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Die elektronische Post ist längst nicht mehr nur ein einfaches Mittel zur schnellen Kommunikation. E-Mails haben geschäftskritische Bedeutung – schon alleine wegen der gesetzlichen Pflicht zur Aufbewahrung über bestimmte Zeiträume, wie sie etwa für digitale Betriebsprüfungen (GDPdU) und ordnungsgemäße Buchführung (GoBS) gelten. Viele Unternehmen haben sich darauf aber technologisch noch keineswegs eingestellt, wie eine aktuelle Studie des Lösungsanbieters Iron Mountain in Zusammenarbeit mit den Marktforschern von TNS Emnid zeigt.
Das Ergebnis der Umfrage: Nur 12 Prozent der Unternehmen in Deutschland, Österreich und der Schweiz haben den Umgang mit geschäftlichen Mails verbindlich geregelt. „Dem gegenüber steht für Unternehmensverantwortliche die Herausforderung, geschäftsrelevante Inhalte für interne und externe Prüfungen jederzeit aus dem E-Mail-System bereitstellen zu müssen“, kommentiert der Anbieter. Besonderen Nachholbedarf sehen die etwa 200 befragten Firmen hinsichtlich ihres E-Mail-Managements vor allem bei der Datensicherheit, bei der Filterung und bei der Archivierung. Jeweils zwei Fünftel nannten diese Aspekte als besonders problematisch.
Ein Drittel der Befragten – sogar 40 Prozent im Industriesektor – gaben zu, dass das Wiederfinden von Mails in ihrem Unternehmen ebenso an Grenzen gelangt sei wie Backup und Leistungsfähigkeit der E-Mail-Lösung insgesamt. Hinzu kommt der Stress, den die Mitarbeiter angesichts von teilweise mehr als 150 Mails täglich empfinden. Analysten prognostizieren laut Iron Mountain sogar einen Anstieg auf bis zu 200 Mails pro Tag im kommenden Jahr. Angesichts dieser Herausforderung hat Iron Mountain für die Anwender noch einige Ratschläge zusammengestellt.
1. Automatische Archivierung: Diese sollte nicht über PST-Dateien (Personal Store) erfolgen. Denn diese lassen sich leicht löschen. Außerdem können sie durch eine defekte Festplatte oder einen gestohlenen Laptop verloren gehen. Eine professionelle Lösung speichert die Daten dagegen automatisch an einem sicheren Speicherort, zum Beispiel in speziellen unternehmensinternen NAS- oder SAN-Systemen.
2. Leistungsfähige Suchfunktion: Die E-Mail-Management-Lösung sollte über umfassende Suchfunktionen verfügen, die sowohl eine einfache Stichwortsuche als auch Begriffskombinationen mittels logischer Suchoperatoren über das gesamte Archiv hinweg ermöglichen. Wichtigste Vorraussetzung dafür ist laut Iron Mountain: Die Archivierungslösung muss alle aus den Log-Dateien extrahierten Inhalte aus E-Mails, Anhängen sowie weiteren Exchange-Vorgängen wie Kalender und Kontakte vor der Speicherung indexieren.
Archiv granular aufbauen
3. Standortübergreifender Zugriff: Gerade in Zeiten der Smartphones und Tablets erscheint es zentral, dass Mitarbeiter und Administratoren von allen möglichen Standorten auf das E-Mail-Archiv zugreifen können. Mit Hilfe entsprechender Clients also auch über mobile Geräte. „Funktionen wie globale Deduplizierung sowie der Einsatz von Single Instance Storage vermeiden zudem doppelte Datenhaltung, indem identische Inhalte nur einmal archiviert werden“, so der Anbieter.
4. Granulares Aufbewahrungsmanagement: Weil sich Unternehmen entwickeln und Vorschriften schnell verändern, ist auf die Anpassungsfähigkeit der Lösungen zu achten. Durch ein granulares System können IT-Verantwortliche Aufbewahrungsrichtlinien und -fristen flexibel nach Bedarf erweitern oder einschränken sowie die Lösung beispielsweise bei einer Firmenfusion nach oben skalieren, so Iron Mountain.
5. Umfassende Backup-Funktionen: Erfolgt die Archivierung über Schattenkopien der Exchange-Umgebungen, können Administratoren bei einem Ausfall des Produktions-Servers das E-Mail-System vollständig wiederherstellen. Iron Mountain empfiehlt Lösungen, die dabei das Befüllen des Exchange-Servers auf Datenbank-, Mailbox-, oder Nachrichtenebene einfach per Mausklick ermöglichen.
„Neben den heute weit verbreiteten Archivierungssystemen wie Sharepoint oder FileSystem sollte das E-Mail-Management zukünftig auch Public- sowie Private-Cloud-Umgebungen unterstützen“, rät Ralf Serafin, Sales Engineer bei Iron Mountain.