Vieles wird falsch gemacht bei der E-Mail-Nutzung. Die Folgen sind eine sinkende Produktivität und Stress. Doch es gibt einfache Hilfen.
Wie bearbeiten Sie eigentlich Ihre E-Mails? Lesen Sie Ihre elektronische Post systematisch jeden Morgen oder eher zwischendurch? Ordnen oder filtern Sie die eingehenden Nachrichten oder kommt alles auf den großen digitalen Haufen "für später"? Schreiben Sie nur Geschäftliches oder alles, was Ihnen in den Sinn kommt oder lustig ist? Schicken Sie Ihre Mails gern an alle oder nur an ausgewählte Empfänger?
Lassen Sie sich vom E-Mail-Client über neue Post benachrichtigen, oder schauen Sie sowieso ständig nach? - Auf Fragen wie diese können geschäftliche E-Mail-Nutzer meist keine eindeutigen Antworten geben. Nur in einem Punkt sind sich heute die meisten einig: Sie sehen in der Informationsflut durch E-Mails eine der Hauptursachen für Stress und Unkonzentriertheit am Arbeitsplatz.
14 Regeln für den E-Mail-Verkehr
1. Verfassen Sie Ihre E-Mails knapp und präzise. Alles was mehr als zwei Seiten umfasst, gehört in eine angehängte Datei.
2. Überprüfen Sie Rechtschreibung und Grammatik. In den meisten E-Mail-Systemen gibt es entsprechende Funktionen. Da dies bekannt ist, werden entsprechende Fahrlässigkeiten übel genommen. Fehler suggerieren: Der Autor hat sich entweder für mich keine Zeit genommen oder er ist ein Schlendrian.
3. Beantworten Sie E-Mails schnell. Reaktionsschnelligkeit ist einer der entscheidenden Vorteile von elektronischer Post. Vor allem auf erwartete Messages sollte zügig geantwortet werden. Wenn man nicht gerade extrem beschäftigt ist, sollte man den Posteingang mehrmals täglich checken. Allerdings ist es nicht nötig, die automatische Benachrichtung (Auto Notify) zu jeder eingehenden E-Mail zu aktivieren - das lenkt zu sehr von der Arbeit ab.
4. Gehen Sie sparsam mit der Funktion "Antwort an alle" um. Es besteht die Möglichkeit, die Nachricht an eine Gruppe zu versenden, aus der sich vielleicht nur ein Prozent der Beteiligten dafür interessiert. Der Effekt ist vergleichbar mit einer Fahrt in einem öffentlichen Verkehrsmittel, in dem man gezwungen ist, dem Handygespräch eines Unbekannten zuzuhören. Wer ohne Notwendigkeit allen antwortet, erzeugt außerdem jede Menge elektronischen Müll. Insbesondere, wenn Anhänge mitgeschickt werden, führt das unnötige Versenden an große Verteiler zu Ressourcenproblemen.
5. Sorgen Sie dafür, dass Ihre E-Mail einfach lesbar ist. Experton empfiehlt, die E-Mail in einem Stil zu verfassen, der einem schriftlichen Dokument (zum Beispiel Geschäftsbrief) gleicht. Grußformel und Unterschrift (Automatische Signatur) sind selbstverständlich. Außerdem sind kurze Sätze sowie - bei längeren Texten - Absätze zu empfehlen.
6. Halten Sie sich an die rechtlichen Bestimmungen für den E-Mail-Verkehr. In Deutschland gilt seit Anfang 2007 eine neue Rechtsprechung, der zufolge im Anhang Pflichtangaben über das Unternehmen (Rechtsform, Sitz, Registergericht, Geschäftsführung) vorgeschrieben sind. Außerdem kann es manchmal nützlich sein, Angaben zu Urheberrecht, Vervielfältigung oder sonstige Rechtsklauseln anzuhängen. Im Übrigen sollten Unternehmen Regeln für den E-Mail-Verkehr formulieren (E-Mail-Policy), die regelmäßig zu verbreiten sind, damit auch neue Mitarbeiter auf dem Laufenden gehalten werden.
