Dokumenten-Management

Drucker-Management im Unternehmen

15.01.2009 von Gerald Strömer und Uli Ries
Vermeintlich langweilig, aber für Unternehmen jeder Größe sowie Behörden unausweichlich: das Thema Dokumenten-Management. Dank moderner Hardware und effizienter Datenhaltung ist heute vieles machbar, was Administratoren vor 15 Jahren noch graue Haare beschert hätte. Gleichzeitig bringen moderne Drucker aber auch neue Sicherheitsprobleme ins Unternehmen.
Papier war gestern: Ein DMS verfrachtet Papierdokumente schnell in durchsuchbare Datenbanken und macht so Schluss mit unauffindbaren oder gar verlorenen Originaldokumenten.
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Die dem Thema "Drucken" gewidmeten Lösungsansätze und Prioritäten variieren stark, da beide Punkte in Abhängigkeit von der Größe des Unternehmens und der Branche stehen. So kann ein kleines Personenunternehmen aus der Medienbranche schneller zwingenden Bedarf für eine effiziente Druckstrategie haben, als ein großes Unternehmen aus der Stahlbranche. Lösungen und Konzepte müssen also immer die jeweiligen individuellen Rahmenbedingungen beachten und können in globaler Formulierung nur einen grob richtungsweisenden Charakter haben.

Effizientes Drucken durch Dokumenten-Management

Die immer stärker zunehmende Vernetzung in Unternehmen war Ausgangspunkt für die Entwicklung einen neuen Konzepts, das den Druck im Unternehmen revolutioniert: das Dokumenten-Management. Es spart Kosten und steigert die Effizienz der Mitarbeiter. Viele professionelle, moderne Endgeräte bieten integrierte Funktionen, die einem Dokumenten-Management-System direkt zuarbeiten oder es sogar voraussetzen. Dieses Konzept hat den jahrelang gewohnten Umgang mit Dokumenten völlig verändert: Vor nicht all zu langer Zeit hatte noch jeder Mitarbeiter im schlimmsten Fall komplette Aktenordner voller Ausdrucke, Kopien und Originale zu aktuellen Vorgängen auf seinem Schreibtisch stehen. Durch die flächendeckende Implementierung cleverer Techniken wie dem Dokumenten-Management konnte nun ein großer Schritt in Richtung papierloses Büro gemacht werden.

Natürlich sind die Aktenschränke nicht aus den Büros verschwunden, aber ihre Präsenz schwindet. Papierdokumente werden mehr und mehr durch digitale Originale ersetzt oder zumindest in digitaler Form für die tägliche Arbeit repliziert und genutzt. Das hat mehrere Vorteile, zu denen unter anderem geringere laufende Kosten durch den deutlich verringerten Ausdruck von Handdokumenten, bessere und zentralisierte Verfügbarkeit wichtiger Dokumente, erleichtertes Kopieren und Verteilen von Dokumenten und gesteigerte Sicherheit der Dokumente durch effiziente Backup-Strategien gehören.

Ebenfalls nicht zu unterschätzen ist die Tatsache, dass eine niedrigere Zahl von Ausdrucken oder Kopien von Originalen logischerweise mit einem niedrigeren Druckmittelverbrauch einhergeht. Das spart nicht nur Papier-, Tinten- und Toner-Kosten, sondern verringert auch den Wartungs- und Administrationsaufwand. Natürlich wird trotz allem auch in Zukunft gedruckt werden - aber das Ganze gestaltet sich mit einem funktionierenden Dokumenten-Management intelligenter und damit effizienter.

