Risiken und Lösungsansätze

Digital Rights Management für Unternehmen

07.04.2015 von Thomas Mockenhaupt
Was Sie über die Verwendung digitaler Fotos, Texte und Videos auf Homepage, Facebook oder Twitter unbedingt wissen sollten: Risiken und Lösungsansätze.
Ziel eines Digital Rights Management ist es, die Sicherheit des Unternehmens zu gewährleisten und Schadensersatzklagen zu vermeiden.
Foto: phoenixman - shutterstock.com

Unternehmen sind heute darauf angewiesen, visuell und multimedial zu kommunizieren. Im Zeitalter von Social Media, Online Marketing und YouTube dreht sich alles um Content. Nicht umsonst hat Mark Getty, der Gründer der Bildagentur Getty Images, geistiges Eigentum einmal als das "Öl des 21. Jahrhunderts" beschrieben. Heute wird weltweit mehr Content produziert und wiederverwendet als je zuvor.

Die Digitalisierung hat dabei völlig neue Bedingungen für die Reproduktion von Content geschaffen. Im analogen Zeitalter war es sehr viel aufwändiger Inhalte zu vervielfältigen. Vor allem führte das Überspielen von Tonbändern oder das Umkopieren von Filmmaterial immer zu Qualitätsverlusten. Heute lassen sich Inhalte mit einem Klick beliebig oft duplizieren. Hier liegt gleichzeitig auch das Problem: Genau so einfach wie Mitarbeiter Daten kopieren können, sind sie nun auch in der Lage, durch Unachtsamkeit die Rechte der Urheber zu verletzen und Ihrem Unternehmen so gravierenden Schaden zuzufügen.

Solche Rechtsverletzungen, die Firmen meist völlig unerwartet treffen, beruhen im Allgemeinen auf Unwissenheit oder missglückter Kommunikation. Wie sich immer wieder im Gespräch mit Kunden herausstellt, werden urheberrechtliche Probleme in Unternehmen als Gefahrenquelle unterschätzt. So wird das Digital Rights Management erst ernstgenommen, wenn bereits die Schadensersatzklage eines Lizenzeigentümers vorliegt, der seine Rechte verletzt sieht.

Urheberrechtsverstöße sind nämlich keineswegs nur ein Problem für Internet-Nutzer, die illegal Musik im Internet herunterladen oder Kinofilme unlizenziert streamen - sie betreffen die tägliche Arbeit von Unternehmen. Diese laufen potenziell Gefahr, wenn sie Fotos auf ihrer Homepage nutzen, die sie nicht selber aufgenommen haben, für ihr Social-Media-Marketing mit Videos oder Musik arbeiten oder Newsletter und firmeneigenen Blog mit Stockfotos bebildern.

Auf den ersten Blick mag der richtige Umgang mit Foto- und anderen Content-Lizenzen eher wie ein notwendiges Übel erscheinen, weil es in erster Linie darum geht, etwas zu verhindern und nicht darum, ein konkretes Ziel zu erreichen. Tatsächlich hat Digital Rights Management aber ein sehr klares Ziel: die Sicherheit des Unternehmens zu gewährleisten und Schadensersatzklagen zu vermeiden.

Das Urheberrecht - was steckt dahinter?

Nach deutschem Recht sind sogenannte intellektuelle Produkte wie Bilder, Fotos, Videos oder künstlerische, literarische oder wissenschaftliche Texte, geistiges Eigentum des Urhebers, also des Autors, Fotografen oder Filmemachers. Der Urheber kann allein entscheiden, ob sein Werk vervielfältigt oder genutzt wird. Ob eine Zeichnung als ein künstlerisches Werk betrachtet werden muss oder ob es sich um eine naive Kinderzeichnung handelt, entscheidet die Schöpfungshöhe. Diese wird im Einzelfall durch ein Gericht festgestellt, das ein Werk anhand verschiedener Kriterien prüft.

