Deutsche Unternehmen haben Nachholbedarf in Sachen "Effektivität und Effizienz beim Einkauf von IT-Leistungen". Zu diesem Ergebnis kommt eine gleichnamige Studie der BCG (Boston Consulting Group)-Tochter Inverto. Zwar geben knapp zwei von drei Befragten (65 Prozent) an, IT und Einkaufsabteilung arbeiteten "eng" zusammen. In der Praxis aber bestätigt sich das nur bedingt.
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Entscheider aus 73 Unternehmen haben sich an der Studie beteiligt. Lediglich neun Prozent erklären, es gebe überhaupt keine Abstimmung.
Nach Berechnungen von Inverto senkten rund sechs von zehn Unternehmen (57 Prozent), die ihren IT-Einkauf zentralisieren, ihr IT-Budget im vergangenen Jahr um sechs bis zehn Prozent. Firmen ohne zentralen Einkauf erreichten Einsparungen zwischen einem und fünf Prozent.
Am häufigsten sprechen sich IT und Einkaufsabteilung ab, wenn es um die Beschaffung von Hardware (83 Prozent), Software (71 Prozent) sowie IT-Services (69 Prozent) und Telekommunikation (67 Prozent) geht. Seltener gilt das für den Einkauf von IT-Beratung (58 Prozent).
28 Prozent des IT-Budgets fließen in die Hardware
Das Budget verteilt sich üblicherweise wie folgt: 28 Prozent fließen in die Hardware, 26 Prozent in die Software. 22 Prozent werden für IT-Services ausgegeben, 17 Prozent für IT-Beratung und zwölf Prozent für Telekommunikation.
Zusammenarbeit heißt üblicherweise, dass IT und Einkauf gemeinsam Gespräche mit Lieferanten führen beziehungsweise mit ihnen verhandeln (70 Prozent). Auch Vertragsvereinbarungen und Bestellungen werden gemeinsam vorgenommen (67 Prozent). Das gilt weiter für die Lieferantenauswahl (66 Prozent) und für Ausschreibungen (61 Prozent).
Geht es dagegen um frühere Phasen im Beschaffungsprozess, agiert die IT-Abteilung meist allein. Das gilt etwa für Marktrecherche, Bedarfsplanung und Anforderungsaufnahmen.
Meist werden drei bis fünf Lieferanten eingeladen
Hauptgrund für den Zusammenschluss von IT und Einkaufsabteilung ist das Senken von Kosten. 76 Prozent der Befragten nennen dieses Ziel als erstes. Außerdem wollen die Unternehmen die Qualität der eingekauften Leistungen sicherstellen. Manche IT-Abteilungen zielen auch auf Unterstützung bei Lieferantenrecherche und -auswahl ab oder, allgemeiner formuliert, auf Entlastung.
Stichwort Lieferantenauswahl: 68 Prozent der Unternehmen laden drei bis fünf Anbieter zur Ausschreibung ein. Zwölf Prozent genügen ein bis zwei.
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Probleme bei der Zusammenarbeit von IT und Einkauf
Die Befragten sehen aber auch Gründe gegen eine Zusammenarbeit. So verfügten die Einkäufer nicht über das nötige Fachwissen, ein Punkt, den 57 Prozent der Studienteilnehmer "sehr wichtig" oder "wichtig" finden. In manchen Unternehmen werden die Entscheidungswege zu lang (46 Prozent) oder der Einkauf ist zu stark auf den Preis fixiert (43 Prozent).
Ebenfalls 43 Prozent sprechen von "schwieriger Zusammenarbeit", was sich beispielsweise auf die Kommunikation bezieht. Gut drei von zehn (31 Prozent) halten die Ziele von IT und Einkaufsabteilungen für nicht vereinbar.
Keine Kennzahlen für den IT-Einkauf
Ein weiteres Ergebnis der Studie: Mehr als jedes zweite Unternehmen (54 Prozent) hat keinerlei Kennzahlen für den IT-Einkauf entwickelt. Jeweils 23 Prozent messen das Verhältnis von IT-Einkaufsvolumen und Unternehmensumsatz sowie das von Einkaufsvolumen und Mitarbeiter. 17 Prozent analysieren das Verhältnis von Einkaufskosten und -volumen.
60 Prozent der Befragten sind im vorigen Jahr mit ihrem IT-Budget ausgekommen. 19 Prozent haben es überzogen, die verbleibenden 21 Prozent haben es unterschritten. Eine Mehrheit von 78 Prozent der Unternehmen berechnet das Budget jedes Jahr neu.