Dokumenten-Management bietet Problemlösungen

In vielen Unternehmen verschwenden Mitarbeiter tagtäglich wertvolle Arbeitszeit mit Überflüssigem wie dem Anfertigen von Kopien dem Ausdrucken von Dokumenten, die an Kollegen weitergeben werden. Zeitraubend ist auch, wenn der Mitarbeiter als Mitglied einer Arbeitsgruppe oder Organisationseinheit keinen Zugriff auf einen gemeinsamen Datenbestand hat und als Notbehelf auf E-Mails angewiesen ist. Nur allzu oft geht auch Zeit verloren beim Versuch, ein beschädigtes Original zu rekonstruieren, das zu nahe an einer Kaffeetasse lag. All das sind banale Beispiele aus einer breiten Palette der Zeitfresser, die durch ein Dokumenten-Management-Systems (DMS) verbannt werden.

Wer braucht DMS?

Die Vorteile eines DMS sind Legion. Für das Unternehmen entscheidend ist die schlichte Tatsache, dass ein intelligent eingesetztes und konfiguriertes Dokumenten-Management-System die Produktivität seiner Arbeitnehmer enorm steigern kann. Da DMS‘ in unterschiedlichsten Ausprägungen und Umfängen verfügbar sind, haben kleine, mittlere und große Unternehmen sowie Behörden genügend Lösungen zur Auswahl, um ihren individuellen Bedarf problemlos adressieren zu können.

Da "echte" DMS-Lösungen durch ihren infrastrukturell komplexen Aufbau anfänglich recht kostenintensiv sind, kommen Einzelanwender oder Personenunternehmen eher selten in ihren Genuss. Für diese Zielgruppen gibt es aber im Funktionsumfang eingeschränkte Lösungen ohne großen Infrastrukturbedarf, die zwar keine bis ins letzte Detail optimierte DMS-Funktionalität bieten, aber der regulären Datenhaltung im Betriebssystem immer noch deutlich überlegen sind.

Dokumenten-Management-Systeme können in den verschiedensten Bereichen eingesetzt werden und unterscheiden sich nicht nur im Funktionsumfang und der Leistungsfähigkeit, sondern auch in der fachlichen Spezialisierung. Nachfolgend exemplarisch einige typische DMS-Einsatzbereiche:

Unternehmen - Kaufmännische Dokumente

Der Großteil der in Unternehmen kursierenden Unterlagen betrifft kaufmännische Belange: Rechnungsbelege, Verträge, geschäftliche Vereinbarungen oder steuerrelevante Daten. Unternehmen müssen hier gesetzliche Vorgaben für die Aufbewahrung beachten. Das DMS muss daher eingebrachte Dokumente vollständig, indexiert und unverändert ablegen und eine revisionssichere Archivierung garantieren. Nur dann darf beispielsweise die Geschäftspost nach dem Einlesen vernichtet werden. Das gilt auch für originär elektronische Dokumente wie MS-Office- oder PDF-Dateien sowie kaufmännisch oder geschäftlich relevanten E-Mails und ihren Anhängen.

Für kaufmännische Zwecke eingesetzte DMS-Lösungen werden oft mit ERERP- (Enterprise Ressource Planning) oder CRM -Systemen (Customer Relationship Management) kombiniert, um für das Unternehmen einen größtmöglichen Vorteil zu erzielen und Mitarbeitern die Arbeit weiter zu erleichtern.

Unternehmen - Konzept- und Arbeitsgruppen

Ein DMS ist besonders für räumlich verteilt arbeitende Arbeitsgruppen, Außendienstler oder Heimarbeiter wertvoll. Sie können so problemlos auf am Unternehmensstandort gespeicherte Dokumente zugreifen, die in Papierform nicht zugänglich wären. Vor allem die Interaktion zwischen unterschiedlichen Standorten oder Niederlassungen kann so enorm verbessert oder überhaupt erst ermöglicht werden.

Unternehmen - Grafiken & Zeichnungen

Bei der Entwicklung neuer Produkte in Design- und Konstruktionsbüros, bei der architektonischen Planung oder im Maschinenbau fallen Unmengen technischer Zeichnungen an, deren Zahl schnell in vier- oder fünfstellige Bereiche gehen kann und die normalerweise eine enorme Ablagefläche bedingen. Mit einem DMS lassen sich technische Zeichnungen übersichtlich und schnell abrufbar ablegen. Sie können zudem mit erweiterten Daten hinterlegt oder mit anderen Anwendungen verknüpft werden, um beispielsweise eine Liste für den Material- und maschinellen Bedarf anlegen oder die Zeichnung mit allen Anhängen direkt in der Produktion übergeben zu können.

