Managed Print Services, kurz MPS, sorgen für Transparenz und Kontrolle über die Output-Ausgaben. Als Thema steht MPS seit mehr als fünfzehn Jahren auf der Agenda, als Konzept wird es mit steigender Tendenz in immer mehr Unternehmen implementiert. Wer MPS einsetzt, kehrt, so zeigt die Realität, auch nicht mehr zum vorherigen Beschaffungsweg zurück.
Ganz im Gegenteil, MPS-Anwender der zweiten Generation suchen längst nach ganzheitlichen Lösungen, mit denen sie nicht nur ihre Output-Infrastruktur optimieren können, sondern auch ihre dokumentenintensiven Prozesse.
Wenig Neueinsteiger
Dennoch: Was die Zahl der Neueinsteiger beim Thema MPS betrifft, steigt die Wachstumskurve zwar beständig - aber nach wie vor recht langsam. Laut der Ergebnisse der IDC-Befragung "Print & Document Management in Deutschland 2014"von IT-Entscheidern erhöhte sich die Zahl der Unternehmen, die hierzulande Print Management-Konzepte einsetzen, von 41 Prozent im Jahr 2012 auf gerade einmal 44 Prozent 2014.
Der folgende Beitrag geht der Frage nach, welche Vorbehalte Unternehmen bislang daran hindern, MPS einzusetzen. Darüber hinaus wird erläutert, wie diese Stolpersteine in der Praxis überwunden werden können - und was den Umstieg auf MPS letztlich so lohnend macht.
MPS für Einsteiger
Wie viel kostet das Drucken einer A4-Seite eigentlich? Schlagen so kleine Alltagstätigkeiten wie der Tonerwechsel im Zeitbudget der Mitarbeiter tatsächlich zu Buche? Vor allem aber: Hat der Ausdruck auf Papier in Zeiten von Smartphones und mobilen Arbeitsweisen nicht ohnehin längst ausgedient?
Ausnahmslos alle Unternehmen, die in den letzten Jahren ein MPS-Konzept realisiert haben, erleben ihn, den typischen "Aha"-Effekt. Denn in der Tat: Das Thema Drucken stellt kostentechnisch für die meisten Unternehmen zunächst eine vermeintlich vernachlässigbare Größe dar - bis sie einmal zusammen mit ihrem MPS-Dienstleister nachrechnen.
Unter die Kosten für einen Ausdruck fallen nicht nur der Preis für Papier und Toner, sondern beispielswiese auch die Kosten für die Anschaffung des Geräts, für die Wartung und Reparatur, für Energie und die Entsorgung. Und gedruckt wird trotz oder vielleicht gerade aufgrund veränderter Lesegewohnheiten (Stichwort E-Reader) nach wie vor.
Büro-Angestellte drucken 13.000 Seiten im Jahr
Analystenberichte geben an, dass durchschnittlich ein bis sechs Prozent vom Jahresumsatz für Ausdrucke und Kopien anfallen. Als Faustregel kann man zudem davon ausgehen, dass der durchschnittliche Büroangestellte pro Jahr ca. 13.000 Seiten druckt - und davon, dass mindestens jede siebte Seite davon niemals genutzt wird.
Als bislang wichtigsten Treiber für die Unternehmen, sich überhaupt mit Print Management zu beschäftigen, nennt IDC die Vorgabe der IT-Abteilung, die direkten Druckkosten (57 Prozent) sowie die Betriebskosten (54 Prozent zu reduzieren.
Output-Infrastruktur verbessern
Managed Print Services, kurz MPS, setzen genau an diesem Punkt an und ermöglichen ein maßgeschneidertes Print- bzw. Output-Management. Allerdings geht es bei der Umsetzung eines professionellen MPS-Konzepts um weit mehr als um die Senkung des Papierverbrauchs bzw. die damit verbundenen Kosten. Vielmehr steht die Optimierung der kompletten Output-Infrastruktur des Unternehmens im Mittelpunkt.
Essenzielle Bestandteile eines entsprechenden Konzepts beinhalten im Standardfall die Neuorganisation sowie die kontinuierliche Betreuung und Optimierung der Output-Infrastruktur durch einen externen Service Provider. Darüber hinaus gehören meist auch die regelmäßige und präventive Wartung der Geräte sowie ein automatisiertes Verbrauchsmaterial-Management zum Gesamtpaket MPS.
