Die Hoshin Kanri X-Matrix
Planung und Umsetzung von Unternehmenszielen
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Hoshin Kanri, japanisch für Kompassnadel und im Englischen als Policy Deployment bekannt, ist ein unternehmensumfassendes Planungs- und Steuerungssystem. Es stellt sicher, dass die strategischen Ziele eines Unternehmens bereichsübergreifend heruntergebrochen und weitervererbt werden sowie Maßnahmen gesteuert beziehungsweise Fortschritte vorangetrieben werden.
Die unnötige Verschwendung von Zeit und Ressourcen, die durch schlechte Führung und Kommunikationsprobleme entstehen, sollen durch die Verwendung von Hoshin Kanri vermieden werden. Hoshin Kanri zeigt auf, welche Handlungen welchen Beitrag zur Strategie-Erreichung leisten.
Der Hoshin-Kanri-Prozess
Die wesentlichen Elemente des Hoshin-Prozesses lassen sich in sieben Prozessschritte gliedern.
1. Festlegen der organisatorischen Vision
Das Wichtigste in einem Unternehmen ist eine Strategie, die den Weg vorgibt und die Organisation langfristig in die Zukunft trägt. Die Phase zur Missions- und Visions-Entwicklung und Formulierung erfolgt im Top-Management. In diesem Schritt wird ein erstrebenswerter und gewünschter Zustand des Unternehmens definiert, der über allen weiteren Zielen steht.
2. Durchbruchziele für drei bis fünf Jahre festlegen
Im zweiten Schritt werden Durchbruchsziele definiert, die festlegen, was das Unternehmen in den nächsten drei bis fünf Jahren erreichen möchte. Diese sehr ambitionierten und hoch gesteckten Ziele sind mit der in der ersten Phase festgelegten Mission verwandt. Hierfür wird die nächste Führungsebene mobilisiert und dadurch eine "Visionsgemeinschaft" gebildet. Ein sehr geeignetes Hilfsmittel kann die von Kaplan & Norton entwickelte Balanced Scorecard sein.
3. Jahresziele
Die in Prozessschritt 2 groß angelegten Ziele werden nun in mit den Bereichsverantwortlichen und dem mittleren Management in Jahresziele übertragen. Diese Ziele zum Beitrag des Unternehmenserfolgs und für die Steuerung aller Mitarbeiter werden zu Benchmarks, die die Fortschritte bei der Erreichung der drei- bis fünfjährigen Durchbruchziele messen. Diese Ziele sowie die Durchbruchziele aus Phase 2 sollten SMART formuliert sein.
4. Ziel-Kaskaden in Bereichen und Abteilungen
Die Jahresziele des Unternehmens und der Fachbereiche müssen sich zu praktikablen Zielen entwickeln, die auf Abteilungs- oder idealerweise auf Gruppe- und Teamebene heruntergebrochen und zugeordnet werden können. Durch Aufschlüsselung der Ziele werden Pläne und Maßnahmen für jede Ebene erstellt, und in diesen Plänen werden Maßnahmen beschrieben, die zur Erreichung der Ziele ergriffen werden sollten.
Zu diesen Plänen gehören beispielsweise umfassendere Aktivitäten oder Einzelmaßnahmen, deren Umsetzung als ProjektProjekt im Laufe des Jahres geplant ist.