Öffentliche Hand - Behörden

In Behörden werden typischerweise keine kaufmännischen Belege, sondern Akten in Dokumenten-Management-Systemen geführt. Akten werden durch ein eineindeutiges, systematisch nach strikten Vorgaben vergebenes Aktenkennzeichen charakterisiert. Da bei einem bestehenden DMS keine Handakten aus der Registratur angefordert werden müssen, könne Bearbeitungsvorgänge erheblich beschleunigt werden. Elektronische Akten in einem DMS können theoretisch mit anderen Behörden geteilt und mit automatischen Erinnerungen, Wiedervorlagen oder Aktionen verknüpft werden.

Öffentliche Hand - Bibliotheken

Die Unmengen von Büchern in öffentlichen Bibliotheken werden zwar nicht komplett eingelesen, aber zum Einsatz kommen Dokumentenmanagement-Systeme hier dennoch. Die hier genutzte vereinfachte Form entspricht einem öffentlich nutzbaren umfassenden Index, der beispielsweise auf dem IBAN-Code eines jeden Buchs basiert und eine Beschreibung der Buchinhalte sowie eine Verortung in der Bibliothek enthalten kann.

Krankenhäuser

Die Nutzung eines DMS im medizinischen Bereich entspricht weitestgehend der in Behörden. In der Tat bietet medizinische Software für niedergelassene Ärzte und Krankhäuser bereits seit den 1990er Jahren vergleichsweise primitive Dokumenten-Management-Systeme. Diese Funktionen sind trotz stetiger Verbesserungen aber nicht mit einem ausgereiften DMS zu vergleichen. Der Vorteil einer elektronischen Patientenakte liegt vor allen in der Notfallmedizin auf der Hand. Niedergelassene Ärzte können beim Einsatz eines revisionssicheren DMS so auch der zehnjährigen Aktenaufbewahrungspflicht nach Aufgabe ihrer Praxis gelassen entgegen sehen.

Neben den beschriebenen Szenarien gibt es eine Vielzahl von Situationen, in denen sich ein DMS als wertvoll erweist. Dabei handelt es sich in der Regel um größere Organisationen wie beispielsweise Sportvereine oder Umweltorganisation: Ein angemessen potentes Dokumenten-Management-System ist fast immer sinnvoll.

Was bedeutet eigentlich Dokumenten-Management?

Der Begriff Dokumentenmanagement beschreibt die datenbankgestützte Verwaltung der digitalen Versionen ursprünglich papiergebundener Doku-mente in elektronischen Systemen. Zur Beschreibung der Verwaltung von Papierdokumenten wird hierzulande unterscheidend der Ausdruck "Schriftgutverwaltung" benutzt. Gelegentlich wird zur besseren Unterscheidung anstelle von "Dokumenten-Management" auch der Begriff "Elektronisches Dokumenten-Management" oder seine Kurzform EDM benutzt.

Die Abkürzung DMS kommt vom englischen Document Management System. Diese Art Software ist mit unterschiedlichsten Funktionsumfängen und für verschiedene Plattformen am Markt verfügbar, so dass Unternehmen jeder Größe eine passende Lösung finden können.

Dokumenten-Management-Systeme haben sich mittlerweile als integrale Hauptkomponente von ECM-Lösungen (Enterprise Content Management) etabliert und sind fester Bestandteil entsprechender Software. Das ECM-Konzept umfasst nach Definition des Branchenverbandes AIIM International (Association for Information and Image Management International) "...die Technologien zur Erfassung, Verwaltung, Speicherung, Bewahrung und Bereitstellung von Content und Dokumenten zur Unterstützung von organisatorischen Prozessen." ECMs sollen unternehmerische Prozesse erleichtern und beschleunigen helfen.