Das Urheberrecht entstand mit der Erfindung des ersten mechanischen Reproduktionsverfahrens - dem Buchdruck. Es schreibt fest, dass der Gedanke des Eigentums nicht nur für materielle, sondern auch intellektuelle Produkte gilt. Dazu heißt es im §11 des Urheberrechtsgesetz (UrhG):

"Das Urheberrecht schützt den Urheber in seinen geistigen und persönlichen Beziehungen zum Werk und in der Nutzung des Werkes. Es dient zugleich der Sicherung einer angemessenen Vergütung für die Nutzung des Werkes."

Der Gedanke hinter dem Urheberrecht ist einfach: Intellektuelle Konzepte haben einen Wert, weil sie sich nutzen lassen, auch wenn sie sich - anders als materielle Dinge - nicht direkt "abnutzen". Um Innovation zu fördern, stellt das Urheberrecht sicher, dass der Schöpfer angemessen von der Nutzung seines Werks profitiert.

Abgesehen von wenigen Ausnahmen, etwa Bilder und Videos mit freien Creative Commons-Lizenzen (http://de.creativecommons.org/), ist die Nutzung eines Werks nur mit einer kostenpflichtigen Lizenz möglich. Wenn diese nicht vorliegt, kann der Urheber Schadensersatz verlangen - unabhängig davon, ob die nicht-lizensierte Nutzung mit Vorsatz oder aus Versehen geschah. Für Unternehmen ist es deshalb wichtig, eine Sensibilität für den richtigen Umgang mit dem Urheberrecht zu entwickeln.

Mögliche Risiken und Nebenwirkungen

Das Urheberrecht wird von Laien oft als kompliziert empfunden und entspricht auch nicht immer dem normalen Rechtsverständnis. Sprich, man ist sich oft gar nicht bewusst, dass man gerade gegen das Urheberrecht verstößt. Dies kann durchaus auch Unternehmen treffen: Ein Foto von der Homepage eines befreundeten Geschäftspartners für ein gemeinsames Projekt zu verwenden, fühlt sich vielleicht nicht wie ein Rechtsverstoß an und hat normalerweise auch keine weiteren Konsequenzen - rechtlich ist dieses Verhalten alles andere als einwandfrei.

Hinzu kommt, dass Unternehmen oft multinational agieren und sich damit automatisch auf dem Parkett des internationalen Rechts bewegen. Doch auch in ganz alltäglichen Arbeitsabläufen gibt es eine ganze Reihe Gefahren für Firmen. Beispiele von typischen Risikosituationen werden im Folgenden kurz vorgestellt.

Lizenzrecht bei internationaler Verwendung

Nehmen wir an, Sie möchten für Ihre neue Produktbroschüre Bildmaterial erwerben. Sie kaufen also ein Foto bei einer Agentur und drucken es auf die Titelseite. Ihr Produkt ist ein Verkaufsschlager und Sie haben eine große Nachfrage aus allen Teilen der Welt. Also übersetzen Sie Ihre Broschüre und vertreiben Ihr Produkt global. Sie freuen sich über Ihren Erfolg, bis ein Anwaltsschreiben auf Ihrem Tisch landet, in dem Ihnen die Verletzung von Urheberrechten vorgeworfen wird. Was folgt, ist ein langwieriger Prozess vor Gericht, der Sie Zeit und Geld kostet. Was ist passiert?

Wenn Sie die Nutzungsrechte an einem Werk erwerben, um es für Ihr Unternehmen zu nutzen, sind die Lizenzrechte in der Regel zeitlich und örtlich beschränkt. In diesem Fall galt die Nutzungslizenz des Bildes für Deutschland, aber nicht in anderen Teilen der Welt. Der Mitarbeiter in Ihrer Marketing-Abteilung war sich der Lizenzregelung nicht bewusst, als er die Adobe-InDesign-Datei zur Übersetzung rausgab und anschließend für den amerikanischen Markt drucken ließ.

Um solchen Lizenzstreitigkeiten vorzubeugen, ist es essentiell, die Lizenz-Informationen zusammen mit der entsprechenden Datei zu speichern. Nur wenn die zeitlichen und örtlichen Parameter, unter denen ein Bild verwendet werden darf, gleich einzusehen sind, können Sie sicherstellen, dass Ihre Mitarbeiter sie auch berücksichtigen. Die Lizenzinformationen immer sorgsam zu dokumentieren allein reicht nicht aus. Eine Lösung muss Workflow-kompatibel sein, sonst wird sie nicht genutzt.

