Change Management (CM) ist im Budget vieler IT-Projekte bisher nicht vorgesehen. In einer Umfrage von Telekom Training gaben 32 Prozent der Teilnehmer an, dass dafür kein Stück aus dem Kuchen der Projektfinanzierung reserviert ist. Der Anteil könnte noch viel höher liegen. Ein Viertel der Befragten machte zu der Frage keine Angabe. Von den Befragten, die einen Teil ihrer Projektbudgets für CM ausweisen, geben je zwölf Prozent dafür bis zu fünf oder bis zu zehn Prozent aus. Bei 18 Prozent liegt der Budgetanteil für Veränderungs-Management höher als zehn Prozent.
Foto: Telekom Training
Der Großteil der Befragten würde in Zukunft gern mehr Geld dafür zur Verfügung haben. Jeder Dritte sagte, Change Management sollte im Projektbudget mit fünf bis zehn Prozent veranschlagt werden. Weitere 32 Prozent möchten dafür sogar mehr als ein Zehntel verwenden. Dass Ausgaben für Change Management ein Opfer der Finanzkrise werden könnten, glauben die meisten nicht. Mit einem Rückgang der Ausgaben dafür rechnen 16 Prozent. Jeder Zweite meint, für CM werde trotz Abschwungs gleich viel Geld wie bisher verwendet. 18 Prozent rechnen sogar mit einer Verstärkung der Ausgaben.
Dass Neuerungen in Firmen mittels Change Management begleitet werden müssen, davon sind die meisten Befragten überzeugt. So war bei der Frage nach den Erfolgsfaktoren von IT-Projekten die meistgenannte Antwort, dass es auf die Akzeptanz und Identifizierung der Beteiligten mit dem Vorhaben ankomme. Besonders wichtig ist auch, dass ein Projekt ein erreichbares Ziel hat, das den Mitarbeitern vermittelt wird. Außerdem muss der Projektleiter die mit dem Projekt verbundenen Veränderungen vermitteln.
Die meisten Projektverantwortlichen, die Telekom Training befragen ließ, halten Change Management für wichtig und behaupten auch, sie seien mit dem Begriff vertraut. Fortbildungen zu dem Thema haben aber drei von vier bisher nicht besucht.
Das hindert die meisten aber nicht daran, CM einzusetzen. Die Mehrzahl tut dies in IT-Projekten schon heute. Für viele sind gescheiterte IT-Projekte in der Vergangenheit der Grund. Sechs von zehn Befragten haben zudem gesehen, dass der Verzicht auf Change Management hohe Folgekosten nach sich ziehen kann.
Change Management erhöht Erfolg von IT-Projekten
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Wichtigstes Instrument des Change Managements ist die Rollen- und Auftragsklärung. An zweiter Stelle folgt die Aufstellung eines Kommunikationsplans, gefolgt von Change Controlling und Interviews. In der Wahrnehmung der meisten führten die eingesetzten Instrumente zum Erfolg. 84 Prozent sagten, sie hätten IT-Projekte dank CM erfolgreicher umsetzen können. Die guten Erfahrungen führten in mehr als der Hälfte der Firmen dazu, dass Change Management in der Folge häufiger eingesetzt wurde.
Ein Fünftel der Befragten verzichtet bisher auf Change Management. Häufigster Grund für den Verzicht ist, dass die Befragten CM nicht für notwendig halten. Einige gaben indes an, bei der nächsten IT-Einführung auch auf CM zu setzen.
IT-Leiter muss CM finanzieren
Die Mittel für Veränderungs-Management sollte in den meisten Fällen der IT-Leiter bereitstellen. 59 Prozent der Befragten halten ihn für am besten geeignet, das nächste große Veränderungsprojekt als Sponsor zu unterstützen. Mehr als die Hälfte sieht diese Aufgabe auch gut bei anderen Personen aus der operativen Führung aufgehoben und 49 Prozent wünschen sich dafür einen Lenkungsausschuss.
Der Schulungsanbieter Telekom Training hat für die Studie "Change Management in IT-Einführungsprojekten" 100 Mitarbeiter aus Firmen mit mindestens 1000 Angestellten befragt, die an IT-Einführungsprojekten beteiligt sind. Der Großteil von ihnen arbeitet als IT-Projektleiter oder Abteilungsleiter.