Dokumenten-Management im Detail

Beim Dokumenten-Management geht es um Verwaltung von Dokumenten in elektronischer Form. Um aber dieser groben Funktionsbeschreibung eines DMS zu genügen, bedarf es des koordinierten Zusammenspiels einer Vielzahl von Komponenten. Zu ihnen gehören globale Verwaltungsfunktionen wie dynamischen Ablagesystemen und Lebenszyklusverwaltungen für die Datenbestände. Andere Komponenten kümmern sich um den Datenimport, den alltäglichen Umgang mit den Datenbeständen und die revisionssichere Langzeitspeicherung. Zu Ihnen zählen unter anderem Komponenten wie Document Imaging (elektronische Datenerfassung von Dokumenten, beispielsweise durch Scannen), Workflow, Bürokommunikation, Groupware und elektronische Archivierung.

Ein DMS zeichnet sich generell durch visualisierte Ordnungsstrukturen aus, die eine einfache Bedienung erlauben. Allen Systemen ist zudem ein Berechtigungssystem eigen, das den Zugriff auf einzelne Dokumente oder komplette Strukturen und Geschäftsprozesse regelt. Diese Privilegierung soll eine missbräuchliche Verwendung der gespeicherten Datenbestände bestmöglich verhindern und den Zugang auf die für den jeweiligen Nutzer relevanten Informationen beschränken. Fehlt ein solches System, haben wie im Fall von T-Mobile auch Unberechtigte vollen Zugriff.

Als weitere Merkmale eines DMS sind das Aus- und Einchecken von Dokumenten, eine Versionierung selbiger für die Nachverfolgbarkeit von Änderungen und vor allem eine Metadatenverwaltung auf Datenbank-Basis, die ein Durchsuchen der Dokumente nach diversen Indices erlaubt, zu nennen.

Um Metadaten ergänzte Dokumente lassen sich mit wesentlich feineren Filtern recherchieren, als es die Bordmittel eines Betriebssystems können. Abhängig vom jeweiligen DMS und von der Individualisierung durch das anwendende Unternehmen und dessen Vorgaben kann in einem Dokumenten-Management-System beispielsweise nach Kundennummern, Bearbeiter, Aktenzeichen, Auftrags- oder Rechnungsnummer und vielem mehr gesucht werden. Betriebssysteme suchen meist nur nach Dateiname, -endung oder -größe sowie Änderungsdatum. Hiermit ließen sich niemals täglich anwachsende Datenbestände sinnvoll nutzen.

Für eine Meta-Suche ist natürlich im Vorfeld ein Erfassen der Inhalte von Papierdokumenten (Document Imaging) oder das Erfassen elektronischer Dokumente (Digital Asset Management, DAM) - beispielsweise MS-Office-Dateien, PDFs, Media-Dateien - nötig. All das geht mit einer automatischen und manuell ergänzten oder komplett manuell arbeitenden Verschlagwortung Hand in Hand geht.

Ein DMS bietet nur bei einem reibungslosen Zusammenspiel aller aufeinander abgestimmten Funktionsmerkmale die bestmöglichste Effizienz und den größtmöglichen Nutzen für das Unternehmen. Obwohl jede einzelne DMS-Komponente für sich einsatzfähig ist, ist ihr Einsatz ohne den Zugriff auf andere Komponenten selten sinnvoll. Schließlich nutzt es kaum etwas, wenn zwar eine hervorragende Datenerfassung stattfindet, aber die Recherche nur mangelhaft funktioniert, die Versionierung gestört, der Workflow unterbrochen oder keine Kommunikation mit Arbeitskollegen möglich ist.

Alle DMS-Komponenten müssen auf ein gemeinsames Ziel hinarbeiten: Sie sollen eine datenbankgestützte Verwaltung und Nutzung verschiedenster Arten von Dokumenten erlauben, die von der hierarchischen Datei-Verwaltung der Betriebssysteme unabhängig sind. Nur durch den Einsatz von Datenbanken können kontinuierlich größer werdende, riesige koordiniert, gelenkt und für die gezielte, selektive Benutzung vorbereitet werden.

