So langsam zeigt sich, was sich durch die Krise in der Arbeitswelt dauerhaft verändern wird, was dafür noch zu tun ist und wo die alte Realität ein Stück weit zurückkehrt.
Im Homeoffice arbeiten: Die Flexibilisierung der Arbeitswelt hat sich durch die Pandemie stark beschleunigt. Foto: marvent - shutterstock.com
Mit dem Ende der Homeoffice-Pflicht für Unternehmen stellt sich die Frage, welche Veränderungen der Arbeitswelt nach der Pandemie bleiben werden. Die Deutschen werden dabei wohl von widerstrebenden Gefühlen geplagt, das geht zumindest aus zwei Erhebungen des Umfrageinstituts YouGov hervor. Zwar sprechen sich fast zwei Drittel für eine weiterführende Option auf Homeoffice in bestimmten Branchen aus, aber Videokonferenzen will nach dem Ende der Pandemie nur noch jeder Dritte regelmäßig nutzen.
Aus Sicht der Arbeitspsychologin Silke Weisweiler von der Ludwig-Maximilians-Universität München stellen sich die Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter die Frage: "Wann habe ich früher zum Telefon gegriffen und wann habe ich mich persönlich getroffen?" Videokonferenzen haben diese Trennung aus ihrer Sicht verwischt und es besteht der Wunsch, beides wieder voneinander abzugrenzen. Daneben hat sie den Eindruck, "dass die Leute müde davon sind, ständig beobachtet zu werden". In einem Workshop habe ein Teilnehmer kürzlich beklagt: "Wenn ich in einem Meeting bin, dann hat mich ja auch früher nicht jeder ständig beobachtet." Genau dieses Gefühl entstehe jedoch in einer Videokonferenz.
Microsoft Teams - Hintergrund bei Videokonferenzen ändern
Microsoft Teams - Desktop-App Um die Einstellungen für den Hintergrund zu sehen, starten Sie als Organisator zunächst eine Besprechung. Teilnehmer erreichen die Option, wenn sie eine Einladung annehmen.
Microsoft Teams - Desktop-App Bevor das Meeting beginnt, lassen sich einige Audio- und Videoeinstellungen vornehmen. Klicken Sie in diesem Dialog auf „Hintergrundfilter“.
Microsoft Teams - Desktop-App Rechts sehen Sie nun eine Galerie mit den verfügbaren Hintergründen. Standardmäßig ist kein Filter aktiviert.
Microsoft Teams - Desktop-App Wählen Sie einen passenden Hintergrund aus (1). Dieser erscheint daraufhin als großes Vorschaubild im linken Fensterbereich (2).
Microsoft Teams - Desktop-App Nachdem Sie die Hintergrundeinstellungen geschlossen haben, klicken Sie auf den sonst verdeckten Button „Jetzt teilnehmen“.
Microsoft Teams - Desktop-App Auch während eine Videokonferenz läuft, lässt sich Ihr Hintergrund anpassen. Klicken Sie dazu auf die drei Punkte in der Menüleiste.
Microsoft Teams - Desktop-App Dann wählen Sie aus dem Pulldown-Menü den Eintrag „Hintergrundeffekte anwenden“.
Microsoft Teams - Desktop-App Markieren Sie ein passendes Bild, das in der eingeblendeten Galerie angezeigt wird, und klicken auf den Vorschau-Button.
Microsoft Teams - Desktop-App Sie sehen jetzt einen größeren Ausschnitt des Hintergrunds. Wenn er ihnen gefällt, klicken Sie auf die Schaltfläche „Anwenden und Video aktivieren“.
Microsoft Teams - Desktop-App Auch eigene Bilder lassen sich verwenden, indem Sie in den Hintergrundeinstellungen „Neuen hinzufügen“ auswählen.
Microsoft Teams - Desktop-App Im neuen Dialog navigieren Sie zum gewünschten Bild auf Ihrem PC, selektieren es und bestätigen mit dem Öffnen-Button.