7. Antworten Sie niemals auf Spam. Eigentlich eine Binsenweisheit, und doch ein immer wieder gemachter Fehler. Viele Spammer statten ihre Nachricht mit einer Opt-out-Funktion aus, indem die Mail im Betreff-Feld vorgeblich mit "unsubscribe" abbestellt werden kann. Für manche Spam-Programme, die für den automatischen Versand des elektronischen Mülls sorgen, bedeutet eine solche Antwort: Der Adressat ist da, er kann mehr Spam in Empfang nehmen.
8. Nutzen Sie Blindkopien, um Dritte zu informieren. So bleibt der Verteilerkreis im Unklaren darüber,wer die Nachricht noch erhalten hat.
9. Formulieren Sie den Betreff aussagekräftig. Nur so ragt die Botschaft aus der Fülle der Spam-Mitteilungen heraus, die heute die meisten Postfächer füllen.
10. Keep it simple. Es gibt heute viele Möglichkeiten, E-Mails aufzuhübschen (Emoticons, Bilder etc.). Versender sollten vorsichtig damit umgehen, da nicht jedes Mail-Programm damit fertig wird und außerdem Ressourcen verschwendet werden. Zudem sind Emoticons mitunter mit Spyware infiziert. Deshalb: Nichts von unbekannten Quellen herunterladen!
11. Nutzen Sie die Features moderner E-Mail-Programme. Rückruf: Eine E-Mail, die fehlerhaft oder ohne Anhang versandt wurde, wird zurückgerufen. Sparsam verwenden, lieber Botschaften noch einmal genau checken, bevor sie verschickt werden. Oft werden E-Mails schnell geöffnet und lassen sich nicht mehr zurückrufen. <br/><br/> Automatische Antwort: Die Out-of-Office-Funktion ist wirklich nützlich und sollte angewendet werden! Allerdings sollte man sie schnell deaktivieren, wenn man wieder im Büro ist.<br/><br/> Wiederversenden: Manchmal erreichen E-Mails nie den Adressaten, etwa weil der Mail-Server ausfällt. Mit der Resend-Funktion lassen sie sich umstandslos ein zweites Mal verschicken. Vor dem Versand in die Betreffzeile eine Bemerkung wie "zweiter Versuch" einfügen.<br/><br/>Übermittlungsbestätigung: Nice to have, aber nicht zwingend nötig. Funktioniert auch nicht mit jedem E-Mail-System. <br/><br/>Lesebestätigung: Ebenfalls nice to have.
12. Nutzen Sie E-Mails um Gespräche und Diskussionen anschließend zu bestätigen. Elektronische Post bietet die Chance, sehr schnell Gesprächsergebnisse aus Konferenzen oder Telefonaten zu protokollieren. So lassen sich für alle Beteiligten die Ergebnisse sichern, bezüglich geplanter Maßnahmen sind alle auf demselben Stand. Was schriftlich fixiert wurde, wird von den Beteiligten ernster genommen.
13. Verlassen Sie sich bei dringenden Informationen nicht auf E-Mail. Dazu lieber das Telefon benutzen. Es gibt keine Garantie, dass eine E-Mail gelesen wird. Oft wird die Nachricht übersehen, die Lektüre wird vertagt oder die Botschaft wird als vermeintlicher Spam gelöscht.
14. Nutzen Sie E-Mails nicht für unangebrachte Kommunikation. E-Mail für die Verbreitung von Spam zu missbrauchen, ist nicht nur ein Ärgernis, sondern möglicherweise auch noch illegal. Und: In den meisten Fällen kann der Absender schnell ermittelt werden.