Voraussetzungen für den DMS-Einsatz

Ohne entsprechende Hardware, Software und IT-Infrastruktur sowie entsprechend geschultes Personal ist eine DMS-Lösung im Alltag nicht einsatzfähig. Die Hardware ist in der Regel das geringste Problem, da an den meisten Büroarbeitsplätze bereits PCs oder Thin Clients stehen. Die Kosten für Software-Lizenzen und Infrastruktur können je nach DMS und seinen spezifischen Anforderungen leicht bis in den fünfstelligen Bereich schießen. Schließlich besteht ein großes DMS aus Datenbankserver(n), Dateiserver(n), mehrstufigen Archivierungssystemen und Konvertierungsserver(n) für die Langzeitarchivierung sowie Kommunikationsserver(n) als zentrales Steuerelement. Dazu können bei großen Unternehmen die Kosten für ganze Abteilungen kommen, die beispielsweise für das Einscannen oder Verschlagworten eingehender Dokumente zuständig sind.

Die Schulung der Mitarbeiter - unerlässlich zum effizienten Einsatz der Technik - ist da schon leichter umzusetzen. Sobald die Mitarbeiter die Regeln im Umgang mit einem DMS einmal verinnerlicht haben, stellen sich rasch eine deutliche Zeitersparnis, ein effizienteres Arbeiten und neue Facetten der Zusammenarbeit ein, die langfristig deutliche Kostenersparnisse gegenüber einen traditionellen Datenhaltung in Papier- oder elektronischer Form bedeuten.

Trotz aller Voraussetzungen und der damit verbundenen Kosten lohnt sich der Betrieb eines Dokumenten-Management-Systems in der Regel mittel- bis spätestens langfristig. Eine sorgfältige Evaluierung des individuellen Bedarfs und das Hinzuziehen einschlägiger Experten sollte aber selbstverständlich sein.

Vernetzte Drucker, gefährdete Drucker

Unter Beschuss: Moderne Multifunktionsgeräte sind im Visier von Datendieben.

Die Aussage klingt wie eine Binsenweisheit, ist aber genau deshalb immens relevant: Beinahe jedes in einem Unternehmen gedruckte oder gespeicherte Dokument enthält interne oder gar vertrauliche Unternehmensdaten. Während andere technische Einrichtungen - beispielsweise E-Mail- oder Fileserver - die ebenso mit sensiblen Informationen umgehen, meist mit hohem Aufwand geschützt werden, bleiben die vernetzten Drucker nur allzu oft außen vor. Wie eine Studie der ENISA (European Network and Information Security Agency) belegt, sichern lediglich knapp 50 Prozent aller europäischen Unternehmen ihre Drucker ab. Branchenexperten vermuten, dass selbst diese Zahl noch viel zu positiv ausfällt und die Dunkelziffer erheblich höher ist.

Dabei sind Drucker per se genauso Teil der internen und zu schützenden IT-Infrastruktur wie Server oder PCs, da auch die Druckgeräte meist vernetzt sind. Daher gilt auch hier die Faustregel: Jedes Gerät, dass per Netzwerkkabel verbunden wird, ist ein potentielles Angriffsziel für Datendiebe. IT-Sicherheitskonzepte und das Patch-Management müssen Drucker mit einbeziehen, da sonst andere vorhandene - oftmals teure - Schutzmechanismen wirkungslos sind. Denn was nutzt ein perfekt abgesicherter E-Mail-Server, wenn Schnüffler den Inhalt der elektronischen Nachrichten im Handumdrehen belauschen, in dem sie den Netzwerkverkehr zwischen PC und Drucker mitschneiden?

