Die Bundesagentur für Arbeit (BA) startet mit einem Pilotprojekt in der Regionaldirektion Sachsen-Anhalt-Thüringen die Einführung der elektronischen Akte (E-Akte). Rund 4000 Mitarbeiter der BA werden in dieser ersten Phase mit dem neuen System arbeiten. In Halle ging das Projekt an den Start.
Nach einer sechsmonatigen Testphase wollen der Verwaltungsrat und der Vorstand der Bundesagentur über den bundesweiten Einsatz in allen zehn Regionaldirektionen entscheiden. IBM liefert neben der Projektberatung für das Pilotprojekt eine Dokumenten-Management-Systemlösung auf Basis ihrer Enterprise Content Management Plattform Filenet P8. Ein zweiter externer Dienstleister ist für das Einscannen der Anträge und Dokumente zuständig.
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"Bisher betreiben wir erheblichen Aufwand etwa für die Lagerung und den Transport von Akten in den Arbeitsagenturen – immerhin haben wir dort etwa 22,2 Millionen Kundenakten", sagte BA-Vorstandsmitglied Raimund Becker. "Wenn diese Unterlagen nun in elektronischer Form vorliegen, können wir Kosten und Zeit sparen. Das bedeutet einen besseren Service für unsere Kunden."
Ermöglicht werden wird diese Verbesserung mit einer einheitlichen Dokumenten-Management-Lösung von IBM. Damit soll die notwendige Voraussetzung dafür geschaffen werden, dass die Papierberge in den Arbeitsagenturen auf ein Minimum reduziert werden und die Anträge schneller bearbeitet werden können.
Dabei wird die E-Akte, anders als bisher bei der Bearbeitung von Papierakten, den sofortigen und gleichzeitigen Zugriff von berechtigten Mitarbeitern auf Dokumente und Akten ermöglichen. Sie verbessert laut IBM damit "maßgeblich" die Auskunftsfähigkeit in den Arbeitsagenturen.
Laufwege und Aktensuche gehören der Vergangenheit an
Laufwege und Aktensuche sollen ab dann der Vergangenheit angehören. Grundlage hierfür ist die Enterprise Content Management Plattform FileNet8 von IBM, eine integrierte Lösung für die Verwaltung von Dokumenten und zur Steuerung von Abläufen. Sie bietet standardisierte Schnittstellen für alle IT-Fachanwendungen und stellt die technisch-organisatorische Klammer für das digitale Dokumenten-Management und die Dokumenten-Bearbeitung dar. IBM entwickelte darüber hinaus eine für die Bundesagentur maßgeschneiderte Bedienoberfläche.
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"Unser Arbeitsziel war eine transparente und mandantenfähige Ablage, mit der die Verteilung, Bearbeitung und Verwaltung der elektronische Dokumente und Akten sicher und effizient möglich ist", sagte Ekkehard Ludewigs, Leiter des Bereichs Öffentliche Auftraggeber bei IBM Global Business Services.
Die Arbeitsagenturen haben bundesweit ein sehr großes Akten-Volumen zu bewältigen: Zu den 22,2 Millionen Kundenakten kommen täglich 260.000 neue Dokumente hinzu. Das ist auch eine Herausforderung für die Digitalisierung. Diese erfolgt durch einen externen Dienstleister, der mit jedem seiner Hochleistungsscanner etwa 10.000 Blatt pro Stunde schafft. Die eingescannten Dokumente werden anschließend durch Mitarbeiter der BA signiert und per sicherer Datenleitung direkt an das E-Akte-System und somit an den Computer-Arbeitsplatz der zuständigen Mitarbeiter der Arbeitsagentur übertragen.
Verläuft die Testphase erfolgreich, soll, so IBM, das Projekt im kommenden Jahr auf ganz Deutschland ausgeweitet werden. Dann werden etwa 40.000 Nutzer Zugriff auf die Plattform haben und zehn Scan-Zentren in Betrieb sein.