Microsoft Teams - Desktop-App Teams sortiert Ihren Hintergrund als letztes Bild in die Galerie ein, sodass Sie etwas nach unten scrollen müssen. Am Häkchen erkennen Sie, dass es bereits ausgewählt ist. Klicken Sie nun auf „Übernehmen“, um es direkt zu aktivieren.
Microsoft Teams - Desktop-App Anschließend ist der neue Hintergrund für alle Teilnehmer sichtbar. Die rechts noch eingeblendete Leiste mit den Hintergrundeinstellungen können Sie nun schließen.
Flexibilität beim Arbeitsort
Trotzdem sieht die Expertin für Personalmanagement auch Vorteile: "Ein großes Pro beim Homeoffice ist die Flexibilität für die Arbeitnehmer bei der Örtlichkeit. Der Arbeitsweg fällt weg, vor allem für Familien mit Kindern ist das praktisch." Doch vor allem für neue Mitarbeiter könne es schwer werden, sich in die Gruppendynamik am Arbeitsplatz einzuordnen. Genauso bestehe das Risiko, dass Arbeitnehmer, die schon länger dabei sind, in eine schleichende Isolation geraten. Insgesamt sieht Weisweiler die soziale Eingebundenheit im Unternehmen in Gefahr. Die Chefetage sollte das im Blick behalten: "Führungskräfte müssen entscheiden, wann Präsenz sinnvoll ist und wann nicht."
Dass dennoch eine Rückkehr zu einer Arbeitswelt wie vor der Pandemie in bestimmten Branchen unwahrscheinlich ist, bestätigt die Deutsche Bank. In einer konzerninternen Umfrage habe die überwiegende Mehrheit angegeben, dass sie künftig zwischen einem und drei Tagen in der Woche von zu Hause arbeiten will hieß es auf Anfrage. Derzeit laufen die Beratungen mit dem Betriebsrat, wie dieses "hybride Arbeiten" umgesetzt werden soll. Auch die Führungskultur will das Bankhaus anpassen, den Angaben zufolge sollen die Führungskräfte hierbei mit Lernmodulen unterstützt werden.
Führen auf Vertrauensbasis
Die Notwendigkeit dazu sieht auch Weisweiler: "Aus meiner Sicht sind Führungskräfte nicht gut auf das Führen aus der Ferne vorbereitet", auch sie plädiert für Weiterbildungen und auch für Selbstkritik. Besonders das Vertrauen in die Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter sei wichtig: "Für die Führungskultur gilt, wenn kein Vertrauen in Präsenz vorherrscht, dann ist es auch nicht im Homeoffice da. Ohne Vertrauen funktioniert das nicht, das hat auch Auswirkungen auf die Leistung." Ein Mangel könne weitreichende Folgen haben: Es sei erwiesen, dass mehr Fehler passieren, wenn Mitarbeiter das Gefühl haben, kontrolliert zu werden.
Wie Führungskräfte Teams im Homeoffice leiten
Tipps zur virtuellen Mitarbeiterführung Seit der Pandemie gehört virtuelle Mitarbeiterführung zu den Standartaufgaben für jeden Vorgesetzten. Wir haben die wichtigsten Learnings aus dieser Zeit zusammengefasst.
Unterschiedliche Arbeits- und Lebensumstände anerkennen Zu den größten Herausforderungen zählen die unterschiedlichen Voraussetzungen, womit Teammitglieder bei der Heimarbeit konfrontiert sind. Nicht jeder hat ausreichenden Raum für ein separates Home-Office. Dazu kommen Ablenkungen wie Kinder, Haustiere oder bei Singles ein Gefühl der Isolation. All das hat Einfluss darauf, wie und zu welchen Zeiten Mitarbeiter ihre Aufgaben am besten erledigen können. Vorgesetzte, die offen Verständnis für individuelle Situationen zeigen, schaffen die Grundlage einer vertrauensvollen Zusammenarbeit.