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- 5 Projektphasen
Es gibt fünf verschiedene Phasen eines Projekts: Initiierungsphase, Planungsphase, Ausführungsphase, Überwachungsphase und Abschlussphase. - 10 Wissensfelder
Innerhalb des Projektmanagements repräsentieren unterschiedliche Wissensfelder verschiedene Sammlungen von Konzepten, Begriffen und Handlungsempfehlungen für spezialisierte Bereiche des Projektmanagements. Insgesamt gibt es zehn verschiedene Wissensfelder, die die fünf Phasen eines Projektes überlagern. Die zehn Wissensfelder sind: Project Integration Management, Project Scope Management, Project Time Management, Project Cost Management, Project Quality Management, Project Human Resource Management, Project Communications Management, Project Risk Management, Project Procurement Management und Project Stakeholder Management. - Accepted Deliverables
Ein Accepted Deliverable (akzeptierter Liefergegenstand) kann ein fertiges Produkt, ein Dokument, Service oder jede Art von Ergebnis sein, das vom Projekt-Initiator oder einem anderen Berechtigten genehmigt wurde. Der Ausdruck kann sich auch auf Teile von Produkten, Dokumenten oder Services beziehen, die in einer Phase des Projekts gecancelt wurden. Entscheidend ist, dass diese Liefergegenstände vorher autorisiert wurden. - Business Need
Eine geschäftliche Notwendigkeit kann durch interne oder externe Faktoren entstehen. Zu diesen Faktoren zählen zum Beispiel: neue Regulatorien oder rechtliche Anforderungen, technologischer Fortschritt oder technologische Grenzen, Markt- oder Wettbewerbsveränderungen. Der Business Need wird als Input innerhalb des SOW (Statement of Work) verstanden. - Change Control Board (CCB)
Das Change Control Board - auch unter dem Begriff Änderungssteuerungsmanagement bekannt - versteht man eine formelle Gruppe, die dazu da ist, Change Requests (siehe nächstes Bild) von Seiten des Projektteams zu überprüfen, planen, abzusegnen oder zu kommunizieren. - Change Requests
Unter Change Requests versteht man formelle Anfragen, die das Projektteam an die Änderungssteuerungsgruppe (CCB) richtet, um entweder eine Handlung zu verhindern oder zu korrigieren, Mängel auszuräumen oder Änderungen an Prozessen, Kosten oder Budgets durchzuführen. Diese Change Requests werden als Output innerhalb des integrierten Änderungssteuerungsprozesses verstanden. - Close-out-Phase
Im Projektmanagement ist die Close-out-Phase - oder Abschlussphase - die finale Stufe, in der die Projektaktivitäten zum Abschluss gebracht werden. Dazu gehört beispielsweise die Dokumentation der Kundenzufriedenheit. Sämtliche Projekt-Zuständigkeiten und -Verbindlichkeiten werden mit dieser Phase beendet. Auch die Dokumentierung von Erfahrungswerten gehört zur Close-out-Phase. - Composite Organization
Die Composite Organization ist eine Organisationsform, die sich dadurch auszeichnet, dass eine Ebene des mittleren Managements besteht. Von dieser Ebene aus besteht eine Interaktion mit Projektmanagern aller Ebenen. - Cost Forecasts
Kostenschätzungen stellen die gegenwärtigen Kosten einer Kostenbasis gegenüber. Sie werden dazu benutzt, den ETC (estimate to complete oder gschätzter Restaufwand) zu berechnen. Normalerweise wird eine Kostenschätzung in Form der CV (Cost Variance) oder des CPI (Cost Performance Index) ausgedrückt. - Deliverables
Deliverables - also die Liefergegenstände - sind im Regelfall greifbare Produkte oder Projekt-Ergebnisse, die sowohl eindeutig identifzierbar, als auch verifizierbar sind und für den Abschluss des Projekts (oder Teile davon) notwendig sind. - Earned Value (EV)
Earned Value - der Fertigstellungswert - bemisst, wieviel Arbeit im Vergleich zum zuvor festgelegten Budget geleistet wurde. - Enterprise Environmental Factors
