Um die digitale Transformation erfolgreich zu stemmen, braucht es eine Kombination aus Technologie und Skills. Wir sagen Ihnen, was Sie brauchen und wissen müssen.
Unternehmen sind heutzutage vor allem fokussiert auf die digitale Transformation: Die Etablierung neuer Geschäftsmodelle und -Prozesse und die damit zusammenhängende Nutzung von Daten und Technologie haben vielerorts Priorität. Diese Umwälzung kann das Wesen eines Unternehmens grundlegend verändern. Wie zum Beispiel beim schwedischen Medizintechnik-Spezialisten Aerocrine, der sich einst mit der Herstellung von medizinischen Diagnosegeräten einen Namen machte und inzwischen sein Hauptgeschäft mit dem Verkauf von Diagnose-Ergebnissen macht.
Ob ein Change-Management-Projekt zum Erfolg wird, hängt von vielen Faktoren ab. Wir sagen Ihnen, was Sie wissen müssen. Foto: Sanit Fuangnakhon - shutterstock.com
Was ist Change Management?
Um es den Schweden gleich zu tun, braucht Ihr Unternehmen - beziehungsweise Ihre Mitarbeiter - eine Neuausrichtung. Die Sicht auf das Business als Ganzes, die Rolle des einzelnen Beschäftigten, die Go-to-Market-Strategie, die Kundenbindung, die Nutzung von Technologien - all diese Aspekte müssen neu gedacht werden. Und an dieser Stelle kommt Change Management ins Spiel.
Change Management - oder auch Veränderungsmanagement - bezeichnet die Führung von Individuen, Teams und ganzen Organisationen im Rahmen eines grundlegenden Wandels und unter Zuhilfenahme von Verhaltens- und Sozialwissenschaften sowie Informationstechnologie.
Die Change-Management-Strategie
"Früher oder später muss sich jedes Unternehmen dem Change stellen", weiß Frank Calderoni, CEO bei Anaplan. Der war zuvor unter anderem CFO bei Red Hat, Cisco, QLogic und SanDisk - und muss es daher wissen. "Ihre jeweilige Umwelt spielt dabei eine wesentliche Rolle. Denn beim Veränderungsmanagement geht es im Kern um Wettbewerb, Geschwindigkeit und Innovation. Es sollte Ihnen klar sein, dass Veränderung zum Dauerzustand werden muss. Das Problem dabei ist: Change ist manchmal für die Menschen nicht unbedingt einfach zu verinnerlichen und umzusetzen."
Fehler in Change-Projekten
Projektmanagement Gegen Change-Projekte regt sich in Unternehmen häufig Widerstand, weil neue Techniken und Verfahren für die Belegschaft oft eine Veränderung der Arbeitsabläufe bedeuten. Um die Projektziele zu erreichen, ist es deshalb um so wichtiger, folgende Fehler zu vermeiden und im Zuge eines guten Projektmanagements die genannten Tipps zu beherzigen.
Widerstand gegen Change-Projekte wird unterschätzt Bei vielen Mitarbeitern regt sich Widerstand, wenn sie mit Veränderungen ihrer Arbeitsprozesse konfrontiert werden.<br><br> Tipp: Analysieren Sie im Vorfeld welche Auswirkungen das Change-Projekt auf die Arbeitsinhalte und Mitarbeiter hat und wer besonders betroffen ist.
Veränderungen und deren Ziele werden nicht ausreichend kommuniziert Viele Unternehmen versäumen es, ihren Mitarbeitern die Wechselvorhaben präzisse zu erläitern.<br><br> Tipp: Begründen Sie die Notwendigkeit der Veränderung möglichst bildhaft und nennen sie konkrete Beispiele.