Stress-Level steuern Permanenter Stress im Home-Office ist keine gute Voraussetzung, um kontinuierlich gute Arbeit zu leisten. Wer als Führungskraft vermittelt, dass es okay ist, nicht immer perfekt zu funktionieren, nimmt Mitarbeitern etwas den Druck in der Gewöhnung an die neue Normalität. Vielen fällt es mit dieser Gewissheit leichter, Deadlines einzuhalten und den Erwartungen zu entsprechen.
Regelmäßigen Kontakt pflegen Ein tägliches Gespräch mit Chefin oder Chef - ist das nicht zu viel der Kommunikation? Nein, denn insbesondere bei der digitalen Mitarbeiterführung ist die Regelmäßigkeit des Austauschs entscheidend. Nur so lässt sich einschätzen, ob alles wie besprochen läuft und sich alle im Team den Anforderungen gewachsen fühlen. Missverständnisse und Fehler passieren - ähnlich wie im Büro - vor allem, wenn zu wenig kommuniziert wird.
Neue Technologien nutzen Nur mit Personen, zu denen man regelmäßigen Kontakt pflegt, können Beziehungen entstehen. Das funktioniert im Zeitalter des digitalen Austauschs über zahlreiche Kommunikationskanäle. Moderne Videokonferenz-Tools wie Zoom, Teams, Google Meet etc. ermöglichen eine Kommunikation von Angesicht zu Angesicht und machen sichtbar, wie es allen Teammitgliedern geht.
Kommunikationsregeln festlegen Dezentral organisierte Teamarbeit funktioniert am effektivsten, wenn sich alle über die Grundregeln der Kommunikation einig sind. Vorgesetzte können für klare Verhältnisse sorgen, indem sie Häufigkeit, Zweck und Timing des Austauschs und die dafür priorisierten Kanäle festlegen. Videokonferenzen sind in der Regel die erste Wahl für die tägliche Gruppenbesprechung. Gerade größere Gesprächsrunden lassen sich durch simple Tricks so strukturieren, dass auch Meetings mit hoher Teilnehmerzahl geordnet und effektiv ablaufen. Wenn es um dringliche Angelegenheiten oder Nachfragen geht, sind andere Kanäle wie Instant Messaging der bessere Weg. Unified-Communications-Plattformen ermöglichen eine Vielzahl von Anwendungen und Kommunikationskanälen.
Erwartungen definieren Oft werden beim Übergang von der klassischen Büroarbeit ins Home-Office Aufgaben innerhalb eines Teams neu verteilt oder kommen neue hinzu. Damit Mitarbeiter diese erfüllen können, muss klar sein, was genau von ihnen erwartet wird. Manchen mag es außerhalb der gewohnten Büroatmosphäre anfangs schwerfallen, Aufträge zu priorisieren. Gemeinsam kann geklärt werden, welche Aufgaben Priorität haben und zu schaffen ist. Einfach davon auszugehen, dass jeder weiß, was zu tun ist, ist kontraproduktiv. Besser ist, von Anfang an eine Feedback-Schleife zu vereinbaren, um Erwartungen anzupassen und in den bekannten Applikationen zu dokumentieren.
Ein gemeinsames Ziel verfolgen Teams funktionieren vor allem dann, wenn alle Mitglieder eine gemeinsame Mission verfolgen. Das dabei entstehende Gemeinschaftsgefühl hilft auch, Unsicherheiten zu überwinden und mit ungewohnten Arbeitssituationen umzugehen. Wenn jeder weiß, was er zum gemeinsamen Erfolg beiträgt, ist das die beste Motivation, Höchstleistungen zu erbringen. Erfolge sollten außerdem gewürdigt werden.
Auf die Ergebnisse konzentrieren Wie lassen sich Engagement und Selbstverantwortung fördern? Indem Führungskräfte sich auf die gewünschten Ergebnisse konzentrieren und Teammitgliedern den Freiraum lassen, selbst einzuteilen, wie sie zum Ziel kommen wollen. Voraussetzung dafür ist ausreichend Zeit und zuvor aufgebautes Vertrauen. Ist das der Fall, lässt sich auf diesem Weg nicht nur die Kreativität der Mitarbeiter fördern, sondern auch kräftezehrendes Mikromanagement vermeiden. Virtuelle Brainstorms lassen sich beispielsweise in Breakout-Räume aufteilen. Kleinere Teams können dadurch in separaten Sitzungen arbeiten und ihre Ideen sammeln, die anschließend in der größeren Runde präsentiert werden.
