Firmen mit einem Kompetenzzentrum für Business Intelligence (BICC) haben gegenüber anderen klare Wettbewerbsvorteile. Diesen Schluss ziehen die Marktbeobachter des Würzburger Business Application Research Center (BARC) aus einer Befragung von 271 Unternehmen. Drei Viertel von ihnen haben die Verantwortung für BI bereits einer eigenen Abteilung übertragen.
Befragt wurden für die Studie "Organization of Business Intelligence" Betriebe verschiedener Größe aus unterschiedlichen Wirtschaftszweigen. 57 Prozent von ihnen haben ihren Sitz in Europa. Gesponsert haben die Befragung IBM Cognos und der BI-Anbieter Cubeware.
Ausgangspunkt für die Untersuchung ist die Feststellung der Wirtschaftsforscher, dass sich die Erfolge von BI-Initiativen nicht umfassend messen lassen, wenn diese nur auf der Basis von einzelnen Projekten ausgewertet werden. Für den langfristigen Erfolg beim Einsatz von Business Intelligence-Werkzeugen sei stattdessen die Schaffung entsprechender Strukturen notwendig, konkret: eines Kompetenzzentrums.
Von den Firmen, die eine solche Stelle eingerichtet haben, hat die Mehrzahl bestehende Arbeitsgruppen mit dieser Aufgabe betraut. Jedes dritte Unternehmen hat hingegen neue Teams zusammengestellt, die aus Mitarbeitern verschiedener Abteilungen bestehen.
Auch wenn Abteilungen, die sich speziell mit Business Intelligence beschäftigen, in der Mehrzahl der untersuchten Firmen bestehen, gaben immerhin noch 42 Prozent der Befragten an, der Begriff Kompetenzzentrum sei ihnen bisher hierfür nicht geläufig gewesen. Für die Studienautoren ist das einer von mehreren Hinweisen, dass es für diese gerade erst aufkommende Einheit noch keine festen Standards gibt. Das zeigt auch die unterschiedliche Art der Organisation: 39 Prozent betreiben ihr BICC als feste Abteilung, 36 Prozent als virtuelle Arbeitsgruppe aus Mitgliedern mehrerer Abteilungen. Den Rang einer Stabsstelle hat das Kompetenzzentrum nur in einer von zehn Firmen.
Virtuelle Zentren in kleinen Firmen
Größere Firmen tendieren eher dazu, die Zuständigkeiten für BI einer festen Abteilung zuzuordnen, während in kleineren eine virtuelle BI-Einheit weit verbreitet ist. Von den Firmen mit weniger als hundert Angestellten betreibt weit mehr als die Hälfte ihr Kompetenzzentrum nur als virtuelle Einrichtung.
Wird der BI-Einsatz zentral gesteuert, arbeiten die Abteilungen eines Betriebs häufiger und lieber mit den Anwendungen als in Firmen ohne Kompetenzzentrum. Die BARC-Forscher erklären das damit, dass mit Blick auf die Unternehmensziele einheitlich gesteuerte Projekte breitere Akzeptanz finden als Initiativen, die vor allem den Bedürfnissen einer einzelnen Abteilung Rechnung tragen.
Strukturiertes Datenmanagement
Am häufigsten nutzen die Finanzabteilungen BI-Software. Das ist in fast zwei Dritteln der untersuchten Firmen der Fall. Das BARC fragte den BI-Einsatz auch für andere Bereiche ab - vom Verkauf über Marketing und Personalabteilung bis zur Produktion. Überall zeigte sich, dass der Anteil der Abteilungen, die Business Intelligence-Lösungen anwenden, größer ist, wenn ein Unternehmen ein BICC hat.
Gibt es in einem Betrieb ein BICC, hat er auch häufiger ein strukturiertes Datenmanagement. So bewahrt jeweils ein Drittel der Firmen mit einem BI-Kompetenzzentrum für geschäftliche Entscheidungen wichtige Daten in nur einer oder zwei zentralen Datenbanken auf. Von den Firmen ohne eine solche Abteilung ist es jeweils nur ein Viertel. Bei diesen Unternehmen sind die Daten häufiger auf mehrere Standorte verteilt.
Die Verbindung zwischen Anwendern und IT-Abteilung kann durch BI-Kompetenzzentren offenbar verbessert werden. So sind die Nutzer und die IT-Abteilung in 48 Prozent der Firmen mit einem BICC für die Koordination der Projekte zuständig. In Betrieben ohne eigenes BI-Büro dagegen werden die Nutzer seltener eingebunden. Entscheidungen fallen hier häufiger auf Managementebene.
Schwerpunkt liegt auf Steuerung und Standardisierung
Als wichtigste Zuständigkeiten eines BICC hat die Befragung die Steuerung von Projekten und die Entwicklung von Standards für das Unternehmen ermittelt. In zwei von drei Unternehmen entscheidet das BICC über die Software-Auswahl, bei 57 Prozent ist die Stelle für die Auswahl von Anbietern zuständig.
Das BARC fragte zuletzt einzelne Kriterien ab, um Firmen mit einem BI-Kompetenzzentrum mit solchen ohne zu vergleichen. In allen Punkten schnitten die besser ab, die die Zuständigkeiten an eine eigene Stelle übertragen haben. So ist die Zufriedenheit der Mitarbeiter mit BI-Initiativen in 52 Prozent der Firmen mit einer solchen Zentralstelle hoch, in den übrigen liegt der Anteil nur bei 39 Prozent. Die Qualität von Informationen beurteilen 49 Prozent der Unternehmen mit einem Kompetenzzentrum als gut, dagegen nur 42 Prozent der Firmen ohne diese Einrichtung.
Bessere Zusammenarbeit von IT und Anwendern
Ein ähnliches Bild zeigt sich bei den weiteren abgefragten Punkten: Firmen mit einem BICC zeigten sich häufiger zufrieden auch beim Blick auf die Koordination von BI-Projekten, der Geschwindigkeit, mit der Berichte erstellt werden können oder auch der Zusammenarbeit von Anwendern und IT-Abteilung.
Dass der Begriff des Business Intelligence Competency Centers womöglich nur eine Modeerscheinung ist, weisen die BARC-Wissenschaftler entschieden zurück. Organisatorische Aspekte würden im Gegenteil künftig zu den Standardüberlegungen bei BI-Vorhaben weden.