Der Feind in meinem Netz

Das Schnüffeln im Netz ist - leider, aus Sicht der IT-Verantwortlichen - auch für technische Laien zu bewerkstelligen. Alles, was dazu nötig ist, sind zwei frei im Internet zugängliche Netzwerktools zum so genannten ARP-Spoofing beziehungsweise Mitschneiden des Datenstroms, ein PC, der im gleichen Netzwerksegment (IP-Subnetz) arbeitet wie die Drucker sowie einmalig Administrationsrechte für den PC, um die Tools installieren zu können. Ohne besondere Schutzmaßnahmen kann dann ein frustrierter, gelangweilter oder sich auf dem Absprung befindlicher Mitarbeiter sämtliche Netzwerk-Kommunikation zwischen Druckern und Arbeitsstationen mitschneiden, da dieser Datenaustausch in aller Regel unverschlüsselt stattfindet.

Diese klassische Man-in-the-Middle-Attacke funktioniert auch in einem geswitchten Netzwerk. Zwar ist es richtig, dass ein Ethernet-Switch die Datenpakete nur an den jeweils als Empfänger vorgesehenen PC weiterleitet und alle übrigen Stationen davon nichts mitbekommen. Kommt jedoch ein ARP-Spoofing-Tool zum Einsatz, fällt diese Hürde, da das Programm jeden beliebigen Client dazu anweisen kann, sämtlichen Netzwerkverkehr zum Lausch-PC zu schicken, anstatt zum eigentlichen Gateway. Es ist also ohne weiteres möglich, dass der Praktikant all das mitliest, was der Vorstand zum Drucker schickt. Der PC des Lauschers schreibt die Daten mit Hilfe des zweiten, quasi auf dem ARP-Spoofing-Programm aufsetzenden Tools mit, bevor sie zum ursprünglichen Ziel weitergeleitet werden. Somit bekommt das Opfer nichts mit vom Lauschangriff.

Google als Hacker-Werkzeug: Eine passende Suchabfrage listet HP-Drucker auf, deren Web-Interface über das Internet zugänglich ist.

Hat der Angreifer die Druckjobs aus dem Datenstrom gefiltert, macht er das darin befindliche Dokument mit entsprechenden Tools - abhängig von der Druckersprache Post Script oder PCL kommen unterschiedliche Programme zum Einsatz - wieder sichtbar.

Wirksamen Schutz gegen diese unbemerkte Schnüffelei bieten mehrere Wege, teilweise zum Nulltarif:

Mehr als nur ein Drucker: Multifunktionsgeräte

Kaum jemand macht sich Gedanken über das Innenleben eines Druckers. Dabei sind leistungsfähigere, netzwerkfähige Drucker, die sich aus Kosten- und Effizienzgründen als Abteilungsdrucker großer Beliebtheit erfreuen, eigentlich vollwertige PCs/Server: Die Geräte haben ein Betriebssystem - oft NetBSD -, einen vollwertigem IP-Stack (Telnet, SMNP, FTP, SMTP et cetera) und meist auch integriertem Webserver. Viele Netzwerk-MFPs haben zudem integrierte Festplatten. All diese technischen Feinheiten sprechen stark dafür, dass die Geräte nicht als dumme Drucker behandelt werden, sondern dem gleichen Regelwerk unterworfen werden sollten, wie alle übrigen Netzwerkgeräte.

Insbesondere die Betriebssysteme und Serverkomponenten der MFPs sind oft ein leichtes Ziel für Angreifer. So sorgte im Jahr 2006 die Entdeckung eines US-Sicherheitsexperten für Aufregung, der große Sicherheitslücken in den Xerox-Work-Centre-Modellen entdeckte. Durch die Lücken war es einem Angreifer möglich, binnen Minuten die komplette Kontrolle über den Drucker zu erlangen und beispielsweise alle auf der internen Festplatte gespeicherten Dokumente auszulesen.