Strikte Kontrollmechanismen vermeiden Regelmäßige Kommunikation und klare Zielvorgaben sind wichtig. Sie dürfen aber nicht dazu führen, dass Mitarbeiter das Gefühl bekommen, im Home-Office überwacht zu werden. Vorgesetzte, die mehrmals täglich penible Rückmeldungen zu erledigten Arbeitsschritten einfordern, signalisieren damit fehlendes Vertrauen. Sie riskieren zudem, dass Teams den Fokus verlieren. Beratung und Betreuung sind besser als strikte Kontrolle.
Neue Team-Mitglieder integrieren Als neues Mitglied in ein dezentral arbeitendes Team zu kommen, kann zur Herausforderung werden, weil sich die Dynamik einer Gruppe anfangs schwerer erspüren lässt. Umso wichtiger ist es, Neulingen zu Beginn ihrer Tätigkeit das Gefühl zu geben, Teil der Gruppe zu sein. Unternehmen, die bereits über längere Erfahrung in dezentralem Arbeiten verfügen, haben dies zum festen Bestandteil ihres Onboardings gemacht.
Das Wir-Gefühl stärken Selbst in gut funktionierenden Arbeitsumfeldern kann es gelegentlich zu Unsicherheiten, Unzufriedenheit oder Ängsten der Mitarbeiter kommen. Die Aufgabe von Führungskräften besteht darin, Teams davor zu schützen. Das gelingt am besten, wenn auch die sozialen Aspekte der gemeinsamen Arbeit berücksichtigt werden. Dafür braucht es keine verpflichtenden gemeinsamen Kaffeepausen, aber von Zeit zu Zeit die Gelegenheit für einen lockeren Austausch, der Mitarbeitern das Gefühl gibt, trotz der Distanz wahrgenommen zu werden. Virtuell lässt sich der Teamgeist auch fördern, wenn zur Abwechslung mal eine Happy Hour, ein virtuelles Quizzen oder ein gemeinsames Essen per Videochat organisiert wird.
Auch der Versicherungskonzern Allianz propagiert für die Zeit nach der Pandemie ein "New Work Model", gibt sich aber bewusst selbstkritisch. Fernarbeit werde auf vorproduzierten Fotos "oft idealisiert", heißt es auf einer Infoseite. "Die Realität sieht jedoch anders aus." Unter anderem mit dem Thema Privatsphäre müsse man sich dabei sorgfältig auseinandersetzen. Dass dies ein wichtiges Thema ist, bestätigt Silke Weisweiler auch aus dem Kontakt zu ihren Studierenden. Diese stellen sich ihr zufolge in Vorlesungen die ganz praktische Frage: "Wieso soll ich die Kamera in meinem privaten Umfeld anmachen?" Dort will man der Psychologin zufolge nicht ständig gesehen werden.
Doch es gab besonders zu Beginn der Pandemie nicht nur die Erwartung, dass sich die interne Organisation von Unternehmen dauerhaft verändern wird. Auch Dienstleistungen wie Wartung und Beratung sollten in Zukunft vermehrt digital stattfinden. Eindrückliches Zeugnis dessen waren die Kurssprünge an der Börse, die Anbieter von Videotelefonie- und anderen Fernwartungsdiensten in immer neue Höhen trieben. Doch die Hoffnungen auf dauerhafte Popularität könnten nicht nur durch die Rückkehr ins Büro gedämpft werden.
Den Umfrage-Ergebnissen von YouGov zufolge wollen nur acht Prozent der Deutschen nach dem Ende der Pandemie weiterhin regelmäßig Beratungsangebote per Videochat nutzen. Auch Fort- und Weiterbildungen will die überwältigende Mehrheit lieber wieder in der analogen Welt besuchen. (dpa/rs)
Arbeitsrecht im Homeoffice
Rechte und Pflichten im Home-Office Auch im Home-Office gilt das Arbeitsrecht. Welche Rechte und Pflichten Arbeitnehmer und Arbeitgeber haben, erklärt Claudia Knuth, Fachanwältin für Arbeitsrecht im Hamburger Büro der Kanzlei Lutz Abel.
