Das Verständnis der Anwenderunternehmen von ECM ist individuell verschieden. Zusätzlich sind die vielfältigen Einsatzmöglichkeiten beziehungsweise Technologien nicht jedem bekannt. Die Studie hält sich an die Definition der Association for Information and Image Management International (AIIM). Laut des Dachverbandes für ECM handelt es sich bei den Lösungen um Technologien, Werkzeuge und Methoden zur Erfassung, Verwaltung, Speicherung, Bewahrung und Bereitstellung von elektronischen Inhalten im Unternehmen.
Die Hälfte der befragten Firmen hat IT-Strategien und IT-Standards in Bezug auf den Umgang mit Dokumenten. Sie umfassen allerdings häufig nur Datenschutzgrundsätze und Archivierungsrichtlinien. Ganzheitliche ECM-Strategien haben nur 36 Prozent der Umfrageteilnehmer umgesetzt. Auffällig ist, dass sich besonders die Industrie nicht mit ECM beschäftigt. Interessanterweise meinen aber 72 Prozent, dass dem Umgang mit Dokumenten eine genügende Bedeutung beigemessen wird.
Als wesentlicher Treiber im Markt werden immer wieder die gesetzlichen Pflichten zur Transparenz genannt. Von Compliance profitiert nicht nur der Markt für Business-Intelligence-Lösungen, sondern auch der Markt für Tools zum Umgang mit unstrukturierten Daten. Der Grund: Während die Regelungen zur transparenten Aufbewahrung von Daten und Dokumenten immer dichter werden, steigt die Anzahl der Daten und Dokumente. Auch wenn ein Großteil der befragten Firmen (75 Prozent) behauptet, über eine revisionssichere Archivierung geschäftskritischer Informationen zu verfügen, so spricht der Grad der Umsetzung eine andere Sprache.
Unter den bereits umgesetzten gesetzlichen Vorschriften finden sich des HGBs, BGBs, der Abgabenordnung (AO), Grundsätze ordnungsmäßiger DV-gestützter Buchführungssysteme (GOBS) sowie der GDPdU wieder. Basel II ist meist nur dem Namen nach bekannt. Viele Firmen haben es weder umgesetzt noch planen sie entsprechendes.
Wichtige Dokumente
Bei Aufstellung der Dokumente nach Wichtigkeit stufen die Befragten E-Mails eher niedrig ein. Das ist erstaunlich, weil 46 Prozent der Firmen täglich zwischen 100 und 1.000 elektronische Nachrichten empfangen und versenden. Laut der Studie sind es in erster Linie Rechnungen, die als geschäftskritische Daten von Bedeutung sind und vom ECM erfasst werden sollten. An zweiter Stelle wurden Verträge genannt, auf Platz drei stehen Angebote.
In der Verknüpfung von Compliance und der Datenflut liegt künftig die eigentliche Herausforderung für Unternehmen. Würde es beispielsweise gelingen, eine Lösung einzuführen, die die Reisekostenabrechnung erleichtert und gleichzeitig revisionssicher ist, würden alle Beteiligten davon profitieren.
Anforderungen an den Anbieter
Erfolgreiche ECM-Anbieter werden den Anwender im Auswahlprozess von einer Software-Lösung mit dem Spagat zwischen Gesetz und Daten nicht allein lassen, sondern aktive Unterstützung anbieten. Eine entsprechende ECM-Plattform aufzubauen ist mit vielen Aufwendungen verbunden. Aus diesem Grund ist es nicht überraschend, dass sich Budgetgründe und schlechte Kosten-/ Nutzen-Messbarkeit ganz oben auf der Liste der Anwenderbedenken finden. Eine ganzheitliche Lösung zu bieten, ist die Hausaufgabe für die Anbieter, die im Markt erfolgreich bestehen wollen.
Für die Studie befragte Techconsult hauptsächlich IT-Entscheider aus 200 deutschen Unternehmen mit mehr als 20 Mitarbeitern.