Rechnungen in ERP-Systemen verarbeiten

Beispiel 2: Schäfer Shop verbessert Workflows

Ausgangssituation: Die SSI Schäfer Shop GmbH ist ein europaweit tätiges Versandhandelsunternehmen mit rund 800 Angestellten. Im Bereich ERP setzt SSI durchgehend auf SAP mit verschiedenen Modulen. Neun Zehntel der jährlich rund 220.000 Eingangsrechnungen sind Warenrechnungen mit Bestellbezug über SAP MM, ein kleiner Rest stellt Kostenrechnungen dar, die über SAP FI gebucht werden. Ein normales Verhältnis für ein Versandhaus, wo Mengen und Preise in der Regel vor dem Kauf fest ausgehandelt werden. Diese Eingangsrechnungen wollte Schäfer Shop möglichst vollautomatisch erkennen und verbuchen und suchte hierfür ein kombiniertes System aus Erfassung und Workflow, das in SAP realisiert ist.

Lösung: Patrick Schuster, bei Schäfer Shop für IT und Organisation zuständig: "Wenn man SAP einsetzt und darin auch die Buchungen laufen lässt, liegt es auf der Hand, auch die Workflow-Steuerung direkt in SAP zu verwalten. Wollten wir aber mit dem nativen SAP arbeiten, hätten diese Vorgänge dort sehr aufwendig programmiert werden müssen", ist er überzeugt. Deshalb kommt bei Schäfer Shop eine kombinierte Lösung aus Zusatzprodukten für Rechnungserfassung (SmartFIX-Invoice von Insiders) und Workflow (nextPCM Invoice Management von nextevolution) zum Einsatz.

Die Erfassungskomponente übergibt die Rechnungsdaten nach dem Scannen der Rechnungen an SAP, wo sie zunächst im Rechnungseingangsbuch des Workflows angezeigt werden. Das System gruppiert die Forderungen anhand der übergebenen Bestellnummer beziehungsweise der existierenden Einkaufssicht des Lieferanten automatisch als Rechnung mit oder ohne Bestellbezug ein. Abhängig vom Verbuchungsszenario stößt es anschließend die FI- oder MM-Workflows sowie einen Workflow zur Auslaufsteuerung an. "Wir haben hier zwei SAP-Workflows realisiert, jeweils einen für Warenrechnungen, also MM-basierte, sowie für Kostenrechnungen - dies sind die FI-Rechnungen", erklärt Patrick Schuster. Den Warenrechnungs-Workflow hat das Projektteam für eine automatische Kontrolle von Preis- und Mengensperren eingerichtet.

Liegt etwa eine Preisdifferenz zwischen Bestellung und Rechnung vor, geht die Forderungen sofort an den zuständigen Einkäufer, der die Differenz prüft und den Sachverhalt klärt. Zu einer Mengendifferenz kann es aus verschiedenen Gründen kommen, etwa weil Waren bei der Lieferung beschädigt werden. Deshalb schleust das Unternehmen alle Rechnungen über den MM-Workflow. Bei Differenzen werden sofort die betreffenden Fälle angezeigt. Ziel ist es, den Wareneingang perspektivisch zu 100 Prozent automatisch zu verbuchen, wenn nämlich die Rechnungs- mit den Bestelldaten identisch sind.

Die Gesamtdauer des Projektes betrug inklusive Schulung sechs Monate, darin eingeschlossen die Erstellung des betriebswirtschaftlichen Fachkonzeptes und des Pflichtenheftes mit Realisierungskonzept innerhalb von sechs Wochen.

Resultat: Heute werden bei Schäfer Shop mehr als die Hälfte der MM-Rechnungen vollautomatisch verarbeitet, dies entspricht rund 40 Prozent aller eingehenden Forderungen - eine große Ersparnis an Zeit und Kosten. Die manuell zu prüfenden Rechnungen werden mit deutlich reduzierten Durchlaufzeiten verarbeitet, und die Prozesstransparenz ist jederzeit gegeben. So kann das Unternehmen seine Rechnungen viel schneller bezahlen, alle Skonti ausschöpfen und auch Mahngebühren fallen nicht mehr an.