Tatsächlich finden sich dramatische Hinweise, dass etwas schief läuft in den Arbeitsvorgängen, die heute ohne elektronischen Geschäftsverkehr nicht mehr vorstellbar sind. So ergab im letzten Jahr eine Umfrage der US-amerikanischen Beratungsfirma Basex unter "Wissensarbeitern", dass ein typischer IT-Angestellter 28 Prozent seiner Arbeitszeit unproduktiv verbringt, weil ständig unwichtige Nachrichten per Telefon, E-Mail oder Instant Messages eingehen. Elf Minuten kann durchschnittlich ein "Knowledge Worker" arbeiten, bis er von irgendetwas oder irgendjemanden unterbrochen wird, fand eine Untersuchung der University of California heraus.
220 Milliarden E-Mails am Tag
Die jährlichen Kosten durch Arbeitsunterbrechungen beziffert Basex allein in den USA auf 900 Milliarden Dollar im Jahr (711 Milliarden Euro). Eindeutige Zahlen steuerte auch die Radicati Group bei, die von einem weltweiten Aufkommen von 220 Milliarden E-Mails am Tag ausgeht. Gartner prognostiziert, dass sich diese Summe um jährlich 40 Prozent erhöhen wird.
Zwar beziehen solche Zahlen den privaten E-Mail-Verkehr mit ein, doch scheint klar, dass auch im professionellen Umfeld die elektronische Post im Arbeitsalltag immer mehr (produktive) Zeit und Speicherressourcen frisst. So ergab kürzlich eine von Adobe Systems in Auftrag gegebene Umfrage unter 3.000 europäischen "Knowledge Workern" dass 92 Prozent aller Befragten E-Mails nutzen, um Informationen auszutauschen und abzustimmen - aber nur 60 Prozent der Büroangestellten mit E-Mail-Kommunikation als Methode der Zusammenarbeit zufrieden sind.
Netiquette für E-Mail, Smartphone und Social Media
Die wichtigsten Regeln für Mail, Handy, Social Media... ... finden Sie in diesem Digital-Knigge zusammengefasst.
Knapp und präzise ... ... sollten Business-Mails verfasst werden. Keep it very simple!
Rechtschreibung Auf Orthographiefehler sollte unbedingt verzichtet werden! Zur Not ein Rechtschreibprogramm nebenher laufen lassen.
Tempo ... ... ist der größte Vorteil der elektronischen Post, darum sollten Nachrichten auch immer baldmöglichst beantwortet werden.
Betreff Er sollte konkret und aussagekräftig sein. Es lohnt sich, hier etwas Mühe aufzuwenden.
"Kopie an" und "Antworten an alle"... ... sollten tunlichst vermieden werden, da niemand Informationslawinen haben möchte, die über ihn hereinbrechen.
Rechtliche Bestimungen Pflichtangaben über das Unternehmen sind in Deutschland seit Anfang 2007 vorgeschrieben und müssen am Ende in der Signatur der Mail stehen.
Spam ... ... einfach ignorieren. "Unsubscribe" bedeutet, dass der Empfänger zu Hause ist und folglich noch mehr Spam empfangen kann.
Dringende Fälle .. ... müssen nicht immer über Mail abgewickelt werden. Besser ist es in dem Fall, zum Telefonhörer zu greifen.
Handypause in Meetings ... ... ist eine naive, aber wünschenswerte Utopie. Ein Drittel der Beschäftigten schaut auch währenddessen aufs Handy, wie eine Umfrage des Brachenverbandes BITKOM ergab.
Klingeltöne ... ... bitte so dezent wie möglich wählen und im Großraumbüro ausschalten.
Business-Lunch Hier das Handy mit dem Display nach unten auf den Tisch legen und auf Vibration umschalten.
Telefonieren vor Kollegen ... ... sollte in gebührendem Abstand geschehen. Die Gespräche anderer mitanhören zu müssen, kann anstrengend sein.
SMS Kurz und knapp reicht völlig.
Sich selbst zensieren Keine ungünstigen Bilder von Partys oder Kommentare publizieren, die Kollegen und Arbeitgeber als anstößig empfinden könnten.
Werbung auf Social Media ... ... ist tabu, da "Friends" und "Follower" nicht mit ihr belastet werden wollen.
