Virtuelle Teams erfolgreich führen

Den Begriff Wissensarbeiter wollen die Analysten von PAC nicht nur für Schreibtischtäter reserviert wissen. Auch Monteure, Landwirte oder Tischler seien heute Wissensarbeiter, schreiben sie in ihrer Spotlight-Analyse "Virtuelle Teams benötigen eine starke Führung!" Die Studie basiert auf Angaben von etwa 150 Entscheidern und entstand mit Unterstützung mehrerer Unternehmen, unter anderem Citrix.

Wissensarbeit definieren die Studienautoren als komplexe Aufgabenstellung, die sich nicht nach vordefinierten Routinen erledigen lässt und deren Bearbeitung Wissen, Kreativität und Teamarbeit voraussetzt. Will ein Unternehmen seine Produktivität steigern, muss es das Wissen in den Köpfen der Mitarbeiter zum Fließen bringen. Das wiederum erfordert Rahmenbedingungen für Austausch und Kommunikation.

Die befragten Entscheider beziffern den Anteil der Arbeitszeit, den ihre typischen Mitarbeiter für Kommunikation und Kooperation aufbringen, mit durchschnittlich 38 Prozent. Sie berichten von immer mehr Projekten und Aufgaben, die Teamarbeit erfordern, und das oft über Abteilungsgrenzen hinweg. Auch die Zusammenarbeit mit mobilen Kollegen oder Angestellten im Home Office spielt eine Rolle.

Derzeit scheinen viele Entscheider mit den Bedingungen für Collaboration noch nicht zufrieden zu sein. Etwa jeder Zweite hält die technologischen, organisatorischen und kulturellen Rahmenbedingungen für nur mittelmäßig. Infolgedessen leide die Konzentration auf die Kernaufgaben, berichten sie in der Studie. Die Mitarbeiter seien frustriert und die Attraktivität des Unternehmens als Arbeitgeber sinke.

Collaboration scheitert nicht an der Technik

Die Studienautoren bescheinigen den am Markt verfügbaren Collaboration-Tools Reife. Oft aber würden die Tools nicht richtig in die Organisation eingebettet und ihr Potenzial dadurch nicht richtig ausgeschöpft. Sie fragten die Studienteilnehmer nach den Gründen dafür. Diese antworteten, dass die Nutzung der Technologien nicht durch Performance-Steuerung und Anreizsysteme gefördert werde (40 Prozent der Nennungen). Außerdem stünden die Führungskräfte nicht dahinter (38 Prozent) beziehungsweise eine konservative Unternehmenskultur blockiere den Einsatz (32 Prozent). Weitere 37 Prozent kritisieren Bürokratie und umständliche Bestellprozesse.

Kommentar der Analysten: "Die eigentlichen Barrieren für eine effektivere Zusammenarbeit sind weniger technischer als vielmehr kultureller Natur."

Citrix schätzt den Durchdringungsgrad in deutschen Unternehmen auf knapp 25 Prozent. Trotz eines stetigen Wachstums hinkt Deutschland damit im internationalen Vergleich "noch immer ein wenig" hinterher, so Jochen Boekel, Area Vice President EMEA bei Citrix.

Auf den kulturellen Aspekt der Collaboration beziehen sich denn auch die Tipps, die die Analysten in ihrem Papier formulieren. Ihre fünf Ratschläge lauten wie folgt:

1. Verbesserung der Zusammenarbeit auf die strategische Agenda setzen. Wer im Unternehmen optimale Rahmenbedingungen für die virtuelle Teamarbeit schaffen will, braucht das Commitment der Führungsriege. Obwohl die wachsende Bedeutung der Zusammenarbeit von Wissensarbeitern für den Geschäftserfolg heute meist erkannt wird, spielt deren Verbesserung auf der strategischen Agenda - etwa im Vergleich zur klassischen Prozessoptimierung - häufig nur eine untergeordnete Rolle.

2. Die Nutzung neuer Technologien vorleben. Der Einsatz neuer Technologien und der damit verbundene Change können Ängste und Bedenken bei den Mitarbeitern auslösen. Umso dringender sind Chefs in ihrer Vorbildfunktion gefragt.

3. Vertrauenskultur etablieren. Virtuelle Zusammenarbeit erfordert Vertrauen in die Mitarbeiter. Umgekehrt ausgedrückt: Führungskräfte müssen "ein gewisses Maß an Kontrolle abgeben", wie die Studienautoren schreiben. Dafür müssen sie "in eine gemeinsame Definition und klare Vermittlung der Ziele investieren".

4. Fingerspitzengefühl entwickeln: Die Analysten verhehlen nicht, dass die Führung virtueller Teams "enorme Herausforderungen" mit sich bringt. Chefs sollen einerseits loslassen, dürfen auf der anderen Seite aber auch nicht den Faden zu den Mitarbeitern verlieren. Sie müssen Fingerspitzengefühl dafür entwickeln, welchen Bedarf an Führung welcher Mitarbeiter je nach Situation hat. Sie müssen also situativ führen.

5. Sehen Sie den Mitarbeitern in die Augen. "Zusammenarbeit funktioniert auch in virtuellen Teams nur, wenn sich die Mitarbeiter persönlich kennen und verstehen sowie sich innerhalb der Gruppe und von den Führungskräften respektiert und anerkannt fühlen", mahnen die Analysten. Virtuelle Teams sollten sich also von Zeit zu Zeit persönlich treffen. Video-Lösungen beispielsweise sorgen dafür, dass sich die Kollegen in die Augen sehen können und der persönliche Austausch so erhalten bleibt.

Was die Entscheidung über den Einsatz solcher Lösungen angeht, so wandelt sich die Rolle der IT merklich, kommentiert Citrix-Mann Jochen Boekel. "Die Tendenz geht immer stärker in Richtung Beratung und löst sich damit schrittweise von der Position des Entscheidungsträgers. Diese wird in der Konsequenz immer stärker von den Fachbereichsleitern eingenommen", sagt er. Boekel fügt an, die IT bleibe nichtsdestotrotz ein entscheidender Faktor und unverzichtbarer Meinungsbildner, wenn es um Wachstum, Entwicklung und die dafür nötige Sicherheit und Maintenance gehe.