Mitarbeitern wird ein schlechtes Gefühl vermittelt Der Veränderungsdruck in Change-Projekten erzeugt bei den Mitarbeitern oft den Eindruck, dass die bisherige Arbeitsweise schlecht war. Die Folge: Demotivation.<br><br> Tipp: Erzeugen Sie bei der Belegschaft ein "Wir-Gefühl" für das Erreichen der Projektziele.
Guter Projektplan und professionelles Projektmanagement fehlen Unternehmen investieren häufig zu wenig Zeit und Energie in die Planung von Change-Projekten.<br><br> Tipp: Brechen Sie Change-Projekte nicht überhastet vom Zaun und wählen Sie erfahrene Projektmanager aus.
Zu wenig positive Veränderungsenergie Zwei Drittel der Belegschaft - die sogenannten "Fence-Sitter" - stehen Projekten anfangs unentschlossen gegenüber und verzögern die Projektenergie.<br><br> Tipp: Konzentrieren Sie Führungsarbeit und Change-Kommunikation nicht auf die "Projektgegner", sondern auf die "Fence-Sitter", um sie für das Projekt zu begeistern.
Wenig Unterstützung für Führungskräfte und Projektmanager Change-Projekte gelingen nur, wenn die Führungskräfte selbst hinter den Veränderungen stehen und eine angemessene Unterstützung erfahren.<br><br> Tipp: Achten Sie als Topmanager und/oder Projektverantwortlicher darauf, die Führungskräfte auf der operativen Ebene als Mitstreiter zu gewinnen.
Die Mitarbeiter erfahren zu wenig Unterstützung Gewohnte Routinen werden durch Change-Projekte oft obsolet. Das heißt: Die Verunsicherung des Mitarbeiters steigt, und seine Leistung sinkt.<br><br> Tipp: Führen Sie Mitarbeitergespräche und nehmen Sie sich ausreichend Zeit dafür. Geben Sie den Mitarbeitern Zeit für den Umstellungsprozess.
Konflikte werden negiert und unter den Tisch gekehrt Veränderungsprozesse beschwören häufig Verunsicherung und Kompetenzprobleme herauf, die ein großes Konfliktpotenzial bergen.<br><br> Tipp: Machen Sie den Mitarbeitern klar, dass in Change-Prozessen nie alles wie geschmiert läuft. Entschärfen Sie das Konfliktpotenzial durch Gespräche.
Zielabweichungen werden zu spät erkannt und korrigiert Gescheiterte Projekte zeigen, dass Unternehmen nicht rechtzeitig reagiert haben, wenn während des Projekts etwas aus dem Ruder gelaufen ist.<br><br> Tipp: Machen Sie klar, dass sachlich begründete Bedenken und mögliche Fehlentwicklungen thematisiert werden können und bei solchen Projekten nie alles glattgeht.
Das Topmanagement sitzt im Elfenbeinturm Es kommt nicht gut an, wenn das Topmanagement Change-Projekte zwar verkündet, sich anschließend aber nicht mehr darum kümmert.<br><br> Tipp: Zeigen Sie Präsenz im Projekt. Zum Beispiel, indem Sie regelmäßig den Kontakt mit Mitarbeitern auf der operativen Ebene suchen und sich bei ihnen erkundigen: Wie läuft das Projekt? Was braucht Ihr zur Unterstützung?
Teilerfolge werden nicht kommuniziert und gefeiert Viele Unternehmen vergessen im Zuge des Projekts, Teilerfolge zu kommunizieren. Bei den Beteiligten kann deshalb bisweilen der Eindruck entstehen, dass nichts vorangeht. <br><br> Tipp: Betreiben Sie Projekt-Monitoring - um Zielabweichungen früh zu erkennen und Teileerfolge verkünden zu können.
Um die Mitarbeiter an Bord zu bekommen, braucht es laut Calderoni eine starke Führung. Doch nicht nur das: "Wenn der Change in einer Organisation von unten her angestoßen wird, wird das nichts - auch wenn die Beteiligten noch so enthusiastisch und passioniert sind. Denn sie haben gar nicht die nötigen Befugnisse, um in einem größeren Unternehmen für bereichsübergreifende Veränderungen sorgen zu können."