Empfehlungen geben, ... ... zum Beispiel über Filme, Produkte oder Bücher ist immer gern gesehen.
Keine Fotos vom Mittagessen, ... ... denn sie interessieren niemanden.
Risiken und Kosten nehmen zu
Der laxe und unsachgemäße Umgang mit oft geschäftlich relevanten E-Mails hat weit reichende und derzeit viel diskutierte Folgen für Unternehmen: Sie verlangsamen Geschäftsprozesse, werfen komplexe rechtliche Fragen auf (aufbewahrungswürdige und aufbewahrungspflichtige Dokumente) und treiben die Infrastruktur- und Supportkosten in die Höhe.
Hilfe versprechen Softwareprodukte für E-Mail-Management, die meist Collaboration-Lösungen erweitern und Anwender zu einer systematischen (manuellen oder automatisierten) Ablage wichtiger Korrespondenz zwingen - immer vorausgesetzt, es gibt klare Unternehmensrichtlinien. Ebenso finden sich spezielle E-Mail-Response-Management-Systeme, die beispielsweise in Call-Centern eine strukturierte, automatisierte und nachvollziehbare Bearbeitung großer Mengen eingehender E-Mails ermöglichen sollen.
Trotz dieser Hilfsmittel, die zusammen mit hoffentlich leistungsfähigen Spam-Filtern und Firewalls die E-Mail-Flut eindämmen beziehungsweise kanalisieren sollen, bleibt der persönliche Umgang mit E-Mails am Arbeitsplatz ein Zeit- und Mengenproblem - mit dem die Geschäftsleitungen ihre Mitarbeiter meist allein lassen.
Unstillbare Neugier
Viele Nutzer sind mittlerweile so konditioniert, dass sie es nicht aushalten, neu eintreffende E-Mails nicht zu öffnen. So zeigte im letzten Jahr eine Umfrage des Branchenverbands Bitkom zum Einsatz von Handys und E-Mail, dass ein Viertel der beruflichen Nutzer permanent nebenbei in seinen Posteingang schaut. Ein weiteres Drittel liest immerhin mehrmals täglich seine E-Mails. Dabei sind laut der Umfrage eigentlich nur 40 Prozent der elektronischen Nachrichten wirklich wichtig.
Um die eigene Produktivität bei der E-Mail-Nutzung zu steigern, müssen Nutzer ihr Verhalten ändern. Das fängt schon vor dem Schreiben und dem Versand an: Anwender sollten überlegen, ob eine E-Mail überhaupt das richtige Instrument für ihr Anliegen ist und welchen Verteiler sie wählen. So sei elektronische Post für einfache Anweisungen, Rückfragen oder Absprachen ein probates Kommunikationsmittel, rät die Stiftung Produktive Schweiz. Ansonsten könne der Griff zum Telefon oder ein kurzes Meeting der bessere Weg sein, um Missverständnisse und unproduktive Pingpong-Effekte durch zu viele Rückfragen per Mail zu vermeiden.
Die größten E-Mail-Ärgernisse
Spam Egal ob nigerianischer Prinz mit Kohle zu verschenken oder Versprechen von dramatischem Gewichtsverlust - Spam ist heutzutage unvermeidlich. Allerdings kann Spam auch die Tür zu Identitätsdiebstahl, Hacks und anderen Security-Desastern öffnen. Achten Sie also auf einen zuverlässigen Spam-Filter.
Irrelevanz Wieviele E-Mails erhalten Sie pro Tag? Selbst wenn es "nur" 50 pro Tag sind, dürften davon rund die Hälfte inhaltlich völlig irrelevant sein. Also: Denken Sie lieber zweimal nach, bevor Sie selbst den Senden-Button klicken und überlegen Sie auch, ob der Inhalt der Mail für jeden der Empfänger auch wirklich relevant ist.
