Sparen und sprechen

"Durch Portfolio-Management wird die IT administrativ als Business-Partner im Unternehmen etabliert", sagt Frank Schmid, Berater bei Bearing Point (ehemals KPMG Consulting) und Mitautor der aktuellen Studie "IT-Portfolio-Management". Unternehmen würden so durchschnittlich 7 Prozent des IT-Budgets und rund 20 Prozent des IT-Investitionsvolumens sparen. Dieses Potenzial sei sowohl von der Unternehmensgröße als auch von der Branche abhängig, werde indes bisher kaum ausgeschöpft. "Die Einsparungen könnten noch deutlich höher liegen", behauptet Schmid.

Portfolio-Management umfasst der Studie zufolge im Idealfall neben Projekten und Programmen (Projekt-Cluster) auch Anlagevermögen, IT-Personal, Geschäftsprozesse und Wartung. Meist ergäben sich schon bei der Einführung Optimierungserfolge: Bei der Bestandsaufnahme ließen sich oft erstmals bereichsübergreifend Redundanzen erkennen und ausräumen.

Für die Studie, die Bearing Point im Sommer publizieren will, haben Schmid und seine beiden Mitautoren vergangenen August 500 CIOs, EDV-Leiter und Führungskräfte deutscher Unternehmen befragt. Von den 79 Betrieben (15,8 Prozent), die sich an der Umfrage beteiligten, erzielen 56 Prozent einen Umsatz von gut einer Milliarde Euro; 40 Prozent beschäftigen mehr als 10000 Mitarbeiter. Die Teilnehmer stammen vor allem aus den Branchen AutomobilAutomobil, ChemieChemie, Elektrik/Elektronik, Maschinen-/Anlagenbau und Metall. Top-Firmen der Branche Automobil Top-Firmen der Branche Chemie

Sinnvoll sei Portfolio-Management nur dann, so Schmids Überzeugung, wenn es sich an der Unternehmensstrategie ausrichte. Es bedürfe deshalb eines PortfolioManagement-Teams, das "klein, schlagkräftig und hochkarätig besetzt" sein sollte. Bestenfalls gehörten ihm CIO, CFO, ein kaufmännischer Geschäftsleiter und IT-Mitarbeiter mit gutem Kontakt zu den Abteilungsleitern an. "Unter Umständen ist das Team unternehmensweit die einzige Instanz, um Projektredundanzen und -abhängigkeiten zu erkennen", sagt Jürgen Gross, der Initiator der Studie.

Wichtig sei auch, Entscheidungen zeitnah zu treffen. Eine Kontrolle pro Quartal, wie der Studie zufolge von rund 40 Prozent der Untenehmen praktiziert, sei meist unzureichend. Zwar sei ein monatlicher Komplettcheck, wie ihn 17 Prozent der Firmen betrieben, nicht nötig; spätestens jedoch vor neuen Projekten oder bei einer Strategieveränderung sei das Portfolio zu überprüfen.

"Mit Portfolio-Management entsteht ein formalisierter Planungsprozess, der die Ausrichtung von Projekten und IT-Investments an den Unternehmenszielen ermöglicht", resümiert Schmid. Die Studie offenbart weitere Vorteile: Projektredundanzen und Fehlinvestitionen würden verringert, der Einsatz der Budgets zielgerichteter, die Erfolgskontrolle einfacher und die Kommunikation zwischen IT und Management besser. Vor allem jedoch würde der Anteil der IT am Unternehmenserfolg messbar.