Für smarte CIOs kann das eine Chance sein. Denn auch wenn Change Management in der Regel auf höherer Ebene angesiedelt ist: Der CIO ist in der besten Position, um den Change erfolgreich zu stemmen. Oder ihn im Keim zu ersticken.
So geht erfolgreicher Change
Im Laufe seiner bewegten Karriere hat Calderoni zehn "Wahrheiten" entwickelt, die Change-Management-Leader seiner Meinung nach verinnerlichen sollten, wenn sie nach Erfolg streben:
Alles dreht sich um die Menschen: Technologie ist zwar ein Enabler von Change, aber der Erfolg des Wandels hängt davon ab, ob die Mitarbeiter mitziehen oder Widerstand leisten.
Change braucht Zeit: Geht es um den Einsatz von Technologie, lässt sich jederzeit umschwenken und entsprechend schnell reagieren. Betrifft es aber die Denkweise der Belegschaft und den Kulturwandel im Unternehmen, geht das nicht so schnell. Und schon gar nicht über Nacht. Der für den Wandel nötige Zeitrahmen muss Teil Ihres Change-Management-Plans sein.
Starten Sie mit einer Vision: Erfolgreiche Veränderungsmanagement-Strategien erfordern Klarheit darüber, welche Ziele eigentlich erreicht werden sollen. Sie dürfen nicht zu statisch sein (schließlich müssen spontane Anpassungen weiterhin möglich sein), sollten aber klar genug definiert sein, damit alle an einem Strang ziehen können.
Holen Sie die Stakeholder mit ins Boot: Um erfolgreiches Change Management zu betreiben, müssen Sie zunächst die Mitarbeiter identifizieren, die am umfassendsten von den geplanten Veränderungen betroffen sein werden. Diese Menschen sind es, die für den Erfolg oder Misserfolg Ihrer Change-Management-Bemühungen entscheidend sein werden. Wenn möglich, sollten Sie diese Stakeholder so früh wie möglich in Ihre Planungen mit einbeziehen.
Schätzen Sie die Folgen ab: Jede Veränderung bringt Folgeerscheinungen mit sich. Wenn Sie Ressourcen und Budget für ein einzelnes Projekt aufwenden, könnte ein anderes darunter leiden. Sie sollten deshalb bereits in der Vorbereitungsphase nach anderen Bereichen suchen, die möglicherweise von den Veränderungen betroffen sein werden.
Setzen Sie auf die "Willigen": Abweichende Meinungen können eine Bereicherung sein. Schließlich könnten sie Aspekte zu Tage fördern, an die man vorher eventuell noch gar nicht gedacht hat. Was einem erfolgreichen Change Management jedoch abträglich ist: Wenn alles (wirklich alles) auf den Prüfstand oder zur Diskussion gestellt wird. Sie sollten sich deshalb auf die Menschen konzentrieren, die Ihre Vision teilen und Ihre Bemühungen unterstützen.
Kommunikation: Eine klare Vorstellung von Ihren Zielen nützt relativ wenig, wenn Sie diese nicht kommunizieren. Nutzen Sie Meetings, E-Mails, Newsletter, das Intranet oder Videoconferencing-Tools, um Ihre Vision mit Ihren Mitarbeitern zu teilen.
Zuhören: Kommunikation sollte allerdings keine Einbahnstraße sein. Die Stakeholder, die ganz direkt vom Change betroffen sind, haben eventuell wertvolle Insights für Sie auf Lager. Dieses Feedback ist essentiell.
Suchen Sie die stille Mehrheit: Es gibt Situationen, in denen einige wenige Stimmen die lautesten sind. Das heißt aber nicht, dass diese auch die Mehrheit repräsentieren. Holen Sie deswegen ganz gezielt auch die Meinung derjenigen Mitarbeiter ein, die sich nicht von selbst äußern. Anonyme Umfragen sind eine Möglichkeit. Oder Sie schulen diese Mitarbeiter, damit sie zukünftig auch eine Stimme haben.