Romantischer Überschwang "Beste Grüße", "Verbindliche Grüße", "MfG" sind als E-Mail-Abschiedsgruß für viele Menschen ein absoluter Abturn. Versuchen Sie also zu vermeiden, wie ein Charakter aus einer Schnulze aus dem 19. Jahrhundert zu klingen und lassen sie stattdessen ihre Nachricht und Interpunktion für sich sprechen. Wenn Sie einen Abschiedsgruß hinterlassen möchten, setzen Sie auf das altbewährte "Mit freundlichen Grüßen". Ansonsten sagen Sie lieber nichts.
Antwort-Lag Ist die E-Mail angekommen? Wie sieht es jetzt aus? Schon eine Stunde vergangen und immer noch keine Antwort? Nur weil eine E-Mail in Sekunden übertragen ist, heißt das nicht, dass eine Antwort auch auf dem Fuße folgt. Das empfinden viele Menschen als extrem frustrierend.
Überflutung Auf der anderen Seite kann eine E-Mail-Flut - und zwar noch bevor Sie überhaupt Gelegenheit hatten, zu lesen, zu verstehen und zu antworten - mindestens genauso viel ungenutztes Wut-Potential freischaufeln wie der Antwort-Lag. Bevor Sie also eine Armada an Einzeilern auf die virtuelle Reise schicken, sollten Sie sich überlegen, wie Sie alle Inhalte in eine E-Mail packen.
Emoticons Ein großer Nachteil der E-Mail ist, dass die Intentionen des Absenders durch das Fehlen von Gestik und Mimik beim Empfänger falsch ankommen kann. Es kann verlockend sein, diese emotionale Leere mit Emoticons aufzufüllen. Aber das sollten Sie nicht tun. Versuchen Sie stattdessen ihre Absichten so gut wie möglich in geschriebener Sprache auszudrücken.
Rudel-Mails Sie arbeiten an einem Projekt und wollen allen Team-Mitgliedern ein Status-Update zukommen lassen? Geht klar. Auch wenn Sie eine Überraschungsparty für einen Kollegen zum Geburtstag planen und eine größere Gruppe darüber informieren möchten, ist dagegen nichts einzuwenden. Bevor Sie nun jedoch eine Gruppen-E-Mail verfassen, sollten Sie nach anderen Kommunikationswegen Ausschau halten - zum Beispiel Collaboration-Apps, Video-Chats, Online-Dokumente oder das gute, alte Face-to-Face-Meeting. Das kann unter Umständen nämlich wesentlich produktiver und effizienter sein, als eine E-Mail. Wenn Sie doch eine schicken, achten Sie darauf, dass im Adressfeld wirklich nur diejenigen Empfänger stehen, die auch eine wichtige Rolle innerhalb des Projekts/Anliegens einnehmen.
Schreierei Halten Sie sich zurück, wenn es um die Verwendung von Ausrufezeichen geht. Schließlich wollen Sie doch nicht wie ein Marktschreier wirken oder schlimmer noch, dem Empfänger vermitteln, Sie wären wütend. Professionelle E-Mails sollten klar, sachlich und verständlich formuliert werden. Also ohne Ausrufezeichen (und ohne Versalien-Orgien).
Posteingang täglich ausmisten
Oft legen Anwender beim Verfassen von E-Mails auch zu wenig Wert auf eine aussagekräftige Betreffzeile. Sie sollte laut Praktikern neben dem Anliegen auch signalisieren, ob vom Empfänger eine Antwort oder Reaktion erwünscht ist. Ferner sollte der Absender sein Schreiben klar strukturieren, indem er die wichtigsten Informationen voranstellt, den Text durch Aufzählungszeichen gliedert und nicht zu viele Themen in einer Mail vermengt.
Der Schulungsanbieter Digicomp rät zudem, Vorlagen oder Textbausteine für immer wiederkehrende Formulierungen zu nutzen, um so elektronische Briefe schneller verfassen zu können. Auch sei es ein Zeichen von "Netikette", ein Textformat anstelle von schwerer zu nutzenden HTML-formatierten Mails zu verwenden sowie Dateianhänge über 0,5 MB nur auf Wunsch zu verschicken.