Unter Enterprise Environmental Factors versteht man interne Faktoren der Unternehmensumwelt, die das Ergebnis eines Projektes beeinflussen können. Solche Faktoren können sein: Gesetzesänderungen, interne Prozesse und Methoden, Technologie, Mitarbeiter sowie die Risikobereitschaft von Management oder Stakeholdern und die Unternehmenskultur. - Enterprise Project Management Office (EPMO)
Im Unterschied zum PMO (Project Management Office), handelt es sich beim EPMO um eine strategisch ausgerichtete Variante, deren Aufgabe es ist, die Ausführung von Projekten in Einklang mit der strategischen Ausrichtung eines Unternehmens zu bringen. Alle Projekte und die damit verbundenen Aktivitäten werden daher auf die Erreichung der Geschäftsziele abgestimmt. Das soll sicherstellen, dass keine Projekte intiiiert werden, die keinen gesteigerten Wert für das Geschäft besitzen. - Executing Phase
Die Ausführungsphase eines Projektes beinhaltet die Durchführung der eigentlichen Schritte, die im Project Management Plan festgelegt wurden und für den Abschluss des Projekts zwingend erforderlich sind. Während dieser Phase kann es zu Veränderungen bei den Faktoren Kosten, Qualität und Ressourcen kommen, die wiederum Change Requests hervorrufen können. Das kann eine Überarbeitung und/oder Anpassung des Project Management Plan erforderlich machen. In der Ausführungsphase wird ein bedeutender Teil des finanziellen Budgets verwertet, denn die eigentliche Arbeit findet hier statt. - Expert Judgment
Eine Expertenschätzung kann sowohl durch interne (Projektmanager, PMO), als auch externe (Prüfinstitutionen) Quellen erfolgen und bezieht sich auf die administrativen Handlungen, die zum Abschluss eines Projektes nötig sind. - Functional Organization
Die Functional Organization repräsentiert die in Unternehmen am häufigsten etablierte Hierarchie-Struktur: Jeder Mitarbeiter berichtet an einen Vorgesetzten und Abteilungen werden nach Wissensfeldern bzw. Expertise gegliedert. In dieser Art der Organisation werden Projekte folglich abteilungsspezifisch ausgewählt und abgeschlossen. - Initiating Phase
Die Initiierungsphase steht am Beginn eines jeden Projekts. Hier werden bestimmte Prozesse angestoßen, die nötig sind, um ein neues oder bereits bestehendes Projekt und dessen Umfang zu definieren. In dieser Phase werden auch alle Details und Anforderungen der Projektarbeit, sowie dessen finanzielle Ressourcen festgelegt. Die am Projekt beteiligten Stakeholder werden ebenfalls in der initiating phase identifiziert. - Integrated Change Control Process
Der integrierte Änderungssteuerungsprozess bezeichnet den Prozess der Überprüfung, Steuerung, Freigabe, Kommunikation und Dokumentation von spezifischen BEreichen des Projekts - zum Beispiel Liefergegenstand, Dokumente oder Pläne. - Matrix Organization
Die Matrix-Organisation kombiniert funktionelle und projektbezogene Merkmale und kann - je nach Einfluss des Managements auf verschiedenste Bereiche - schwach, ausgeglichen oder stark ausgeprägt sein. Wenn das Management in bestimmten Bereichen mehr Einfluss ausübt als in anderen, kann eine Matrix-Organisation geschwächt werden. Wenn das Management hingegen in jedem funktionalen Bereich Synergien anstrebt, um zufriedenstellende Projektergebnisse zu gewährleisten, die im Einklang mit den Geschäftszielen stehen, kann die Matrix Organization ihre Stärken voll und ganz ausspielen. - Monitoring and Controlling Phase
In der Überwachungsphase eines Projekts werden Prozesse angestoßen, die zur Messung und Analyse des Projektfortschritts und der Projektplanung nötig sind. Die in der Planungsphase festgelegten Parameter werden hier nochmals überprüft. Die Identifikation von Problemen oder Änderungs-Erfordernissen kann an diesem Punkt einen beträchtlichen Dokumentations-Aufwand verursachen. Zudem können weitere Abnahmen bzw. Freigaben nötig werden, falls Änderungen am Project Management Plan erforderlich werden. Die Überwachungsphase zieht sich über die Dauer des gesamten Projekts - ab der Ausführungsphase. - Organizational Process Assets