Der Arbeitgeber entscheidet Der Arbeitnehmer hat keinen Anspruch auf einen mobilen oder häuslichen Arbeitsplatz. Letztlich entscheidet der Arbeitgeber, dem die Gestaltungsfreiheit der betrieblichen Organisation zusteht.
Rechtslage beachten Wer Ausdrucke, Dateien oder weitergeleitete E-Mails mit nach Hause nimmt, riskiert arbeitsrechtliche Sanktionen, je nach Sensibilität der Informationen sogar bis hin zur Kündigung. Mitarbeiter sollten sich daher vorher mit dem Arbeitgeber genau abstimmen, ob und welche Firmenunterlagen sie mit nach Hause nehmen dürfen.
Voraussetzungen prüfen Grundsätzlich muss die Tätigkeit des Mitarbeiters dafür überhaupt geeignet sein. Betriebliche Termine, Kundentermine und Besprechungen sollten Vorrang haben. Wenn die Mobilarbeit ohne Störung in die betrieblichen Abläufe eingefügt werden kann, sollte außerdem die gleiche Effizienz der Arbeitsleistung wie bei Präsenzarbeit sichergestellt werden.
Arbeitszeiterfassung klären Anstatt zum Arbeitsbeginn und -ende ein- und auszustempeln, sollte im Home-Office notiert werden, wie lange der Arbeitnehmer am Tag in der Woche gearbeitet hat. Voraussetzung dafür ist eine vertrauens- und ergebnisorientierte Arbeitskultur, da die Zeiterfassung schwerer kontrolliert werden kann. Das Arbeitszeitgesetz gilt auch außerhalb des Büros: Die Höchstarbeitszeit pro Tag (maximal zehn Stunden), die Ruhezeiten (mindestens elf Stunden) sowie das Sonn- und Feiertagsverbot müssen eingehalten werden.
Datenschutz sicherstellen Der Arbeitgeber muss die nötigen Schutzvorkehrungen treffen. Zum Beispiel kann über die Nutzung von VPN-Verbindungen ein sicherer Datentransfer garantiert werden. Wichtig ist, dass nur vom Arbeitgeber freigegebene Software und Dateien verwendet werden. Der Mitarbeiter muss sicherstellen, dass außer ihm niemand, auch keine Familienangehörigen, Zugang zu den verwendeten mobilen Endgeräten erhält. Außerdem dürfen Passwörter nicht an Dritte weitergegeben werden oder fahrlässig leicht zugänglich aufbewahrt werden.
Mitspracherechte des Betriebsrats Der Betriebsrat hat bei der Entscheidung für oder gegen mobiles Arbeiten kein Mitspracherecht. Bei manchen Änderungen allerdings schon, zum Beispiel bei Änderung der Arbeitszeiten, der Nutzung von noch nicht mitbestimmten technischen Einrichtungen, der Verhütung von Arbeitsunfällen oder bei Versetzungen. Durch den neu eingeführten Paragrafen 87, Absatz 1, Nummer 14 des Betriebsverfassungsgesetzes (BetrVG) wurden die Mitbestimmungsrechte ergänzt, sodass der Betriebsrart auch in den Planungsprozess einbezogen werden sollte.
Kostenübernahme Wenn der Arbeitgeber Home-Office gewährt, muss er auch die erforderlichen Kosten übernehmen. Das schließt die Büroausstattung, die technische Ausstattung und die Telekommunikationskosten mit ein. Entweder wird der Arbeitnehmer mit allem Notwendigen ausgestattet oder er nutzt seine eigenen Endgeräte ("Bring your own Devices"). Für welche Variante oder Mischkonstellation man sich auch entscheidet, eine vertragliche Grundlage ist unverzichtbar.