Komplizierte und impraktikable Abläufe wie zum Beispiel eine externe Datenbank, in der bei jeder Verwendung eines Fotos vorher die Lizenzbestimmungen nachgelesen werden sollen, können ein Unternehmen teuer zu stehen kommen.

Zeitdruck und komplexe Prozesse

Noch schwieriger zu vermeiden sind Situationen, in denen Ihre Mitarbeiter zwar grundsätzlich eine Möglichkeit haben, die Lizenzinformationen einzusehen, aufgrund akuten Zeitdrucks aber ihren Workflow komprimieren und deshalb diesen Schritt einfach übergehen. Moderne Kommunikation lebt von Geschwindigkeit. Die nächste Deadline ist immer in Sichtweite - Content im Web und auf Social Media Kanälen ist bereits nach wenigen Tagen veraltet - also muss es schnell gehen. Der Newsletter muss raus, der Twitter-Kanal gefüttert werden. Urheberrechtliche Probleme rücken schnell in den Hintergrund. Die Konsequenz folgt erst Wochen oder Monate später in Form einer Abmahnung oder einer Klage vor Gericht.

Die Übersicht geht schnell verloren

Neben Problemen auf der Prozessebene können auch technische Unzulänglichkeiten zu einem juristischen Problem werden. Dies betrifft vor allem Organisationen, die Kunden und Partnern über ein breit gefächertes Angebot auf Ihrer Homepage und Social Media-Plattformen informieren möchten. Hierdurch kommt schnell eine große Menge an digitalen Inhalten zusammen, die entsprechend schlecht zu überblicken ist - oder haben Sie immer genau im Kopf, auf welchen Unterseiten Ihrer Homepage ein einzelnes Bild verwendet wird? Ist etwa eine Lizenz ausgelaufen oder fehlerhaft, kann man ein Bild natürlich von der Homepage entfernen. Schwieriger wird es sicherzustellen, dass alle Kopien des Fotos (inklusive Bearbeitungen, die möglicherweise einen anderen Dateinamen tragen) nicht mehr auf Twitter zu sehen sind oder auf einer der Unterseiten auftauchen

Über eine einfache Bildverwaltung kann zwar die weitere Distribution verhindert werden. Aber Kopien der Bilder "im Einsatz" werden dabei nicht erfasst. Entsprechend bieten rudimentäre Content-Management-Systeme für solche Situationen keine Handhabe und wiegen womöglich den Benutzer in falscher Sicherheit, weil das Foto als "gesperrt" angezeigt wird. Bereits erstellte Duplikate der Datei werden durch diese Einstellung jedoch nicht entfernt und nach dem Urheberrecht ist allein der gute Wille, das Bild nicht mehr verwenden zu wollen, nicht ausreichend.

Sind die Risiken eines nachlässigen Umgangs mit dem Thema Urheber- und Lizenzrecht in das Bewusstsein eines Unternehmens vorgedrungen, dann stellt sich natürlich die Frage, welche praktischen Schlüsse daraus zu ziehen sind. Insbesondere im digitalen Zeitalter kann keine Firma auf die Verwendung von urheberrechtlich geschütztem Material komplett verzichten oder hat die Ressourcen, alle Mitarbeiter entsprechend zu schulen. Das ist auch nicht notwendig, denn wie auch bei anderen komplizierten Zusammenhängen helfen hier clevere Workflows und innovative IT-Lösungen dabei, die Komplexität auf ein minimales Niveau zu reduzieren.

Best Practices im sicheren Umgang mit urheberrechtlich geschütztem Material

Fazit: Nicht erst aus Schaden klug werden

Das Thema Urheberrecht muss im digitalen Zeitalter von Unternehmen ernst genommen werden. Durch nachlässiges Management kann schnell ein hoher finanzieller Schaden entstehen. Eine Sensibilisierung der Mitarbeiter, sorgfältig definierte Prozesse und eine Media Asset Management-Lösung, die auf die jeweiligen Arbeitsabläufe abgestimmt ist und auf entsprechende Gefahren hinweist, helfen, Probleme mit dem Urheberrecht von vorneherein zu vermeiden und Risiken zu minimieren.

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