Unter dem Begriff Organizational Process Assets versteht man die Eingangs- und Ausgangswerte von Organisationsprozessen. Dazu gehören interne Prozesse, Planungen oder Datenbanken eines Unternehmens. - Organizational Project Management (OPM)
Das Organizational Project Management (OPM) bezeichnet eine strategisch ausgerichtete Ausführungsumgebung. Diese verstrickt Projekt-, Programm- und Portfoliomanagement mit internen Methoden und Erfahrungswerten, um die Leistungsfähigkeit zu steigern, einen Wettbewerbsvorteil und optimale Ergebnisse zu erlangen. - Planned Value (PV)
Der Planned Value (PV) - oder geplanter Wert - bezeichnet das freigegebene Budget für eine geplante Arbeit. Auch wenn das Budget für ein geplantes Projekt in jeder Phase der Projektarbeit zugeteilt wird, lässt sich mit Hilfe des PV ermitteln, wieviele und welche Aufgaben zu einem bestimmten Zeitpunkt der Projektarbeit bereits erfüllt sein sollten. - Planning Phase
Die Planungsphase folgt auf die Initiierungsphase eines Projekts. Hier werden verschiedene Prozesse angestoßen, die zu Tage fördern sollen, wieviel Aufwand, Arbeitseinsatz und welche Zielvorstellungen einem Projekt innewohnen. In dieser Phase wird beispielsweise auch der Project Management Plan und andere Dokumente, die zum Abschluss erforderlich sind, erstellt. Die Planungsphase ist also von essentieller Bedeutung für die Projektarbeit. Ihr Ziel ist es, Methoden, Hanldungen, Zeit- und Kostenaufwand, Qualitätserfordernisse und Risiken eines Projekts zu definieren und dokumentieren, um die Projektarbeit strategisch ausrichten zu können. Entsprechend sollten Projektmanager in die Planungsphase besonders viel Zeit und Aufwand stecken, um das Risiko von Fehlern, Mehrarbeit und dem Scheitern des Projekts möglichst gering zu halten. - Portfolio Management
Um strategische Anforderungen zu erfüllen, können Unternehmen Projekte, Programme oder Sub-Portfolios gruppieren, organisieren oder priorisieren. Das Portfoliomanagement ähnelt dem Programmmanagement in Projekten, allerdings mit einem deutlich stärkeren Fokus auf die gesamtstrategische Ausrichtung. - Product Scope
Unter dem Product Scope versteht man die dokumentierten Einzelheiten eines Produkts, Services oder Ergebnisses. Der Product Scope wird auch als Input im SOW (Statement of Work) verstanden. - Program Management
Wenn ein Unternehmen verschiedene, ähnliche Projekte, Aktivitäten oder Programme fährt, können diese gruppiert und gemeinsam gemanagt werden, weil das in der Regel effizienter ist. Das versteht man unter Programmmanagement in Projekten. - Project
Im Projektmanagement wird ein Projekt definiert als eine temporäre Aktion, deren Zweck die Erschaffung / Gestaltung eines eigenständigen Produkts, Services oder Ergebnisses ist. Ein Projekt muss einen definierten Beginn und ein Ende aufweisen. Dabei kann sich das Projekt über einen kurzen oder längeren Zeitraum erstrecken - es ist aber in jedem Fall zeitlich begrenzt. Initiiert werden Projekte in der Regel von Personen oder Gruppen, die nicht direkt beteiligt sind - etwa der Vorstand eines Unternehmens. - Project Charter
Das Project Charter bzw. der Projektauftrag, ist das erste formale Dokument, das vom Initiator eines Projekts erstellt wird. Der Projektauftrag berechtigt einen Projektmanager den Launch in die Wege zu leiten und für die Bereitstellung der nötigen Ressourcen zu sorgen. Der Zweck des Project Charter ist es, die für das Projekt nötigen Aktivitäten vorherzusagen bzw. einschätzen zu können. Parameter, die ein Projektauftrag beinhaltet sind beispielsweise Start- und Endzeitpunkt des Projekts oder die Schlüsselfaktoren für dessen Erfolg. - Project Communications Management