Schuld an der Lücke war ein schlecht konfigurierter Webserver im Drucker. So läuft der im Internet weit verbreitete Open-Source-Webserver Apache auch auf vielen Druckern. Nachdem auch dieses Stück Software nicht perfekt ist, gibt es immer wieder Sicherheitsupdates, die an sich auch auf den Drucker gehören. Nachdem der Apache-Server von außen nicht als solcher zu erkennen ist, bieten die Druckerhersteller die Updates zumeist als neue Firmware-Version an. Daher ist es dringend anzuraten, sich stets über neue Firmware-Versionen der im Unternehmen eingesetzten Druckgeräte zu informieren.

Vorteile der Einführung eines DMS

Nachteile der Einführung eines DMS

  • hohe Zeitersparnis durch komfortablen und schnellen Zugriff auf Dokumente

  • minimierter Administrationsaufwand durch zentralisierte Verwaltung

  • unternehmensweite schnelle Verfügbarkeit der Dokumente für berechtigte Benutzer

  • verbesserte Absicherung gegen missbräuchlichen Gebrauch sensibler Dokumente

  • Einsparung von Administrations-, Material- und Folgekosten

  • sinkende Gerätezahl am Arbeitsplatz verringert Bedarf an User-Support

  • Sicherheit gespeicherter Daten durch solide Archivierungskonzepte

  • Optimierung des Workflows des Nutzers

  • Vermeidung der irreparablen Beschädigung wichtiger Originaldokumente

  • revisionssichere Langzeitarchivierung erlaubt auch nach Jahren noch einen schnellen Zugriff bei geringen Personalkosten

  • logistische und zeitliche Unterstützung von Arbeitsabläufen

  • erleichterte Zusammenarbeit über mehrere Standorte oder Niederlassungen hinweg

  • Vermeidung finanzieller Sanktionen für das Nichtauffinden wichtiger Dokumente

  • Einführung mit hohen Anschaffungskosten verbunden

  • anfängliche Umstellung der Arbeitsgewohnhei-ten der Anwender

  • kompetente zentrale Administration notwendig

  • belastbare Sicherungsskonzepte notwendig

  • revisionssichere Archivierung muss garantiert sein

  • kontinuierliche Betriebs- und Betreuungskosten

  • Administrationsaufwand bei der Rechtevergabe bei fluktuierenden Mitarbeitern

Sicherheitsloch: Von Google gefundene Intranet-Drucker

Oft übersehen werden auch die in den Druckern integrierten Festplatten. Sie speichern normalerweise alle Druck-, Fax- oder Kopierjobs so lange, bis die Platte voll läuft. Da die Platten selten weniger als 80 Gigabyte speichern, sind sie eine wahre Fundgrube für Datendiebe. Zur unkontrollierbaren Datenschleuder werden die Platten, wenn sie ihren Inhalt per Drucker-Web-Interface zum Besten geben. Diese Interfaces sind oftmals nicht durch ein Passwort gesichert, so dass jeder Mitarbeiter darauf zugreifen und sich die Kopier- und Druckjobs der Kollegen bequem abholen kann. Selbst wenn das Web-Interface gesichert ist, sind zumindest vernetzte HP-Drucker noch anfällig für ein Tool namens Hi-Jetter, das im Intranet bequem Zugriff auf den Platteninhalt bietet. Es erlaubt sogar, beliebige Dateien auf die Druckerfestplatte zu kopieren, so dass ein von Virenscanner und IT-Sicherheitsrichtlinie komplett unbehelligter, unerlaubter Dateiserver entstehen kann.

Zur Zeitbombe wird das Ganze, wenn Google den Drucker entdeckt hat. Dann kann jeder Internet-Nutzer per passender Suchanfrage nach allen möglichen Druckermodellen fahnden und sich nur all zu oft den Festplatteninhalt zu Gemüte führen. Findet Google den Webserver des Druckers, lässt das auf eine desolate beziehungsweise nicht vorhandene Sicherheitspolitik des jeweiligen Unternehmens schließen. Denn es dürfte keinen sinnvollen Grund geben, den Zugriff auf das Web-Interface per Internet zu erlauben.

Uli Ries ist Journalist und Analyst in München, Gerald Strömer ist Journalist in Potsdam.