Unternehmen sind heutzutage örtlich meist so diversifiziert, dass man längst nicht mehr zum Kollegen im Zimmer nebenan laufen kann. Zudem hat die unkomplizierte Vernetzung durch das Internet die Zusammenarbeit dahingehend verändert, dass man dem Kollegen oft sogar dann eine E-Mail schickt, wenn er tatsächlich noch im Nebenzimmer sitzt.
Was auf den ersten Blick sehr fortschrittlich klingt, bringt in der Praxis viele Betroffene zum Verzweifeln: Die Zusammenarbeit mit Kollegen leidet unter einer Flut an E-Mails, unterschiedlichen Dokumentenversionen und unorganisierten Ablagen.
Wenn etwa Mitarbeiter eines abteilungsübergreifenden Projekt-Teams endlos E-Mails hin- und herschicken und ihre Anmerkungen anbringen, entsteht schnell Chaos.
Collaboration, E-Learning und Portale
Die drei Formen der Zusammenarbeit haben eine Eigenheit: Sie halten mit technischen Entwicklungen Schritt. Collaboration steht für technik- und internet-gestützte Zusammenarbeit. In Collaboration-Tools wie Wikis, Foren und Chats bringt sich jeder Nutzer aktiv ein. Mögliche Werkzeuge sind außerdem Chat, White-Board oder Application- und Desktop-Sharing.
Längst beschränkt sich E-Learning, die zweite neue Form der Zusammenarbeit, nicht mehr auf die CD-Rom mit dem Englischkurs, die man allein am PC bearbeitet. Modernes E-Learning bedeutet, orts- und zeitunabhängig an individuell zusammengestellter Weiterbildung teilzunehmen. Das können ein Einführungskurs in die Unternehmensorganisation für neue Mitarbeiter oder eine gezielte Weiterentwicklung in Fachgebieten sein.
Die dritte technische Innovation, Portale, sorgt dafür, dass man im Informationsdschungel der Collaboration-Tools und E-Learning-Angebote den Überblick behält. Jeder Nutzer kann die Standardversion eines Portals seinen individuellen Ansprüchen anpassen.
Ziele der neuen Formen der Zusammenarbeit
Durch den Einsatz von Collaboration, E-Learning und Portalen können Unternehmen eine Reihe von Zielen erreichen: Sie sparen Reisezeit und -kosten und ermöglichen ein räumlich und zeitlich unabhängiges Arbeiten. Zudem treffen so Menschen aufeinander, die sonst nur schwer zusammenzubringen wären. Die neuen Formen der Zusammenarbeit können außerdem inhaltlich und funktional auf individuelle Anforderungen eines Mitarbeiters oder Teams zugeschnitten werden. Darüber hinaus bieten sie einer festen Gruppe einen zentralen Lern-, Arbeits- und Kommunikationsraum.
Perspektiven mit den neuen Trends der Zusammenarbeit
Dadurch, dass die neuen Formen der Zusammenarbeit vielfältig kombinierbar sind, bietet sich eine große Menge an Einsatzmöglichkeiten. Viele von ihnen kann jedes Unternehmen einsetzen.
Oft erscheint Unternehmen die Einführung einer firmenweiten E-Learning-Lösung zu groß oder unpassend. Heute ist es möglich, aus dem weit reichenden Angebot an Online-Weiterbildungen die für den jeweiligen Mitarbeiter richtigen Module auszuwählen. Darüber hinaus können Themengebiete, die jeder Mitarbeiter benötigt, im Intranet für alle Beschäftigten zugänglich gemacht werden.
Nicht nur die Weiterbildung, auch Projekt-Teams profitieren von den neuen Formen der Zusammenarbeit. Mithilfe von Collaboration-Tools und Portalen können schnell und unkompliziert Team-Räume mit passender Berechtigungsstruktur eingerichtet werden. Zudem bieten Foren die Möglichkeit, themenbezogene Diskussionen zu führen. Besteht eine Anbindung an ein Dokumenten Management System/Archivsystem, sind darüber hinaus die optimalen Bedingungen zur Dokumentenverwaltung gegeben.
Eine dritte Perspektive bietet die Integration diverser Kommunikations-, Lern- und Collaboration-Anwendungen in ein Portal. Einige Unternehmen betreiben bereits seit Jahren ein eigenes Intranet-Portal, das eine Reihe verschiedener Anwendungen zum schnellen Überblick bereitstellt. Durch die Portale hat der Nutzer die Möglichkeit, die Potenziale der Online-Zusammenarbeit voll auszuschöpfen.
Was man beachten sollte
Damit die neuen Formen der Zusammenarbeit von Erfolg gekrönt sind, sollten Unternehmen bei der Einführung einige Punkte berücksichtigen: Zum einen muss die Technik auf die jeweiligen Ansprüche der Firma zugeschnitten sein. Ein zweiter Punkt, den man beachten sollte: Die angebotenen Inhalte sollten qualitativ hochwertig sein und regelmäßig gepflegt werden. Darüber hinaus ist es wichtig, dass es Ansprechpartner gibt, die Nutzern bei Fragen und Problemen Hilfestellung leisten.
Fazit
Pentadocs "Think.Doc" kommt zu dem Schluss, dass die neuen Trends der Zusammenarbeit - Collaboration, E-Learning und Portale - inzwischen praxiserprobt und technisch ausgereift sind. Durch die vielfältigen Einsatzmöglichkeiten schreiten ihre Akzeptanz und Verbreitung stetig voran. Darüber hinaus ermöglichen die vielfältigen Kombinationsmöglichkeiten eine optimale Abstimmung auf die Bedürfnisse eines Unternehmens und seiner Beschäftigten. So gibt es für jede Firma eine passende Lösung.