Foto: Bundesinstitut für Berufsbildung, Astrid Fey
Wenn Astrid Fey ihre IT-Strategie beschreibt, spricht sie gern von Teamgeist. Das Wir-Gefühl ist für die Leiterin des IT-Referats im Bundesinstitut für Berufsbildung (BIBB) keine Floskel, sondern zentraler Baustein für den Erfolg von IT-Projekten: "Man kann das Potenzial unheimlich steigern, wenn man die Menschen mitnimmt und sie davon überzeugt, an einer guten Sache beteiligt zu sein." Die gute Sache war in Feys Fall, die SAP-Software als Hausstandard zu etablieren, obwohl die eigene IT-Mannschaft mit 15 Mitarbeitern genauso begrenzt war wie das Jahresbudget (eine Million Euro).
Die promovierte Politologin und Informatikerin brauchte einen langen Atem, um den Präsidenten und die Mitarbeiter zu überzeugen. Schließlich galt das SAP-System als zu schwer und zu wenig ergonomisch. Drei Jahre später laufen schon etliche SAP-Komponenten wie Zeitwirtschaft, Vorgangsbearbeitung oder Identity-Management rund. Da es nur wenige Schnittstellen gibt, ist die Lösung leicht zu administrieren. Einfach zu bedienen ist das System wider Erwarten auch, zumal die Mehrheit der BIBB-Mitarbeiter über ein Portal mit einer intuitiv benutzbaren Oberfläche darauf zugreift.
So groß die Widerstände anfangs waren, so hoch ist die Zufriedenheit heute. "Der Aufwand war groß, aber am Ende hat es sich gerechnet", zieht die 46-Jährige ihr Fazit. Vorbei sind die Zeiten des Suchens "Wo ist mein Vorgang?" Alles sei schön transparent im System zu verfolgen, ein elektronischer Vorgang bleibe auch nicht mehr so lange liegen. Fey empfindet es als Luxus, Daten geschmeidig von einem Modul ins andere schieben zu können.
Klappern gehört zum Job eines CIOs
Ihr war von Anfang an bewusst, dass sie sich angesichts des begrenzten Budgets keinen Misserfolg würde leisten können. Darum hat sie sich mit einer "gewissen Penetranz" für das SAP-Projekt eingesetzt und in kritischen Situationen nicht locker gelassen, wenn manches langsamer ging als erwartet und die Motivation der Beteiligten sank. Dann hielt die Informatikerin dagegen. Sie präsentierte das Projekt auf Kongressen, beteiligte sich an Benchmarks und Wettbewerben: "Das wirkt nach innen und stärkt das Wir-Gefühl."
Klappern sei anstrengend, gehört für sie aber zu ihrem Job, den sie jenseits vom Wälzen der Akten und von der Unterzeichnung von Vorgängen definiert. Im öffentlichen Dienst haben die Beschäftigten die Wahl, ob sie sich Stress machen oder nicht. Fey hat sich für den Stress entschieden, den sie als positiv empfindet, weil sie ihn aus freien Stücken gewählt hat. Und zum Abschalten braucht sie sich nur ihre Inline-Skates anzuschnallen, auf denen sie auch Marathon mitfährt: "Laufen wäre mir zu anstrengend. Auf den Skates kann ich mit geringem Aufwand mehr erreichen."