Foto: IDC
Die erste Hemmschwelle: Die Wahl des Dienstleisters
Laut der IDC-Studie planten im Jahr 2014 31 Prozent aller deutschen Unternehmen die Realisierung ihres ganz persönlichen MPS-Konzepts, und immerhin 25 Prozent beschäftigten sich zum damaligen Zeitpunkt mit dem Thema, hatten sich aber noch nicht konkret entschieden. Ein riesiges Marktpotenzial, das derzeit in der Wartschleife hängt.
Eine erste Einstiegshürde stellt für viele Unternehmen die Suche nach dem passsenden Dienstleister dar. Neben den Rankings führender IT-Analystenhäuser, die regelmäßig Beurteilungen der großen MPS-Anbieter am Markt veröffentlichen, ist es für Unternehmen, die erstmals auf der Suche nach einem MPS-Anbieter sind, empfehlenswert, die folgenden Parameter abzufragen:
Der Anbieter sollte über ausreichend Know-how und Erfahrung verfügen, um ein entsprechendes Projekt erfolgreich umsetzen zu können.
Beratungskompetenz sowie Branchenerfahrungen spielen ebenfalls eine maßgebliche Rolle.
Darüber hinaus ist es wichtig, dass der Dienstleister alle gewünschten Lösungen aus einer Hand anbieten kann, da nur so ein ganzheitliches Konzept und ein optimales Zusammenspiel aller Aspekte sichergestellt werden können.
Nicht zu vergessen, richtet sich die Festlegung der Vertragsinhalte natürlich auch nach der Größe des jeweiligen Unternehmens. Kleine Unternehmen nutzen eher Basisdienstleistungen, sogenannte Basic Print Services. Von dem Einsparpotenzial durch MPS profitieren insbesondere mittlere und große Unternehmen aufgrund ihrer erhöhten Mitarbeiterzahl und ihres in der Regel höheren Druckvolumens.
Kein einmaliges Projekt
Die Kompetenz des MPS-Partners lässt sich letztlich auch daran erkennen, dass unter MPS kein einmaliges Projekt, sondern ein kontinuierliches Konzept verstanden wird. Dies bedeutet, dass der Dienstleister sich proaktiv um die fortlaufende Optimierung der Output-Umgebung sowie sämtlicher papierbasierter Prozesse kümmert.
Ein kompetenter Service-Provider wird im Übrigen die vorhandene Druckerlandschaft niemals unbesehen übernehmen, sondern stets die grundlegende Bestandsaufnahme an den Anfang der Zusammenarbeit stellen. Hierbei gilt es, das Optimierungspotenzial auf Basis der tatsächlichen Anforderungen heraus zu arbeiten:
Welcher Unternehmensbereich druckt am Meisten, wo genügen Schwarz-weiß-Ausdrucke, wo sind Farbdrucke nötig?
In welchem DIN-Format werden die Dokumente erstellt?
Müssen teurere Geräte, die das oft nur selten benötigte DIN-A-3-Format vorhalten, eingesetzt werden, oder sind DINA-4-Geräte ausreichend?
Wird nur gedruckt, oder auch gescannt, kopiert…?
Nach dieser Analyse erfolgt die kostenoptimierte Anordnung der Geräte. Oftmals werden dabei die bisherigen Arbeitsplatzdrucker durch Abteilungsdrucker ersetzt, die mit günstigeren Seitenpreisen bei höherer Energieeffizienz punkten können. Die Einsparmöglichkeiten, die sich auf Basis einer entsprechenden Analyse erzielen lassen, sind wie eingangs beschrieben, teils erheblich.
Ein international tätiger Hersteller von Elektrogeräten aus Deutschland, der weltweit über 3000 Mitarbeiter beschäftigt, spart nach der Automatisierung seiner Output-Prozesse nun 30 Arbeitsstunden pro Monat, die Hardware-Kosten sind um 20 Prozent gesunken. Realisiert wurden die Homogenisierung einer vorher bunt gemischten Sammlung an Multifunktionsgeräten (MFPs), Druckern und Scannern, die Auslagerung des Systemsupports sowie von Installationsroutineaufgaben, die Automatisierung der Beschaffung der Verbrauchsmaterialien sowie ein neues Sicherheitskonzept inklusive einer allgemeinen Redundanz der Systeme. Insgesamt konnte die Geräteflotte von bislang zehn Herstellern, 124 Systemen und 50 verschiedenen Gerätemodellen auf jetzt einen Anbieter, 54 Systeme und sechs Modelle reduziert werden. Die Hardware-Kosten reduzierten sich damit um rund 20 Prozent - und das, obwohl eine Authentifizierungslösung inklusive Kostenstellenmanagement und Kartenlesegeräten zusätzlich implementiert wurde. |
MPS optimiert Prozesse
Oftmals geht es beim Thema MPS jedoch längst nicht mehr nur ums Thema Drucken, sondern vor allem um die Optimierung der dokumentenintensiven Prozesse. Laut IDC-Studie zählt dieser Aspekt neben der Senkung der Druck- sowie der Betriebskosten zu den drei wichtigsten Zielen, die von 41 Prozent der IT- bzw. von 42 Prozent der Fachabteilungsverantwortlichen genannt werden.
