsaufwand, hält Trapp entgegen: "Wenn man die alten ITIL-Regeln verwendet, in denen sowieso alles dokumentiert wird, und den Rest strukturiert darum aufbaut, dann ist der Aufwand für Validierung nicht extrem, sondern läuft nebenher mit. Ist alles sauber aufgesetzt, verursacht sie vielleicht 20 Prozent on top."