Geht es um wichtige Informationen, schreiben CIOs am liebsten eine E-Mail oder treffen sich persönlich. Bis 2020, schätzen sie, bleibt die Mail das Kommunikationsmittel Nummer Eins.
45 Prozent der Sachbearbeiter kommunizieren am häufigsten per E-Mail
24 Prozent empfinden den Druck, eine E-Mail sofort beantworten zu müssen, bei einer Nachricht via Instant Messaging sind es 76 Prozent
65 Prozent bekommen auch dann Nachrichten via Instant Messaging, wenn sie auf "busy" geschaltet waren
In Sachen Informationsaustausch am Arbeitsplatz bleiben die Anwender konservativ. Das legt die Umfrage "Staying in touch at work" nahe. Der Berater Robert Half Technology hat sowohl CIOs als auch Sachbearbeiter nach ihren bevorzugten Kommunikationswegen befragt.
Die E-Mail ist so schnell nicht totzukriegen, sagen CIOs und Sachbearbeiter. Foto: Robert Half Technology
Zwar verteilen sich die Mehrheiten in den beiden Gruppen unterschiedlich, aber E-Mail und das persönliche Treffen liegen vor Instant Messaging und dem Telefongespräch. Insgesamt erklären fast drei von vier der (73 Prozent) der 2.500 befragten CIOs und mehr als jeder Zweite (53 Prozent) der Sachbearbeiter, die E-Mail werde bis 2020 der meistgenutzte Kanal bleiben.
Die effektivsten Tools
Robert Half Technology wollte von den Studienteilnehmern wissen, welche Tools sie für die effektivsten halten. 37 Prozent der Sachbearbeiter nennen das persönliche Gespräch, 27 Prozent die E-Mail. 19 Prozent bevorzugen Instant Messaging und neun Prozent ein Telefonat. Sechs Prozent geben Videokonferenzen an und zwei Prozent interne soziale Netzwerke.
CIOs setzen bei der Nutzung von Tools für die Kommunikation andere Prioritäten. Foto: Robert Half Technologys
Anders die CIOs: 41 Prozent favorisieren die E-Mail und 22 Prozent das persönliche Treffen. Dreizehn Prozent kommunizieren am effektivsten per Instant Messaging und neun Prozent per Telefon. Acht Prozent nennen interne soziale Netzwerke und sieben Prozent Videokonferenzen.
Im Unternehmensalltag lässt sich das nicht immer umsetzen, wie die Sachbearbeiter angeben. Auf die Frage nach den meistgenutzten Kommunikationskanälen rangiert das persönliche Gespräch mit 16 Prozent der Nennungen nur auf Rang drei hinter der E-Mail (45 Prozent) und Instant Messaging (28 Prozent).
Vorsicht vor diesen Whaling-E-Mails!
Zu beschäftigt zum Telefonieren Dieser Betrugsversuch fand in New York statt - der Angreifer hatte sich eine Domain gesichert, die sich der des angegriffenen Unternehmen sehr ähnelte. Die beiden "O" im Firmennamen wurden einfach durch zwei Nullen ersetzt - schnell zu übersehen.
Es muss schnell gehen Im kanadischen Toronto arbeitete man mit einem ähnlichen Trick - hier wurde das "m" im Unternehmensnamen durch ein "rn" ersetzt. Durch den zusätzlich erzeugten Zeitdruck sollte verhindert werden, dass Frank zum Nachdenken kam.
Augen auf Das hier sieht ein wenig semiprofessionell aus - die 1 in der Absender-Adresse fällt sofort auf. Ein vielbeschäftigter CEO schaut aber vielleicht nicht ganz so genau hin, wenn er zwischen zwei 10-Millionen-Überweisungen einmal eben etwas Sechsstelliges freigeben soll. Entdeckt wurde diese Mail hier auf einem Server in New York.
Ob es da ein Muster gibt? Das Doppel-S im Unternehmensnamen kann man überseehen. Dass Amelia hier ansonsten annähernd denselben Text verwendet wie Richard zwei E-Mails vorher, hoffentlich nicht.