Project Communications Management - zu deutsch Projektinformationsmanagement - stellt ein Wissensfeld des Project Managements dar. Hierbei geht es um die Planung, Ausführung und Überwachung der projektinternen Kommunikation. - Project Cost Management
Das Wissensfeld Kostenmanagement in Projekten bezieht sich auf alle Aspekte der Budgetierung und des Controllings der Projektarbeit. - Project Governance
Unter dem Begriff Project Governance versteht man ein Framework, das dem Projektteam Prozesse, Werkzeuge und Methoden zur Entscheidungsfindung zur Verfügung stellt, die den erfolgreichen Abschluss des Projektes gewährleisten sollen. - Project Human Resource Management
Das Personalmanagement in Projekten bezeichnet die Planung und das Management aller HR-Angelegenheiten, die in Zusammenhang mit dem Projekt stehen. - Project Integration Management
Das Wissensfeld des Integrationsmanagements in Projekten beinhaltet die Erstellung von grundlegenden Dokumenten sowie die Steuerung, Überprüfung und das Management der gesamten Projektarbeit. - Project Lifecycle
Der Lebenszyklus des Projekts umfasst eine Reihe von Projekt-Phasen bzw. Prozessgruppen: die Initiierungs-, Planungs-, Ausführungs- und Überwachungsphase sowie den Abschluss des Projekts. - Project Management (PM)
Wenn Projektmanager und Projektteams spezifische Prozesse, Wissen und Fertigkeiten, Techniken und Tools sowie Inputs und Outputs dazu nutzen, Projekt-Anforderungen erfolgreich erfüllen zu können, nennt man das Projektmanagement. - Project Management Office (PMO)
Ein Projektmanagementbüro (PMO) bezeichnet eine Gruppe von Menschen, die damit betraut ist, Projekte, Programme und Portfolios innerhalb von Organisationen zu managen, zu unterstützen oder zu überprüfen. - Project Management Plan
Sobald der Projektauftrag abgesegnet ist, wird der Projektmanagementplan erstellt. Basierend auf dem Inhalt des Project Charter werden die Einzelheiten des Projekts und seine Parameter hier noch einmal in aller Ausführlichkeit dargelegt. Dieses Dokument sollte Basis-Informationen zu Projektumfang, -Zeitplan und -Kosten beinhalten. Zudem sollten auch spezifische Pläne zu jedem Wissensfeld darin enthalten sein. Darüber hinaus kann der Project Management Plan auch Detailinformationen zu Abläufen, Aufgaben und Entscheidungsfindungen beinhalten. Der Projektmanagementplan ist eines der wichtigsten Dokumente beim Project Management. - Project Manager (PM)
Ein Projektmanager ist ein Individuum, das vom Unternehmen, das ein Projekt anstoßen möchte, verpflichtet wird. Der PM ist dabei nicht nur für die Leitung seines Teams verantwortlich, sondern auch dafür, das Projekt zu überwachen und Hilfestellung zu leisten, um einen erfolgreichen Projektabschluss herbeizuführen. - Project Procurement Management
Das Wissensfeld des Beschaffungsmanagements in Projekten beinhaltet die Planung, Durchführung und Überwachung aller Beschaffungsmaßnahmen im Rahmen der Projektarbeit. Dabei erstreckt sich das Project Procurement Management über alle fünf Projekt-Phasen. - Project Quality Management
Das Qualitätsmanagement in Projekten erstreckt sich über die Phasen der Planung, Ausführung und Überwachung eines Projekts. Dieses Wissensfeld befasst sich mit Qualitätskontrolle. - Project Risk Management
Vor allem in der Planungs- und Überwachungsphase von Projekten kommt dieses Wissensfeld zum Einsatz. Es umfasst die Risiko-Analyse und -Abwehr innerhalb eines Projekts. - Project Scope
Der Project Scope - zu deutsch Projektumfang - bezeichnet den Umfang der Arbeit, der nötig ist, um ein Produkt oder einen Service fertig zu stellen und beinhaltet auch die Parameter und Limitationen eines Projekts. - Project Scope Management