Der Hintergrund: Viele Unternehmen haben tagtäglich Unmengen an Papierdokumenten und Informationen zu bewältigen: Lieferscheine, Rechnungen oder auch Retouren - all diese Dokumente müssen bearbeitet, weitergereicht, abgezeichnet und verwaltet werden.
Dokumente erfassen, klassifizieren, dokumentieren und revisionssicher aufbewahren
Produktionsbetriebe zum Beispiel speichern viele Millionen Seiten an Fracht- und Wareneingangsscheinen. Auch Banken und Behörden verzeichnen täglich unzählige Dokumente, die sie erfassen, klassifizieren, dokumentieren und revisionssicher aufbewahren müssen. So zählt z.B. eine deutsche Gerichtsbarkeit, die für Außenstellen an 90 verschiedenen Standorten verantwortlich ist, bis zu Fünftausend Seiten pro Tag und Standort - insgesamt sind dies ca. 100 Millionen Seiten pro Jahr.
Die Folge: Die Mitarbeiter, Bankangestellten, Beamten, verbringen täglich oft einen Großteil ihrer Zeit damit, wichtige Informationen zu suchen. Darunter leidet nicht nur die Produktivität. Die Informations- und Dokumentenflut stellt auch ein Risiko dar, den Compliance-Anforderungen im Rahmen anstehender Audits nicht zu genügen.
Es gibt bereits Softwarelösungen
Der Markt hält längst Software-basierte Lösungen bereit. Beispielsweise, indem sie die geschäftsrelevanten Informationen aus digitalisierten Papierdokumenten auslesen, die Dokumente klassifizieren und automatisch an Geschäftsanwendungen übermitteln. Auch komplexere Workflows lassen sich so abbilden wie beispielsweise die Reisekostenabrechnung.
Die Banken-Branche z.B. sah sich vor dem Hintergrund der aktuellen SEPA-Bestimmungen vor die Herausforderung gestellt, neue Ausführungsfristen für den beleghaften Überweisungsscan einzuhalten - hier schafft der elektronische Beleg-Scan im Rahmen eines MPS-Modells Abhilfe.
Die zweite Hemmschwelle: Die Mitarbeiter ins Boot holen
Bei der Umsetzung eines MPS-Konzepts spielt es eine zentrale Rolle, die Mitarbeiter rechtzeitig ins Boot zu holen. Unabhängig von der Größe und der Komplexität des Projekts kann es nur dann erfolgreich sein, wenn die Mitarbeiter hinter dem Projekt stehen und es leben. Bei der Optimierung von dokumentennahen Prozessen ist es wichtig, dass Fachbereiche und IT eng zusammenarbeiten sowie gegenseitiges Verständnis aufbringen.
Die fehlende Transparenz von Prozessen kann eine Hemmschwelle sein, um solche Konzepte zu realisieren. Eine enge Zusammenarbeit mit dem Dienstleister sowie eine ganzheitliche Analyse und Beratung sind daher wichtige Voraussetzungen, um solche Hürden zu überwinden.
Strukturen im Unternehmen reorganisieren
Neben der Schaffung der nötigen technologischen Voraussetzungen ist es speziell bei einem MPS-Projekt, das sich der Optimierung der unternehmensinternen Prozesse annimmt, die zweite - und vielleicht größere - Herausforderung, die Strukturen im Unternehmen zu reorganisieren. Mitarbeiter, die durch frühzeitige und großflächige Aufklärungsarbeit auf die Transformation an ihrem Standort vorbereitet werden, stehen Veränderungen rund um den kontinuierlichen Wandel von der analogen hin zur digitalen Arbeitsweise jedoch meist sehr offen gegenüber.
Schließlich können sie davon selbst erheblich profitieren: Siewerden von administrativen Aufgaben entlastet und haben mehr Zeit, sich auf ihre Kernaufgaben zu konzentrieren. Durch die verstärkte Automatisierung von Prozessen - zum Beispiel indem Informationen automatisch statt manuell erfasst und weitergeleitet werden - sinkt auch die Fehlerquote.
