500 IT-Abteilungen in den USA, Großbritannien und Südafrika wurden vom E-Mail-Management-Anbieter Mimecast für die Studie "The Shape of Email" befragt. Eines der zentralen Ergebnisse: Oft enthalten E-Mails überhaupt keine für den Job relevanten Informationen. Nur bei jeder dritten Nachricht, so die Studienauswertung, sei das anders. Während 25 Prozent der Mails im Posteingang als wesentlich eingestuft werden, gelten weitere 14 Prozent als unbedingt notwendig.
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Gleichzeitig bedeutet das, dass fast zwei Drittel (61 Prozent) der E-Mails als nicht oder kaum erforderlich für den Job eingestuft werden. 13 Prozent der Nachrichten im Posteingang sind privat, durchschnittlich sieben Prozent stufen die Befragten als Spam ein. Im Schnitt sind die Mehrzahl der E-Mails interne Nachrichten, die Mitarbeiter untereinander austauschen, die übrigen Nachrichten sind extern.
Moderne Arbeitsformen beeinflussen auch die Agenda der IT-Abteilungen, die sich mit den Sicherheitsaspekten mobiler Mail-Nutzung auseinandersetzen müssen. 39 Prozent der Umfrageteilnehmer äußern sich besorgt darüber, welche Folgen die mobile Nutzung von E-Mails auf die Sicherheit haben könnte. 41 Prozent sehen den Mail-Zugriff von überall als eine Sicherheitsherausforderung. Doch es gibt größere Aufreger. Für noch mehr Beunruhigung sorgen Viren, die per Mail versandt werden und allgemeine Sicherheitsverstöße beim Umgang mit E-Mails (jeweils 55 Prozent).
73 Prozent der Umfrageteilnehmer erlauben ihren Mitarbeitern den Zugriff auf soziale Netzwerke. In 55 Prozent der Unternehmen loggen die Mitarbeiter sich während der Arbeitszeit bei Business-Plattformen wie Linkedin ein oder dürfen das zumindest. Knapp die Hälfte (47 Prozent) der Firmen erlaubt die Nutzung sozialer Netzwerke wie Facebook. Ein Drittel der Befragten glaubt, dass sich durch den Einsatz sozialer Medien das E-Mail-Volumen reduziert hat. Die Studienautoren gehen davon aus, dass dieser Anteil noch weiter steigen wird.
Als eine wesentliche Herausforderung bezeichnen die Studienautoren das Lesen und anschließende Sortieren von erhaltenen Nachrichten in ihre jeweilige Relevanz. Um mit dieser Aufgabe so wenig Zeit wie möglich zu verbringen, gibt der Produktivitäts-Blog Lifehack.org die folgenden drei Tipps:
Drei Tipps für mehr E-Mail-Produktivität
1. Radikal abbestellen: Im ersten Schritt kündigt man alle Newsletter-Bestellungen, die man in den vergangenen 14 Tagen erhalten aber nicht gelesen hat. "Bleiben Sie realistisch und trennen Sie sich von unnötigen Abos", heißt es im Blog-Eintrag.
2. Keine Angst, etwas zu verpassen: Dass man einen Newsletter abbestellt, bedeutet nicht, dass man von der Informationsquelle abgeschnitten ist. Möchte man doch noch einmal etwas zu diesem Thema lesen, kann man schließlich immer noch die entsprechenden Internetseiten besuchen.
3. E-Mails automatisch in Ordner verschieben: Nachrichten die man nicht sofort lesen und bearbeiten muss - etwa Newsletter - sollte man automatisch vom Posteingang in einen Unterordner verschieben lassen. So bleibe die Inbox frei von E-Mails, die nicht wichtig sind, rät Lifehack.org. Wer Outlook nutzt, klickt dafür unter "Extras" auf "Regeln und Benachrichtigungen" und richtet dort Regeln ein.
Email-Management-Anbieter Mimecast hat die Studienergebnisse unter dem Titel "The Shape of Email" veröffentlicht. Für die Studie wurden 500 IT-Entscheider befragt (200 aus den USA, 200 aus Großbritannien und 100 aus Südafrika).