Das Wissensfeld Inhalts- und Umfangsmanagement von Projekten kommt während der Planungs- und Überwachungsphase zur Anwendung und befasst sich mit Sammlung und Definition von detaillierten Anforderungen des Projekts. Die Erstellung von Schlüssel-Dokumenten sowie die Validation und Kontrolle der Projektergebnisse gehören ebenfalls zum Project Scope Management. - Project Stakeholder Management
Das Wissensfeld des Stakeholdermanagements in Projekten erstreckt sich von der Initiierungs- bis hin zur Überwachunsgphase eines Projekts und deckt die Identifizierung, Überwachung und das Management aller Stakeholder und ihrer Interessen ab. - Project Stakeholders
Stakeholder eines Projektes können sowohl Mitglieder des Projektteams als auch externe oder interne Personen der Organisation sein, die das Projekt angestoßen hat. - Project Team
Das Projektteam bezeichnet eine Gruppe von Individuen, bestehend aus einem Projektmanager, internen Mitarbeitern aus verschiedenen Hierarchie-Ebenen und anderen, externen Stakeholdern, die zum erfolgreichen Abschluss eines Projekts erforderlich sind. - Project Time Management
Das Zeitmanagement in Projekten deckt die Planung, Schätzung und Einteilung von Zeit ab. Das Project Time Management erstreckt sich über die Planungs- und Überwachungsphase von Projekten. - Project-based Organizations (PBO)
Project-based Organizations zeichnen sich dadurch aus, dass sie ihre Arbeitsabläufe in Projekten statt in Abteilungen organisieren. So lässt sich die Hierarchie flach, Konflikte und Bürokratie klein halten. Die getane Arbeit wird an Projektergebnissen gemessen, was zur Auflösung von Silos beitragen kann. - Projectized Organization
Eine Projectized Organization ist das Gegenteil einer Functional Organization. In dieser Art der Organisation interagieren Abteilungen häufig mit Projektmanagern. Der Fokus liegt dabei auf der Erfüllung strategisch ausgerichteter Projektziele. In dieser Art der Organisation gibt es für gewöhnlich keine Abteilungen mit Indvidualzielen. - Schedule Performance Index (SPI)
Der SPI wird benätigt, um zu berechnen, wie effizient ein Projektteam seine Zeit nutzt. Für die Berechnung des SPI dividiert man die Größen EV (Earned Value) und PV (Planned Value). - Schedule Variance (SV)
Die Schedule Variance (SV) misst zu einem definierten Zeitpunkt, wie sich ein Projekt fortentwickelt. Hier wird ermittelt, ob die geleistete Projektarbeit dem festgelegten Zeitplan gerecht wird. Die SV kann auch definiert werden, als die Abweichung zwischen EV (Earned Value) und PV (Planned Value). Die Formel zur Berechnung lautet: SV = EV - PV. - Scheduled Forecast
Ein Scheduled Forecast bezeichnet die geschätzte Zeit, um eine Aktivität abzuschließen. Gemessen wird er an der zugrunde liegenden Planung, ausgderückt typischerweise in Form der SV oder des SPI. - Sponsor
Der Begriff Sponsor bezeichnet im Projektmanagement ein Individuum oder eine Gruppe von Individuen, die ein Projekt oder Ressourcen des Projekts unterstützen. Sponsoren assistieren zudem dem Projektmanager, falls unvorhergesehene Probleme auftreten. - Statement of Work (SOW)
Das Statement of Work (SOW) - zu deutsch auch Leistungsberschreibung - ist eine Beschreibung der Leistungen, die im Laufe eines Projekts erbracht werden sollen - zum Beispiel in Form von Produkten, Services oder Ergebnissen. - Strategic Plan
Unter dem Strategic Plan versteht man alle projektbasierten und dokumentierten, formellen oder informellen Unternehmensziele. Diese Entscheidungen, Aktivitäten und Projekte sollten stets im Einklang mit den Unternehmenszielen stehen. Das SOW sollte entsprechend auf Grundlage des strategic plan entstehen. - Work Performance Data
Work Performance Data - oder Arbeitsleitungsinformationen - stellen Daten zu allen arbeitsrelevanten Aktivitäten zur Verfügung.