Sehen Sie im Lesen von E-Mails keinen bloßen Zeitvertreib. Foto: Optimal Systems
Viele Fehler werden ebenfalls beim Umgang mit eingehenden E-Mails gemacht. So rät die Stiftung Produktive Schweiz Anwendern davon ab, E-Mails als Pausenfüller zu sehen oder sie während Konferenzen zu betrachten. Besser sei es aus Gründen der Produktivität, sich täglich einen bestimmten Zeitpunkt für ihre Bearbeitung zu reservieren. Fabian Fischer, Mitglied der Geschäftsführung der Unternehmensberatung Beck et al., empfiehlt zudem den regen Gebrauch von Inbox-Filtern im E-Mail-Client.
Ziel müsse es sein, den Posteingang möglichst frei zu bekommen und stattdessen eingehende Post über vordefinierte Regeln in logisch strukturierte Unterordner zu verfrachten. Auch sei es eine große Hilfe, die automatische Benachrichtigungsfunktion der E-Mail-Software auszuschalten. Und schließlich rät Fischer, auf andere Kommunikationskanäle wie etwa Teamspaces auszuweichen.
Die acht stressigsten Jobs der IT-Branche
Platz 8: Programmierer Programmierer sehen sich ähnlichen Anforderungen ausgesetzt wie Software-Entwickler - allerdings schreiben, testen und codieren sie die Applikationen und Software, die von den Entwicklern erarbeitet wurde. Erstaunlicherweise werden am Markt laut dem amerikanischen Bureau of Labour Statistics (BLS) immer weniger Programmierer gesucht.
Platz 7: Software-Entwickler Die Aufgabe eines Software-Entwicklers ist es, Computer-Programme zu entwickeln. Dabei sollte er im Idealfall seine Deadlines einhalten, Kunden zufriedenstellen und die Erwartungen seines Unternehmens an die Software-Entwicklung erfüllen. Die Nachfrage nach diesem Jobprofil wird sich bis 2024 laut BLS um 17 Prozent erhöhen. Auch das macht den Job als Software-Entwickler stressiger.
Platz 6: IT-Service-Techniker Mit dem technologischen Aufschwung wächst der Bedarf an Service-Technikern, die Computer und andere Devices am Arbeitsplatz am Leben halten. Es ist also wenig überraschend, dass der Beruf des IT-Service-Technikers unter den acht stressigsten IT-Jobs vertreten ist.
Platz 5: Data Scientist Die "Datenwut" greift ja bereits seit längerem um sich. Viele Unternehmen suchen daher händeringend nach Daten-Spezialisten, finden aber keine (oder nur wenige) geeigneten Kandidaten. Die wenigen, die bereits eine solche Position innehaben, haben entsprechend viel zu tun.
Platz 4: Netzwerk-Administrator Der Job des Netzwerk- und System-Administrators erfreut sich zwar keiner wachsenden Beliebtheit (BLS: minus 8 Prozent bis 2024) - gehört aber trotzdem zu den stressigsten IT-Jobs. Kein Wunder, schließlich ist der arme Kerl mit diesem Titel auf der Visitenkarte für den gesamten Netzwerkverkehr eines Unternehmens verantwortlich.
Platz 3: IT-System-Analyst System-Analysten sind dafür zuständig, die IT-Systeme und -Prozesse eines Unternehmens zu untersuchen. Ihr Ziel: maximale Effizienz. Der Job ist an sich schon mit einem ausgeprägtem Stress-Level gesegnet - durch den Technologie-Eifer der Digitalisierungs-Ära erhält der Stressfaktor allerdings noch einmal einen deutlichen Boost.
Platz 2: Technischer Redakteur Der Beruf des technischen Redakteurs wird laut BLS im Laufe der nächsten acht Jahre zunehmend beliebt (Wachstum bis 2024: 27 Prozent). Die Hauptaufgabe des technischen Redakteurs besteht in der engen Zusammenarbeit mit Entwicklern, auf deren Basis technische Dokumentationen, Fachartikel, Tutorials oder Bedienungsanleitungen entstehen.
