Zum einen stehen Firmen vor der Aufgabe, die Informationen strukturiert zu erfassen, zu verwalten, zu speichern und - etwa aufgrund gesetzlicher Anforderungen - langfristig aufzubewahren. Zum anderen müssen sie Dokumente und Informationen rasch und sicher an die richtigen Mitarbeiter bringen, um Geschäftsabläufe effizient zu gestalten und schnelle Entscheidungen zu treffen.
Hohes Marktwachstum bei ECM-Produkten
Die Berater sagen daher dem Markt für Enterprise-Content-Management-Systeme hohe Wachstumsraten voraus. Insgesamt soll der Umsatz mit ECM-Produkten und -Dienstleistungen von derzeit rund 1,2 Milliarden Euro bis zum Jahr 2009 auf mehr als 1,4 Milliarden Euro ansteigen. Das entspricht einer durchschnittlichen jährlichen Wachstumsrate von knapp elf Prozent.
Derzeit haben elf Prozent der befragten Unternehmen ein komplettes Enterprise Content Management (ECM) unternehmensweit umgesetzt, 27 Prozent der Befragten nur in einzelnen Abteilungen und 23 Prozent auf der Ebene der Anwender.
Etwas mehr als ein Drittel will noch in diesem Jahr oder in den Folgejahren ein ECM-Projekt in Angriff nehmen. Dabei werden einzelne Branchen wie die diskrete und prozessorientierte Fertigung, der Handel, das Gesundheitswesen oder die Medien-Industrie überdurchschnittlich in ECM-Lösungen investieren.
Es beginnt mit E-Mail-Management
ECM umfasst dabei Technologien und Methoden, mit denen sich diese Ziele umsetzen lassen. ECM deckt die Bereiche Dokumenten-Management (DMS) über E-Mail-Management, Portale (Intra- und Extranet), Web-Content-Management (WCM) und Records-Management ab. Vor dem Hintergrund, die steigende E-Mail-Flut zu verwalten und aufgrund gesetzlicher Anforderungen die Aufbewahrungsfristen von E-Mails betreffend, beginnen viele ECM-Konzepte mit einem E-Mail-Management-Projekt.
Beispielsweise gaben über die Hälfte der Befragten an, bereits ein E-Mail-Management-System eingeführt zu haben. Bei 42 Prozent steht auch in diesem Jahr E-Mail-Management ganz oben auf der Agenda, gefolgt von Projekten zum Wissens- und Informations-Management (40 Prozent) sowie im Bereich Digitale Signatur (39 Prozent) und intelligente Suche (38 Prozent).
Mit ECM Redundanzen verringern
Grundsätzlich - so ein weiteres Untersuchungsergebnis - streben Unternehmen nach einer einheitlichen Plattform für alle Informationen, um Dokumente schneller zu finden, Redundanzen zu verringern und Prozesse zu optimieren. Viele Firmen haben jedoch Systeme verschiedener Anbieter, etwa für E-Mail- oder Dokumenten-Management, installiert.
Eine wichtige Aufgabe wird künftig sein, diese zusammenzubinden, zentral zu koordinieren sowie in die bestehende IT-Infrastrukturen und Prozesse zu integrieren. ECM-Systeme werden sich dabei im Zuge der wirtschaftlichen Entwicklung und Globalisierung mehr und mehr zu Basis-Systemen und zur Informationsdrehscheibe in Unternehmen entwickeln.
Die Berater der Experton Group befragten zum Thema Enterprise Content Management 153 deutsche Anwenderunternehmen.