Die Grobplanung der oberen Ebenen (Top-Management, Bereichtleitung) ist der erste Schritt der Top-Down-Planung. Sie wird beim Herunterbrechen auf die nächste darunterliegende Ebene immer detaillierter, bis jede Arbeitsgruppe und jedes Team weiß, welche Projekte, Aktivitäten und Maßnahmen sich in ihrem Aufgabenbereich befinden. Während der Implementierung der Ziele erarbeiten die zuständigen Mitarbeiter die Details, die sie benötigen, um ihr weiteres Vorgehen zu planen.
Zur Überwachung der Fortschritte werden Metriken (KPIs) festgelegt. Wenn die Jahresziele des Unternehmens über diese Kaskade in Teams nach unten vererbt werden, werden die Ergebnisse dieses Prozesses als Key Performance Indicators (KPIs) angezeigt. Dies sind betriebswirtschaftliche Kennzahlen, die das Team in einem Jahr erreichen sollte. Laut Hoshin Kanri trägt es immer zum Jahresziel bei, wenn Projekte und Maßnahmen erfolgreich abgeschlossen werden und das Team den KPIKPI durch seine Aktivitäten erreicht oder verbessert (überdurchschnittliche Erreichung). Alles zu KPI auf CIO.de
5. Umsetzungsprozess
In diesem Prozessschritt erfolgt die implementierende Zielumsetzung in den jeweiligen Funktionsbereichen, die durch monatliche oder vierteljährliche Zwischen-Reviews auf ihre Zwischenergebnisse überprüft werden. Zu diesem Zeitpunkt ziehen die Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter des Unternehmens zur Umsetzung der ausgearbeiteten Strategie an einem Strang. Dadurch werden in der gesamten Organisation Verbesserungen durchgeführt, da jede Person auf gemeinsame Ziele hinarbeitet. Jedes Team bestimmt selbstständig, wie Ziele und Pläne in tägliche und routinemäßige Aufgaben integriert werden, wie das Projekt umgesetzt und ausgeführt wird und welche besonderen Tätigkeiten und Maßnahmen umzusetzen sind.Hier nutzt die Hoshin-Kanri-Methode den Demingkreis oder auch PDCA-Zyklus genannt:
Plan beinhaltet die Ermittlung des Verbesserungspotenzials, die Analyse des aktuellen Zustands und die Entwicklung neuer Maßnahmen und Projekte.
Do schließt das Ausprobieren und Testen des Konzepts mit einfachen, schnellen und erreichbaren Mitteln.
Check misst die Ergebnisse des Durchlaufens.
Act definiert die aus den Erkenntnissen gewonnenen Aufschlüsse, die dazu beitragen, Fehler zu beseitigen und die Planung weiter zu verbessern.
6. Zwischenzeitliche Prozess-Reviews
Monatliche Überprüfungen stellen sicher, dass die Ziele gemäß dem Plan erreicht werden. Wenn es in einigen Bereichen zu Verzögerungen kommt, sollten Maßnahmen zur Beschleunigung der Maßnahmen/ Projekte/ Prozesse umgesetzt werden, um zu vermeiden, dass es in der gesamten Organisation zu einem Ripple-Effekt kommt.
