Die Ausgangssituation wird von SER so beschrieben: "Bisher waren die Verwaltung der Verträge und die Überwachung von Fristen sehr aufwendig. Die große Anzahl der Verträge – mehr als 4000 allein in der Objektverwaltung – ließ sich ohne professionelles Vertragsmanagement nur schwer beherrschen." Mit der Einführung elektronischer Vertragsakten sollen Objekt- und Vertragsdaten miteinander gekoppelt werden, so dass ihre Verwaltung und Bearbeitung zügiger von statten geht.

Bis zu 50 User gleichzeitig

Die elektronischen Vertragsakten werden nun mit den Objektakten verzahnt, so dass anhand der hinterlegten Objektnummer sowohl aus der Vertrags- als auch aus der Objektakte Verträge aufgerufen, angezeigt und bearbeitet werden können. Bis zu 50 User können gleichzeitig mit den Vertragsakten arbeiten. Dazu gehören Mitarbeiter der Objektverwaltung, der Geschäftsführung sowie unterschiedliche Bereichs- und Abteilungsleiter.

Altakten werden nun komplett digitalisiert, und nicht mehr benötigte Wartungsverträge sollen leichter identifiziert und gekündigt werden. Der ECM-Projektleiter Thomas Steiner betont: "Die Fristenüberwachung ist für uns die wichtigste Funktion des neuen Vertragsmanagements. Die Vertragsüberwachung erinnert die Mitarbeiter rechtzeitig an mögliche Kündigungsfristen, so dass keine 'Altleichen' mehr mit durchgeschleppt werden wie zum Beispiel Wartungsverträge für Hardware, die längst nicht mehr im Einsatz ist."

Auch E-Mail und Microsoft Office-Dokumente im ECM

Neben Objekt- und Vertragsmanagement hat Edeka Nord bereits folgende Bereiche in ECM-Systeme überführt: Archivierung inklusive E-Mail (Lotus Notes) und MicrosoftMicrosoft Office-Dokumente, Verarbeitung von Eingangsrechnungen und Freigabeprozesse für Waren- und Kostenrechnungen. Die Personalabteilung arbeitet überdies seit 2006 mit elektronischen Personalakten. Alles zu Microsoft auf CIO.de