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Zusammenarbeit im Unternehmen ist essentiell, und gelegentlich muss sie intensiv sein. Die Analysten von Gartner spinnen diesen Gedanken auf technologischer Ebene weiter, indem sie den bekannten Begriff der Collaboration zur Extreme Collaboration (XC) steigern. Durch XC können Führungskräfte laut Gartner die größten Hindernisse für funktionsübergreifende Kommunikation und Zusammenarbeit überwinden. Dies sei eine Voraussetzung dafür, dass CIOs und Führungskräfte bei ihren Bemühungen zur Verbesserung der Geschäftsergebnisse durch Business-Process-Management (BPM) nicht länger scheitern.
Collaboration sei eine kritische Aktivität in vielen strukturierten und unstrukturierten Geschäftsprozessen, so Gartner. „Eine XC-Umwelt ist im Kern ein virtuelles Lage- oder Krisenzentrum, in dem Menschen zur kollaborativen Arbeit an einem gemeinsamen Ziel zusammenkommen können“, definiert Gartner-Analystin Janelle Hill. Diese Umwelt sei jederzeit ohne Unterbrechung zugänglich. „Was es extrem macht, ist der Wille zur Überwindung geografischer, organisatorischer, politischer und durch Management bedingter Grenzen, zur Vereinigung kollektiver Skills und Ressourcen zur Problemlösung und zur Erreichung geteilter und ehrgeiziger Ziele.“
XC werde möglich, indem man mehrere Schlüsselkräfte nach einem Muster zusammenführe, das Innovation in Verhalten, Kommunikation, Zusammenarbeit und Beziehungspflege bringe. Gartner benennt sechs Best Practices, die hin zu einer XC-Kultur führen.
1. Web-basierter Collaboration einen Platz verschaffen: Der Einsatz virtueller und web-basierter Collaboration im Arbeitsalltag der Mitarbeiter sollte nach Gartner-Einschätzung aktiv befördert werden. Die Analysten raten dabei zum Experimentieren. Ein Ansatz sei die gezielte Auswahl einer bislang auf traditionellem Wege – also durch persönliche Meeting oder E-Mail – erledigten Aktivität. Die Mitarbeiter sollten dazu ermuntert werden, diese Tätigkeit künftig möglichst via web-basierter Collaboration zu erledigen. „Die virtuellen Umwelten, die zum Hosten solcher Spaces genutzt werden, können von Process-Collaboration-Umwelten über soziale Netzwerke bis hin zu On-Premise Collaborative und Social-Media-Tools reichen“, so Gartner.
2. Near-Real-Time-Communication nutzen: Stimuliert werden sollte laut Gartner auch die fast in Echtzeit verlaufende Kommunikation in den sozialen Netzwerken – also das Bloggen, Twittern oder Updaten von Facebook-Seiten. „Das Etablieren von Real-Time Communication-Gewohnheiten am Arbeitsplatz ermöglicht einen freieren Informationsfluss und proaktivere Mitteilungen, so dass die Leute schneller auf unerwartete Ereignisse und Störungen antworten können“, so die Analysten.
Brainstorming via Twitter
Das könne das Problem eingeschränkter und verzögerter Informationen lösen, das durch formelle und hierarchisch strukturierte Kommunikationskanäle oder durch vordefinierte E-Mail-Verteilungsabläufe entstehe.
3. Crowdsourcing und populäre Social-Media-Tools nutzen: Als Trigger für einen dynamischen Gedankenaustausch zu einem aktuellen Problem empfiehlt Gartner, einen “Tweet Jam” ins Leben zu rufen. Man müsse nur einen Zeitrahmen und ein Thema festlegen und die Mitarbeiter zur Teilnahme am Brainstorming animieren.
„Anders als bei Diskussionen im Meeting Room wird die Kommunikation festgehalten“, so Gartner. „Es gibt also klare Aufzeichnungen darüber, was besprochen wurde, wer Ideen beigetragen hat und welche Teilnehmer bei Diskussionen und Problemlösungen herausgeragt haben.“ Crowdsourcing wiederum sei zwar nicht per se XC, stelle aber ebenfalls einen unüblichen Kommunikationsstil dar.
4. Belohnungssysteme verändern: Statt alleine individuelle Leistungen und punktuelle Erfolge zu honorieren komme es bei XC darauf an, auch kollaboratives Handeln im Team zu belohnen, das zur Lösung komplexer Probleme beiträgt. „Der Einsatz von Collaboration-Technologien macht es auch einfacher, gemeinschaftliches Verhalten nachzuverfolgen und direkt mit den erreichten Resultaten zu verknüpfen“, so Gartner.
5. Messungen mit Social Network Analysis: Mit Social Network Analysis (SNA) und manchen Social-Media-Seiten lässt sich der Einfluss bestimmter Menschen in sozialen Netzwerken beobachten. Eine XC-Kultur basiere auf Offenheit, Vertrauen und gegenseitigem Respekt, erläutert Gartner. SNA sei eine Technik, die bei der Identifizierung starker sozialer Netzwerke mit dieser Grundlage helfe.
Mitarbeiter aus der Komfortzone holen
Firmen sollten nach Meinung der Analysten die entsprechenden Gruppen darum bitten, ihre kollektiven Stärken zum Meistern kritischer grenzüberschreitender Process-Performance-Herausforderungen einzubringen. Darüber hinaus lasse sich mit Technologien wie Social Media, Mobile IT und Cloud Computing ebenfalls auf neuen Wegen feststellen, wie und wo Menschen zusammengearbeitet haben und mit welchem Ergebnis.
6. Kick-Start durch Gruppen-Events: Mit Hilfe weniger einfacher Schritte kann man laut Gartner Mitarbeiter aus der Komfortzone holen und zum Ausprobieren neuer Arten von Collaboration und Interaktion bewegen. Ein Beispiel sei es, interne Experten via mobiler Videos in Meetings zu holen. E-Mail könnte für eine bestimmte Zeitspanne intern abgeschaltet werden. Auch Gamification – also der Einsatz Computerspiel-basierter Techniken – sei eine Möglichkeit, alte Gewohnheiten aufzubrechen, so Gartner.
Die Studie "Six Best Practices for Moving to a Culture of Extreme Collaboration" ist bei Gartner erhältlich.