Was Kommunikationstechnologie künftig leisten muss

Dennoch möchte die Mehrheit der Mitarbeitenden die Präsenzzeiten im Büro nicht vollständig missen, vor allem weil sonst die sozialen Kontakte zu den Kolleginnen und Kollegen zu kurz kommen, wie es einer Studie der Krankenversicherung DAK zufolge 74 Prozent der Befragten angaben. Gewünscht ist also oftmals kein "Remote Only", sondern eher eine Mischung aus Büroarbeit und Home-Office.

"New Normal" bedeutet: Flexibilität und Autonomie

So planen viele deutsche Firmen einer aktuellen Umfrage des Wirtschaftsforschungsinstitutes ZEW zufolge hybride Arbeitskonzepte. Die Unternehmen gingen demnach insbesondere von Modellen aus, bei denen ein bis drei Tage Home-Office pro Woche der Normalfall seien. Auch mit Blick auf den Arbeitsrhythmus werden die Weichen derzeit neu gestellt - insbesondere getrieben durch die Wünsche der jungen Talente.

Infolge der beschriebenen Entwicklungen laufen die Umbauarbeiten in vielen Bürogebäuden aktuell auf Hochtouren. Räumlichkeiten werden zunehmend als Begegnungsstätten geplant, die den persönlichen Austausch innerhalb der Belegschaft fördern. Einzelbüros oder -arbeitsplätze werden reduziert, Open Spaces und Desksharing sind die neue Wirklichkeit. Es braucht Orte für die kreative Zusammenarbeit und Team-Meetings, gleichzeitig muss es Rückzugsräume für konzentriertes Arbeiten geben.

Die Zukunft der Arbeit ist hybrid

Dabei besteht die gegenwärtige Herausforderung für die Unternehmen nicht nur darin, neue betriebliche Regelungen für ihre Mitarbeitenden aufzusetzen und die benötigten Räumlichkeiten zu schaffen. Auch die technologischen Arbeitswerkzeuge wie Laptops, Tablet-Computer, Desktop- und Mobiltelefone sowie die dazugehörige Software müssen den neuen Rahmenbedingungen gerecht werden.

Denn wenn die Nutzer mit ihrer Arbeitsausstattung permanent in Bewegung sind und somit aus ehemals reinen Büroarbeitern sogenannte "Roaming User" werden, müssen Arbeitgeber die Vorkehrungen treffen, dass diese je nach situativen Präferenzen jederzeit selbst entscheiden können, welchen Arbeitsort und welche Werkzeuge sie zu welchem Zeitpunkt nutzen möchten.

Damit das flexible und autonome Arbeiten im "New Normal" ein Erfolg wird, ist es neben den funktionalen Aspekten der Arbeitswerkzeuge entscheidend, dass die Sensibilität für Aspekte der IT-Sicherheit jederzeit hoch ist. Denn die Zahl der Angriffspunkte für Cyberkriminelle wächst durch das dezentrale Arbeiten enorm. Das heißt: Neben den IT-Systemen innerhalb des Firmensitzes gilt es auch, die genutzten Lösungen im Home-Office sowie die Verbindungen der Systeme untereinander abzusichern. Das Bundesamt für Sicherheit in der Informationstechnik (BSI) wies unlängst darauf hin, dass nur 38 Prozent der Unternehmen die Sicherheit von mobilen Endgeräten mit Verbindung zum Firmennetzwerk zentral managen.

Moderne Kommunikationstechnologie: Worauf kommt es an?

Hier bietet es einen wesentlichen Vorteil, wenn Mitarbeitende mit ausschließlich dienstlich genutzten Devices ausgestattet werden. Zumindest jedoch sollten private Geräte betrieblich erfasst und regelmäßigen Sicherheitschecks unterzogen werden. Es ist zudem wichtig zu realisieren, dass in Zeiten der IP-Telefonie auch die TK-Anlage ein zentrales Element der IT ist. Schließlich erwarten Mitarbeitende heute mehr denn je, immer und überall kommunikationsfähig zu sein. Hierbei geht es neben Desktop-Telefonen und Smartphones vermehrt auch um Softphone-Lösungen, die auf verschiedenen Geräten genutzt werden können.

Roaming-User-Konzepte müssen her

Verschiedene Arbeitsorte und -geräte zu nutzen, sollte heutzutage nicht mehr damit verbunden sein, dass kurzerhand Nutzerprofile oder Telefonnummern gewechselt werden müssen. Mitarbeitende sollten ortsunabhängig unter derselben Nummer verfügbar sein. Und nicht nur das: Persönliche Konfigurationen, Anruf- und Kontaktlisten folgen dem Roaming User, egal welches Device er für die Arbeit nutzt. Dabei ist eine zuverlässige und schnelle Synchronisation der verschiedenen Kanäle die Voraussetzung für eine effiziente und reibungslose Umsetzung hybrider Arbeitsplatzkonzepte.

Hier helfen ITK-Lösungen, die es ermöglichen, Nebenstellen einem geräteunabhängigen Nutzerprofil zuzuordnen, das serverseitig hinterlegt und über spezifische Log-in-Daten gesichert ist. Auf diversen Geräten stehen hierbei die individuellen Features des Anschlusses bereit - inklusive der gespeicherten Einstellungen und Kontaktlisten.

Sicherheit und Komfort müssen Hand in Hand gehen

Angesichts der generell wachsenden Bedrohung durch Cyberangriffe und die gleichzeitig vergrößerte Angriffsfläche im Rahmen hybrider Arbeitswelten, ist die Security der eingesetzten Technologien ein wesentlicher Erfolgsfaktor. So sollten Telefonate auf Basis der Protokolle TLS und SRTP verschlüsselt werden.

Ebenso erhöht es den Sicherheitsstandard deutlich, wenn sich Telefonanlage und Endgeräte gegenseitig per Zertifikat ausweisen und dabei verschlüsselte Konfigurationsparameter austauschen. In der neuen Arbeitswelt muss es eine Selbstverständlichkeit sein, dass Datenträger verschlüsselt werden und dass in sicheren VPN-Netzwerken gearbeitet wird. Ebenso sollten Mehr-Faktor-Authentifizierungen und die Segmentierung sowie Absicherung von Netzen durchgeführt werden.

In den zurückliegenden Pandemiejahren haben viele Arbeitgeber gelernt, ihren Mitarbeitenden mehr zu vertrauen und ihnen selbst verstärkt die Kontrolle über Arbeitsorte und -zeiten zu geben. Die anfangs befürchtete Sorge, die Produktivität könnte unter der dezentralen Arbeitsweise leiden, hat sich in den meisten Fällen als unbegründet herausgestellt.

Zugleich hat sich gezeigt, dass es möglich ist, virtuelle User, die häufig Arbeitsorte und Devices wechseln, sicher in die Workflows des Unternehmens einzubinden, sofern die richtigen Werkzeuge eingesetzt werden. Nun gilt es für die Arbeitgeber, das New Normal organisatorisch zu verankern und der eigenen Belegschaft die neue Flexibilität und Autonomie dauerhaft zuzusichern. So kann eine Win-Win-Situation aus einer verbesserten Work-Life-Balance und einer erhöhten Produktivität entstehen, von der beide Seiten profitieren. (mb)