Wenn Unternehmen auf ECM-Funktionen (Enterprise-Content-Management) angewiesen sind, greifen sie momentan verstärkt zu Shared Services. Zu diesem Ergebnis kommt eine ECM-Studie des Marktforschungsunternehmens Gartner. Die gebündelten Dienste halten die Kosten im Rahmen und verhindern, dass sich eine Silo-Kultur bildet. Zudem müssen Firmen mit weniger Anbietern zusammenarbeiten.
Gartner sieht auch Vorteile für Fachabteilungen. Durch das Prinzip der Shared Services erhalten sie ECM-Funktionen schneller, als wenn sie sie selbst implementieren müssten. Die Marktforscher weisen außerdem darauf hin, dass Anbieter durch die Krise bei den Preisen mit sich verhandeln lassen.
Nutzt ein Unternehmen Shared Services, kauft es ECM-Funktionen zentral ein und stellt es den einzelnen Fachabteilungen zur Verfügung. Laut Gartner lassen sich so zehn bis zwanzig Prozent der Ausgaben einsparen. Das liegt zum Beispiel daran, dass zentral für das gesamte Unternehmen eingekauft wird. So kauft nicht mehr jede Abteilung bei einem anderen Anbieter, was häufig einen Grund für die hohen Kosten darstellt.
Ein weiterer Vorteil: Wer ECM-Funktionen zentral mit Shared Services im Unternehmen anbietet, spart Infrastruktur und Support. Für ECM müssen Software, Server und Speicherplatz zur Verfügung gestellt werden. Sind die ECM-Funktionen zentral verankert, können Fachabteilungen vorhandene Ressourcen nutzen und mit anderen Abteilungen teilen.
Empfehlungen für zentrale ECM-Funktionen
Die Experten sagen aber auch, dass Shared Services keine Wunderwaffe gegen alte ECM-Probleme sind. Herrscht in den einzelnen Fachabteilungen bereits Kuddelmuddel, müssen hier Zeit und Geld investiert werden, um die Funktionen zu integrieren und Inhalte zu migrieren.
Sie geben fünf Empfehlungen:
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Finden Sie heraus, ob Shared Services in Ihrem Fall Sinn machen und suchen Sie sich das geeignete Modell aus.
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Konzentrieren Sie sich auf einen einzigen Anbieter. Fügen Sie dann nur das hinzu, was dieser Anbieter nicht leisten kann.
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Legen Sie fest, welche ECM-Funktionen wie viele Personen in den einzelnen Abteilungen benötigen.
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Planen Sie, wer für was zahlt.
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Bilden Sie ein ECM Kompetenz-Zentrum.
Das Marktforschungsunternehmen Gartner hat seine ECM-Studie unter dem Titel "Use Shared Services to Control Enterprise Content Management Costs" veröffentlicht.