Platz 1: Web-Entwickler Entwickler von Web-Anwendungen haben den stressigsten Job der IT-Branche. Aber auch den von den Unternehmen am meisten nachgefragten - mehr als jeder vierte Personaler ist laut BLS jetzt oder in den kommenden Jahren auf der Suche nach Fachkräften.
Werden E-Mails bearbeitet, sollten Anwender sich an Regelmäßigkeit gewöhnen und nach Möglichkeit jede E-Mail nur einmal anfassen. Dabei ist die Frage zu stellen: Muss ich etwas erledigen? Guido Schmitz, Vorstand der Pentadoc AG, sieht hier drei Möglichkeiten: "Was weniger als zwei Minuten Zeit braucht, wird sofort erledigt. Was delegiert werden kann, wird sofort delegiert, und was länger dauert, wird geplant." Unwichtige E-Mails, die aber im Posteingang immer wieder die Aufmerksamkeit auf sich ziehen, sollte man sofort löschen.
Es gibt keine Patentrezepte
Schwierig sind hingegen Schreiben, deren Nutzen und Bedeutung nicht klar ist oder für die man momentan keine Zeit hat: "Solche E-Mails lege ich in den Ordner Vielleicht/Irgendwann, den ich einmal in der Woche prüfe", beschreibt Schmitz seine ganz persönliche Lösung. Hilfreich kann es auch sein, diese E-Mails in den Kalender zu kopieren und sich dort Zeit für die Bearbeitung zu reservieren oder sie in eine Aufgabenliste zu stellen. "Am Abend muss aber der Posteingangskorb leer sein", hat sich Schmitz vorgenommen.
Wer die Produktivität in Sachen E-Mail steigern will, sollte sich alle guten Ratschlägen zum Trotz nichts vormachen: Es gibt keine Patentrezepte. Mit Sicherheit sind aber E-Mails nur einer von mehreren Faktoren, die den Arbeitsrhythmus unterbrechen und Stress verursachen. Wer seine Produktivität steigern will, sollte ehrlich mit sich selbst sein und auch die anderen Störer identifizieren und - wenn möglich- besser kontrollieren. Zeiten der Ungestörtheit während des Arbeitsalltags sind wichtig- sei es, um Aufgaben gewissenhaft zu erledigen oder aber den eigenen Akku nach Stressphasen wieder aufzuladen.
Strategien gegen die E-Mail-Flut
Schreiben Sie weniger E-Mails Jede geschriebene elektronische Nachricht provoziert eine oder mehrere Antworten. Weniger, dafür durchdachter und pointierter formulierte E-Mails rufen weniger Nachfragen hervor.
Formulieren Sie eine klare Betreffzeile Eindeutige Betreffzeilen helfen allen. Der Empfänger weiß mit einem Blick, worum es geht, der Absender formuliert auch für sich selbst klar sein Anliegen.
Keine Kritik in einer E-Mail Auch sachlich gemeinte Verbesserungsvorschläge kommen per E-Mail vermutlich falsch an. Das persönliche Gespräch schafft schneller Klarheit und ist in den meisten Fällen weniger verletzend.
Feste Lesezeiten einhalten Deaktivieren Sie alle akustischen und optischen Signale für eingehende Nachrichten. Die erste Stunde am Morgen sollten Sie für wichtige Aufgaben verwenden und keinesfalls für scheinbar witzige Ketten-Mails von Kollegen. Idealerweise sollten Sie nur dreimal täglich Nachrichten lesen und beantworten.
E-Mails am besten gleich bearbeiten Am effektivsten ist es, E-Mails nur dann zu lesen, wenn man auch zum Antworten kommt. Die "Sofort-Regel" spart Zeit.
Richten Sie ein Ablagesystem ein Bearbeitete und beantwortete E-Mails sollten Sie möglichst sofort ablegen. Ins Posteingangsfach gehören nur neu angekommene und ungelesene Nachrichten.
