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In diesem Jahr werden pro Minute 204 Millionen E-Mails verschickt. Das behauptet jedenfalls der Business-Intelligence-Anbieter Tableau Software. Weil Cyber-Kriminelle immer wieder versuchen, sensible Daten abzugreifen, weist der Security-Anbieter Trend Micro auf bekannte Schwachstellen hin. Trend Micro hat folgende sechs Tipps auf Lager:
1. Gmail in zwei Schritten sichern: Seit 2007 ist Googles kostenloser E-Mail-Dienst allgemein verfügbar. Gmail bietet eine Bestätigung in zwei Schritten an, das heißt, zusätzlich zu Benutzernamen und Passwort kann ein Verifizierungscode eingegeben werden. Experten raten, dies zu nutzen. Nachteil: diesen Code teilt Google beispielsweise via Handy mit - und besitzt damit ein Stückchen mehr Information über den Nutzer.
2. Sichere Passwörter verwenden: Betrüger probieren mittels Wörterbüchern Passwörter aus. Sichere Kennwörter ergeben daher nur einen Sinn, wenn sie nur der Nutzer versteht, wie etwa 45j1kikH (ich bin 45 Jahre, habe ein Kind und kein Haus).
3. Keine vertraulichen Daten weitergeben: Immer wieder versenden Cyber-Kriminelle E-Mails, die angeblich von einer Bank oder einem Kreditkartenanbieter stammen. Teilweise sind diese Nachrichten täuschend echt. Daher ist besondere Vorsicht geboten, wenn per Mail nach persönlichen Daten gefragt wird.
4. Lieber eine Mail zu wenig öffnen als eine falsche zu viel: Hier bringt Trend Micro das Stichwort vom gesunden Menschenverstand ins Spiel: Mails, die verdächtig scheinen, sollten nicht geöffnet werden. Keinesfalls sollten darin enthaltene Links oder Anhänge angeklickt werden. Solche Mails auch nicht beantworten!
5. Webadressen selbst eintippen: Dieser Ratschlag knüpft an Punkt vier an - enthält eine E-Mail eine interessante Webadresse, so ist es besser, die Adresse selbst in den Browser einzutippen. Nicht auf den Link klicken, auch nicht bei unverdächtigen Mails.
6. Nicht blind auf den Spam-Filter verlassen: Ein Spam-Filter ist eine gute Sache, es kann jedoch vorkommen, dass er "richtige" Mails in den Spam-Ordner schiebt. Es lohnt sich daher, diesen Ordner regelmäßig zu überprüfen.
Wetten auf das Ende der E-Mail
Möglicherweise allerdings gehört Stress rund um E-Mail-Security bald der Vergangenheit an. So wettet Daniel Hartert, CIO des Bayer-Konzerns, im Jubiläumsbuch der CIO-Redaktion auf das Ende der E-Mail. "Ich wette, dass in zehn Jahren ein Großteil der Unternehmen E-Mails als Kommunikationsmedium verbannt haben wird. Kommunikation wird neue Technologien nutzen, etwa Wikis, Chats, Communities, Blogs, Foren und Videokonferenzen", schreibt Hartert in dem Buch "Die IT-Fakten der größten Unternehmen Deutschlands".
Auf CIO.de hat Hartert damit einen regen Meinungsaustausch angestoßen. So würde ein Nutzer namens Marcel die Wette gern eingehen. "Selbst wenn ich verliere, wäre es amüsant mal zu sehen wie ein gesamtes Unternehmen in WIKIs kommuniziert und vor allem die Herren, die am weitesten davon weg sind", schreibt Marcel. Ein Nutzer namens Stefan meint: "Im Privaten Bereich mag das Mail nie richtige der Durchbruch gelangen, aber in den Firmen ist es - bei den arbeitenden Menschen in den unteren Ebenen - das (!) Medium schlechthin!"
Dass diese Diskussion nicht nur blanke Theorie ist, bewies auf den diesjährigen Hamburger IT-Strategietagen Swen Rehders. Er ist Executive Vice President Strategic Sales Engagement bei Atos. Der IT-Dienstleister hat sich einen Zero-E-Mail-Officer zugelegt. Bis 2014 will Atos seinen internen E-Mail-Verkehr gegen Null fahren und auf diesem Wege seine Produktivität um 20 Prozent steigern.
Gute Idee: Auf einen Kaffee zum Kollegen
Ziel der Übung "Zero E-Mail" sei aber nicht die Rückkehr zur Rohrpost, so Rehders. Er befürwortet vielmehr einen Mix aus neuen Collaboration-Tools und traditionellen Formen der Kommunikation. Mal eben rüber gehen zum Kollegen, der drei Büros weiter sitzt, mit ihm einen Kaffee trinken und vor allem reden - anstatt ihm eine E-Mail zu schicken und zur Sicherheit noch zwei Vorgesetzte auf CC zu setzen.