Durch die personenbezogene Signatur gemäß Signaturgesetz kann beim Scan-Vorgang die Übereinstimmung der elektronischen Daten mit dem jeweiligen Papierbeleg bescheinigt werden. Zusätzlich kann man durch die Signatur sicherstellen, dass die Daten nach der Archivierung nicht mehr unbemerkt manipuliert werden können.

Ablauf des Scan- und Signiervorgangs

1. Die Belege einer Patientenakte werden vom Cocq Datendienst Mitarbeiter in den Scanner, der mit der Scan-Software Kofax Ascent Capture arbeitet, zur Erfassung eingelegt. Die Aktenstruktur bleibt durch Barcode-Trennblätter auch in der digitalen Akte erhalten und führt somit zu einer besseren Übersichtlichkeit.

2. Die Patientenakten werden durch den Scanner digitalisiert und als elektronische Daten im gebräuchlichen TIFF Format abgebildet. Dem Scan Operator vom Cocq Datendienst werden die digitalisierten Daten (TIFFs) zur stichprobenartigen visuellen Qualitätskontrolle angezeigt. Er kann sich somit überzeugen, dass sie mit den Papierbelegen übereinstimmen.

3. Im Anschluss wird der Scan Operator zur Eingabe seiner PIN Nummer am Kartenleser aufgefordert. Hierdurch startet er den Signiervorgang. Durch die personenbezogene Signatur bestätigt er die Übereinstimmung der elektronischen Daten mit dem Papierbeleg. Der Inhalt des jeweiligen TIFF Datensatzes wird durch die Signatur weder beeinträchtigt noch verändert. Durch die Signatur-Technologie von AuthentiDate können die qualifizierten, personenbezogenen Signaturen massenweise und trotzdem hoch performant in alle erzeugten TIFFs integriert werden.

4. Durch die Signierung der Daten wird sichergestellt, dass diese nicht unbemerkt verändert werden können. Bei einer Manipulation der Daten würde die Signatur ungültig und könnte nicht mehr erfolgreich verifiziert werden. Im Anschluss an den Scan-Vorgang werden automatisch alle Signaturen online bei der jeweiligen Zertifizierungsstelle auf ihre Gültigkeit überprüft. Erst danach werden die elektronischen Daten an die Archivierung bzw. das Bethesda Krankenhaus übergeben.

5. Da die Signaturen automatisch und transparent im Hintergrund erstellt werden, kann der Scan Operator bereits während des Signiervorgangs mit dem Einlegen des nächsten Stapels beginnen. Der Zeitverzug durch den Signiervorgang ist daher sehr gering.