Löschen Sie großzügig E-Mails löschen wirkt befreiend, selbst wenn der Speicherplatz Ihres E-Mail-Accounts besonders groß ist.
Buchtitel: Wenn E-Mails nerven Die Ratschläge wurden dem Buch "Wenn E-Mails nerven" von Günter Weick und Wolfgang Schur entnommen. (Zusammengestellt von Ingrid Weidner)
E-Mail richtig nutzen
Neben Unternehmensrichtliinien und rechtlichen Vorgaben gibt es einige Verhaltensregeln, die die persönliche Arbeit mit der elektronischer Post erleichtern und organisieren helfen:
Verwenden Sie E-Mail nur dann für die Kommunikation, wenn Sie damit keine Pingpong-Korrespondenz auslösen.
Überlegen Sie grundsätzlich, ob nicht ein persönlicher Kontakt sinnvoller und ergiebiger sein kann als der virtuelle.
Prüfen Sie, für welche Szenarien sich andere Kommunikationsformen wie Teamspaces oder Blogs besser eignen.
Nutzen Sie Mails nicht als Pausenfüller oder zur Ablenkung. Bearbeiten Sie Ihre E-Mails nur ein- bis zweimal am Tag.
Halten Sie Ihre Inbox frei.
Schalten Sie die Benachrichtigungsfunktion ab.
Bearbeiten Sie eine E-Mail wenn möglich nur einmal.
Schaffen Sie Ordnung durch Filter und Regeln, die E-Mails automatisch in Unterordner verschieben.
Behalten Sie Ihre Aufgaben mit den Kalender- und Aufgabenfunktionen unter Kontrolle.
Überlegen Sie, wen Sie adressieren, und schreiben Sie klare Betreffzeilen, die auch die Dringlichkeit und die Art der Mail signalisieren.
Strukturieren Sie Ihr Schreiben (Wichtiges nach vorn, Aufzählungen, kein bunter Themenmix).
Nutzen Sie Vorlagen und Textbausteine.
Schreiben Sie Ihre Nachricht als Text statt im HTML-Format und verschicken Sie Dateianhänge über 0,5 MB nur auf Wunsch.
Halten Sie sich an die Etikette und respektieren Sie Gruß- und Rechtschreibregeln.
Tipps gegen Stress am Arbeitsplatz
Auch wenn man glaubt, dass keine Zeit hat und sich schon irgendwie durchwursteln kann, sollte man aus eigenem Interesse die Empfehlungen der Bundesanstalt für Arbeitsschutz und Arbeitsmedizin Ernst nehmen:
Abwechslung: Beugen Sie Ermüdungen vor, indem Sie Ihren Arbeitstag so abwechslungsreich wie möglich gestalten. Achten Sie darauf, Tätigkeiten, die eine hohe Konzentration erfordern, andere Arbeiten folgen zu lassen, die eher routinemäßig zu erledigen sind oder einen kommunikativen Schwerpunkt haben.
Störquellen: Wenn Sie Konzentration für eine anspruchsvolle Aufgabe benötigen: Schalten Sie die Störquellen ab! Suchen Sie gegebenenfalls einen besonders ruhigen Arbeitsraum auf, schalten Sie das Telefon ab oder leiten Sie es um und signalisieren Sie Ihren Kollegen: Konzentrationsbedarf!
Planung: Ein ausgewogenes und durchdachtes Zeit-Management vermindert Termindruck und bewahrt eigene Handlungsspielräume. Nicht vergessen: Keine Planung "auf die letzte Minute", sondern Zeitpuffer schaffen!
Pausen und Distanz: Nutzen Sie auch kleine Arbeitspausen zu bewusster Entspannung! Prüfen Sie genau, welche Eindrücke und Momente in Ihrem Arbeitstag es wirklich wert sind, dass Sie sich diese als "Stressoren" zu Herzen nehmen. Es sind oft weniger, als man denkt.