- Erfolgsfaktoren im Projektmanagement
Gibt es Muster und Faktoren, die verschiedenste erfolgreiche Projekte gemein haben – diese Frage zieht sich durch die Studie "Erfolgsfaktoren im Projektmanagement". Die Studie ist eine Gemeinschaftsarbeit des BPM-Labors (Business Process Management) an der Hochschule Koblenz mit der Deutschen Gesellschaft für Projektmanagement (GPM) und Heupel Consultants. - Unterscheidungskriterien
Die Studienautoren wollten wissen, nach welchen Kriterien die rund 200 befragten Manager den Erfolg eines Vorhabens beurteilen. Das hängt vor allem davon ab, ob die gewünschte Qualität erreicht wurde. - Erfolgsfaktoren
Faktor Nummer Eins ist das Teamwork. Das bestätigen 83 Prozent. Gute Teamarbeit heißt: Rollen und Kompetenzen sind klar definiert. Das Projekt basiert auf einem fachlichen Konzept, das jeder Beteiligte verstanden hat. Kundenanforderungen werden "kritisch und konstruktiv" behandelt. - Misserfolgsfaktoren
Scheitert ein Projekt, liegt das vor allem an schlechter Steuerung und Entscheidungsschwäche. Am wenigsten liegt es an der Projektinfrastruktur. - Die Top Ten der Erfolgskriterien
Die Teilnehmer haben einzelne Aussagen zum Projekterfolg in ein Ranking gebracht. Hier sind die Top Ten von insgesamt 30 Aussagen. Weitere Statements folgen auf den kommenden zwei Seiten. - Plätze 11 bis 20
Teil Zwei des Rankings der wichtigsten Erfolgskriterien - Plätze 21 bis 30
Plätze 21 bis 30 der wichtigsten Aussagen über den Erfolg eines Projektes
7. Jahres-Review
Der Regelkreis des "Jahres-Hoshins" wird mit den jährlichen Überprüfungen geschlossen. Diese werden durchgeführt, um:
sicherzustellen, dass das angestrebte Ziel erreicht wurde,
Abweichungen zu analysieren und
Ursachen und Folgen zu eruieren.
Rückblickend kann es vorkommen, dass vor Beginn des nächsten Zyklus', der wieder mit dem Prozessschritt 3 beginnt, Anpassungen erforderlich sind.
Hoshin Kanri X-Matrix Praxisbeispiele
Die Hoshin-Planung ist in einer X-Matrix dargestellt, die objektive und kaskadierende Prioritäten anzeigt. Die Matrix enthält eine Sammlung von Durchbruchszielen für die nächsten drei bis fünf Jahre, Jahresziele, Prioritäten auf höchster Ebene und Ziele zur Verbesserung.
Die X-Matrix besteht aus:
der Vision des Unternehmens,
langfristigen Durchbruchzielen,
Jahreszielen
(Was soll erreicht werden?),
Aufgaben, Projekten und Maßnahmen
(Wie, womit und weit sollen diese Ziele in diesem Jahr erreicht werden?)
Erfolgen
(Wie viel soll erreicht werden?) und
Teams zur Umsetzung
(Wer soll zur Zielerreichung beitragen?)
In der Praxis wird für ein Unternehmen anhand der Bestandsaufnahme (as-is) eine Vision formuliert. Hierzu ist es wichtig, die unterschiedliche Perspektiven der Stakeholder einzunehmen.
Die Jahresziele des Unternehmens stellen die Durchbruchziele des Fachbereichs dar. Die Bereichsleitung plant seine Divisionsziele, Metriken und Ergebnisse in der X-Matrix. Auf der Ebene N-3 sind die Abteilungsziele das Durchbruchziel des Teams. Diese Verknüpfung von Zielen und Metriken auf verschiedenen Ebenen soll sicherstellen, dass alle Aktivitäten im Unternehmen schlussendlich aufeinander abgestimmt koordiniert werden und so zur Umsetzung von Strategien und zur Erreichung von Zielen beitragen.
Obwohl die Hoshin-Kanri-Methodik nicht so bekannt ist wie andere Lean-Methoden, bietet sie doch eine Vielzahl von Anwendungsfällen, die in nahezu jedem Unternehmen eingesetzt werden können. Mitarbeiter leisten dann ihre beste Arbeit, wenn sie die Vision der Organisation, die sie unterstützen, teilen können. Die Hoshin Kanri X-Matrix kann Strategie und Vision für den gemeinsamen Erfolg aufeinander abstimmen. (bw)