"Unser Unternehmen arbeitet bei jedem Projekt mit einem Standard-Template, das Best Practices festlegt", berichtet ein Manager eines Konsumgüter-Herstellers. Und weiter: "Dadurch haben wir durchgängig die nötigen Informationen über alle Projekte im Blick." Der Manager dürfte wohl zu den Firmen zählen, die Aberdeen in der Studie "Delivering Project Profitability" zu den erfolgreichen Teilnehmern zählt. An der Studie haben sich 315 Unternehmen beteiligt.
Die Unterschiede zwischen ihnen sind beträchtlich. Aberdeen kürt die erfolgreichsten Firmen zu "Best in Class" (BiC), das sind 20 Prozent aller Teilnehmer. Den Kontrast bilden die sogenannten "Laggards" (Trödler), zu denen Aberdeen 30 Prozent der Teilnehmer zählt. Die verbleibenden 50 Prozent bilden das Mittelfeld.
Den BiCs gelingt es laut der Studie, 91 Prozent ihrer Projekte im Zeitrahmen und 96 Prozent mit dem vorgesehenen Budget durchzuführen. Die Laggards stellen nur 35 Prozent der Projekte im Zeit- und 43 Prozent im Kostenrahmen fertig. Das Mittelfeld setzt 71 Prozent der Projekte termingerecht um. 80 Prozent bleiben im Kostenrahmen.
Ein Blick auf die Arbeitsweisen der Firmen zeigt, dass die Musterschüler ihre Projekte systematischer angehen als die anderen Teilnehmer. So definieren und dokumentieren 53 Prozent der BiCs Best Practices für das Projekt-Management. Bei den Schlusslichtern sind es nur 40 Prozent. 38 Prozent der Klassenbesten implementieren standardmäßig unternehmensweit Applikationen für das Projekt-Management. Unter den Laggards sind es dreizehn Prozent.
In 62 Prozent der BiC-Firmen setzen sich alle Projektbeteiligten regelmäßig zusammen, in Laggard-Unternehmen gilt das nur für 37 Prozent. Einer der Studienteilnehmer berichtet, in seinem Unternehmen träfen sich die Abteilungsleiter einmal pro Woche zu einer Besprechung. "Dadurch weiß jeder, wie hoch die Arbeitsbelastung in den anderen Abteilungen ist, und kann Ressourcen verleihen oder ausleihen", sagt er. Auch sei dadurch immer klar, wer welche Aufgaben übernehme. Es werde nichts doppelt erledigt.
Zum Einsatz von Tools: 75 Prozent der BiCs nutzen beim Projekt-Management Reporting-Tools und 70 Prozent Scheduling-Anwendungen. Bei den Laggards sind es mit 52 Prozent (Reporting) beziehungsweise 54 Prozent (Scheduling) deutlich weniger. 48 Prozent der Erfolgsfirmen automatisieren den Workflow mittels Anwendungen, aber nur 20 Prozent der Schlusslichter.
54 Prozent der Musterschüler erklären denn auch, Entscheider würden in Real Time über Unstimmigkeiten im Projektverlauf informiert. Unter den Laggards nehmen das nur 19 Prozent für sich in Anspruch. 43 Prozent der BiCs behaupten zudem, das Vorankommen der Projekte könne jederzeit in Real Time verfolgt werden. Bei den Laggards sind es dreizehn Prozent.
Change Management muss sehr früh beginnen
Unabhängig vom Abschneiden der Firmen wollten die Analysten wissen, woran Projekte scheitern. In dieser Frage herrscht weitgehend Einigkeit: Probleme tauchen vor allem dann auf, wenn das Change Management erst nach Projektstart beginnt.
Insgesamt scheint es beim Projekt-Management in erster Linie um’s Geld zu gehen. 50 Prozent aller Studienteilnehmer erklären verschärften Wettbewerb und den damit verbundenen Preiskampf zum Treiber Nummer Eins. 48 Prozent erklären darüber hinaus, niedrige Margen erlaubten keine Fehler. 37 Prozent kämpfen mit schrumpfenden Märkten.
Doch auch intern scheint nicht alles zum Besten zu stehen. Immerhin erklären 29 Prozent der Studienteilnehmer, nicht über ausreichend Skills zu verfügen. Zumindest punktuell hapert es außerdem an der Technik. Einer der Befragten erklärte den Analysten: "Unser größtes Problem sehe ich darin, dass Tools und Anwendungen nicht integrierbar sind. Wenn Daten mehrfach in verschiedene Applikationen einfließen, ist es schwierig, die Kontrolle zu behalten und Informationen zu konsolidieren."
Interner Widerstand gegen Tools für das Projekt-Management
Ein anderer berichtete vom Widerstand der Belegschaft gegen firmenweite Projekt-Management-Lösungen. Trotz aller Vorteile wie Effizienzsteigerung und besserer Kontrolle durch automatisierte und standardisierte Workflows nutze nicht jeder die Tools, erklärte er. Seine Vermutung: "Die Leute erkennen entweder den Wert dieser Systeme nicht oder haben Angst davor, sie zu benutzen."