Learning by doing: Wie schon der preußische General Helmuth Karl Bernhard von Moltke einst sagte, "Kein Operationsplan reicht mit einiger Sicherheit über das erste Zusammentreffen mit der feindlichen Hauptmacht hinaus". Das gilt auch in Sachen Change Management: Während Sie Ihr Unternehmen durch den Wandel begleiten, werden neue, unerwartete Herausforderungen auf Sie zukommen. Ob Ihr Change Management zum Erfolg wird, hängt davon ab, wie Sie mit diesen umgehen.
11 Tipps für besseres Change Management
Klar definieren, wer jetzt was zu tun hat Mit dem Change geraten Zuständigkeiten und Rollen ins Fließen. Von Tag Eins an muss jeder Mitarbeiter wissen, was er jetzt im Moment zu tun hat. Bis sich das ändert und eine neue Ansage kommt.
Die Aufgaben nur skizzieren Wer seine Mitarbeiter mitgestalten lässt, erreicht mehr. Deshalb ist es ratsam, eine grobe Skizze des Veränderungsprojektes zu zeichnen und das Team Vorschläge zur Ausarbeitung machen zu lassen, als einen schon komplett ausgereiften Plan zu präsentieren.
Die Team-Perspektive einnehmen Wie betrifft der Change die Team-Mitglieder, was bedeutet die Initiative aus ihrer Sicht – wer diese Perspektive einnimmt, hat die Mitarbeiter auf seiner Seite.
Erfahrungen teilen Erfahrungen teilen: Soweit möglich, sollten Mitarbeiter an konkreten Aktivitäten wie etwa Besuchen beim Kunden teilnehmen. Je näher sie den Change miterleben, umso besser.
Fragen zulassen Fragen, die aus dem Team kommen, dürfen nie als Widerstand gelten. Ganz im Gegenteil. Ein Chef, der Fragen zulässt und sie beantwortet, kann schneller Teilverantwortungen an die Mitarbeiter übertragen.
Die Wirtschaftlichkeit darstellen Neben viel Kommunikation mit dem Team geht es auch darum, Metriken und Kennzahlen für das Veränderungsprojekt zu entwickeln und diese deutlich zu machen.
Wissen, wo der Fokus ist Innerhalb eines Changes ist viel Kleinteiliges zu klären und zu organisieren. Der Fokus darf darüber nicht vergessen werden. Regelmäßige Treffen müssen sich immer wieder auf diesen Fokus beziehen, eindeutige Metriken müssen deutlich machen, wo das Team gerade steht.
Teilziele updaten Nicht jeder Meilenstein wird so zu erreichen sein wie ursprünglich geplant. Es ist daher wichtig, gemeinsam mit dem Team Teilziele regelmäßig auf den aktuellen Stand zu bringen.
Sich abstimmen Gemeinsame Kalender für das Veränderungsprojekt und gemeinsam entwickelte Guidelines, die die Prioritäten festlegen: Das sind gute Wege, um die Arbeit der einzelnen Team-Mitglieder immer wieder aufeinander abzustimmen.
Commitment organisieren Wer übernimmt die Verantwortung wofür und wie regelt das Team, dass diese Verantwortlichkeiten auch konkret ausgeführt werden? Solche Fragen sind gemeinsam zu klären. Die einzelnen Mitarbeiter müssen wissen, welchen Teil sie übernehmen, und sie müssen konkret formulieren können, was sie dafür von ihrem Chef brauchen.
Den Change in seine Geschichte einbinden Das Team muss wissen, an welche früheren Punkte im Unternehmen der jetzige Change anknüpft und welche zukünftige Richtung sich damit abzeichnet.