Selbst der Wechsel vom bisherigen "eigenen" Arbeitsplatzdrucker hin zum Abteilungsdrucker kann durchaus positiv aufgenommen werden. Speziell dann, wenn die damit verbundene Einführung weiterer neuer Komfort- bzw. Sicherheits-Features wie personalisierte elektronische Postfächer am besagten Abteilungsdrucker flankierend mit kommuniziert werden.
Interne IT muss sich weiterentwickeln
Auch die unternehmensinterne IT muss sich weiterentwickeln, um mit den Neuerungen, die eine grundlegende Neustrukturierung im Rahmen eines MPS-Projekts mit sich bringt, mithalten zu können. Dazu zählt etwa die Schaffung der Schnittstellen zwischen Fachbereich und IT, zwischen intern und extern. Da speziell Fachbereich und IT oft unterschiedliche Dinge meinen, wenn sie die gleichen Begriffe verwenden, ist es sinnvoll, sich hier auf Definitionen zu einigen, die von allen Beteiligten verstanden und akzeptiert werden.
Nicht zu vergessen, sollten auch die Aufgaben- und Rechteverteilung zwischen Dienstleister und Unternehmen im Vorfeld genau austariert werden.
Ein fundiertes MPS-Angebot besteht nicht nur aus der Bereitstellung von Daten, sondern vielmehr aus der Analyse dieser Daten durch Spezialisten mit dem Ziel, dem Kunden Information statt Daten zu liefern. Erfahrene Service-Provider vereinbaren in der Regel ein klar umrissenes Governance-Modell mit ihren Kunden, in dessen Rahmen die gemeinsam definierten taktischen und strategischen Maßnahmen festgehalten werden. Dies geschieht durch eine fortlaufende Analyse der Output-Umgebung. Dabei wird kontinuierlich geprüft, ob die Output-Umgebung noch den sich verändernden Anforderungen des Unternehmens entspricht oder gegebenenfalls angepasst werden muss, sowie einem regelmäßigen Managementdialog im Rahmen dessen die strategischen unternehmerischen Weichenstellungen beider Partner miteinander ausgetauscht und abgestimmt werden. |
Ausblick: Wo hört MPS auf, wo fängt Enterprise Content Management an?
Viele Unternehmen, die MPS bereits seit Jahren implementiert haben, können auf eine optimierte Outputinfrastruktur verweisen, die dokumentenintensiven Prozesse laufen rund. Diese Unternehmen wollen ihre Prozesse im Rahmen ganzheitlicher End-to-End-Strategien effizienter gestalten und das Potenzial, das in ihren strukturierten und unstrukturierten Daten steckt, besser nutzen.
In diesem Zusammenhang ist das strategisch untermauerte Zusammenspiel aller Geräte, Lösungen und Services bedeutsam. Damit wird die intelligente Kombination aus Hardware, Software und Service-Leistungen immer wichtiger.
Spätestens an diesem Punkt empfiehlt es sich selbst für Unternehmen, die bislang mit den MPS-Leistungen ihres Dienstleister zufrieden waren, die Zusammenarbeit auf den Prüfstand zu stellen. Es dürfte sinnvoll sein, regelmäßig zu hinterfragen, inwieweit der Partner für die weiteren, tiefgreifenden Herausforderungen im Rahmen einer Annäherung an ECM bzw. die Integration der unstrukturierten Daten in die Geschäftsprozesse, gerüstet ist.
Parameter für die Auswahl des richtigen Dienstleisters: Branchenkompetenz- Erfahrung- Ganzheitliches Lösungsangebot aus einer Hand- Die Zusammenarbeit wird als kontinuierlicher Prozess aufgesetzt, der Dienstleister versteht sich als Berater, der kontinuierlich und proaktiv Verbesserungsvorschläge macht. Die ersten Schritte in Richtung MPS: Analyse der bestehenden Druckerlandschaft sowie der Anforderungen in den Fachbereichen- Festsetzung des MPS-Projekts und Vertragsgestaltung- Vorbereitung, gegebenenfalls Schulung der Mitarbeiter (Change Management)- Schaffung von Schnittstellen zwischen IT und Fachbereich sowie zwischen Unternehmen und Dienstleister. Kontrolle un Prüfung: Regelmäßige Erfolgskontrollen und Überprüfung, ob die bestehende MPS-Lösung mit den sich verändernden Anforderungen standhält bzw. ob der bestehende Dienstleister bei steigenden Anforderungen (Stichwort ECM) weiterhin der passende Partner ist. |