Sieht ganz so aus... Hier meldet sich Amelia bestimmt noch einmal - sie hatte noch eine Doppel-S-Domain im Hosting-Paket frei. Der Text ist aber neu - nur, kleine Frage: "soonest"? Really?
Sofort! Es scheint beliebt zu sein, eine nur in einem Buchstaben veränderte Domain für kriminelle Machenschaften zu organisieren. In diesem Fall - der Server, von dem die Mail verschickt wurde, stand im südafrikanischen Johannesburg - geht es um ein C zuviel.
Einfallslos Nagut, hierauf fällt wohl hoffentlich niemand herein. Hotmail? Das gibt es noch?
Wo ist Walter? "Breaking Bad" ist zuende, die Geschichte von Walter White lebt weiter. Ganz besonders, wenn die E-Mail-Adressen so kreativ sind - in diesem Fall sieht sie der echten (die wir nicht offenlegen) aber wirklich zum Verwechseln ähnlich.
Gmail? Als wäre Hotmail nicht genug, versucht es hier einer mit Googles Mail-Dienst. Viel Erfolg!
Gmail! Scheint aber zu funktionieren, sonst würden es nicht so viele E-Mail-Betrüger mit solchen Adressen versuchen.<br /><br /> Fazit: Passen Sie auf, von wem die E-Mails kommen - und seien sie noch so beiläufig, vertrauenserweckend und plausibel formuliert. Einmal mehr persönlich rückversichern kann Ihnen viel Geld sparen...
Mitarbeiter verspüren Druck, sofort antworten zu müssen
Dabei werden diese Tools unterschiedlich bewertet. 76 Prozent der Befragten sprechen von dem Druck, eine Nachricht via Instant Messaging sofort beantworten zu müssen. 90 Prozent erwarten umgekehrt, dass ihre Nachricht auf diesem Weg sofort beantwortet wird. Wenn sie eine E-Mail bekommen, empfinden nur 24 Prozent diesen Stress.
Regeln gegen Stress
Um diesen Druck zu regeln, haben sich in den Firmen folgende Umgangsformen etabliert:
Status angeben: Mehr als jeder zweite Befragte (54 Prozent) kann angeben, ob er "online", "beschäftigt" oder "weg" ist.
"Bitte nicht stören": Die genannten Statusmeldungen scheinen allerdings nicht immer zu nützen. Fast zwei von drei Sachbearbeitern (65 Prozent) erhalten auch dann Nachrichten, wenn sie "beschäftigt" sind. Rund jeden Dritten (30 Prozent) stört so etwas. Befragte ab 35 Jahren ärgern sich darüber mehr als ihre jüngeren Kollegen, und sie sehen auch öfter davon ab, einen "beschäftigten" Kollegen zu kontaktieren.
Gleichzeitig erklären aber 41 Prozent der Befragten, ihnen sei es egal, wenn sie auch im "Busy"-Status angeschrieben werden. War es etwas Wichtiges, sind 29 Prozent sogar froh, die Nachricht bekommen zu haben.
In Verbindung bleiben: Der Hauptnutzen einer Messaging-Plattform im Unternehmen liegt für 56 Prozent der Befragten schlicht darin, die Kollegen darüber zu informieren, dass sie am Platz sind. Vier Prozent der Studienteilnehmer wussten bis zu der Umfrage gar nichts von der Möglichkeit, sich "offline" zu schalten.
Strategien gegen die E-Mail-Flut
Schreiben Sie weniger E-Mails Jede geschriebene elektronische Nachricht provoziert eine oder mehrere Antworten. Weniger, dafür durchdachter und pointierter formulierte E-Mails rufen weniger Nachfragen hervor.
Formulieren Sie eine klare Betreffzeile Eindeutige Betreffzeilen helfen allen. Der Empfänger weiß mit einem Blick, worum es geht, der Absender formuliert auch für sich selbst klar sein Anliegen.
Keine Kritik in einer E-Mail Auch sachlich gemeinte Verbesserungsvorschläge kommen per E-Mail vermutlich falsch an. Das persönliche Gespräch schafft schneller Klarheit und ist in den meisten Fällen weniger verletzend.
Feste Lesezeiten einhalten Deaktivieren Sie alle akustischen und optischen Signale für eingehende Nachrichten. Die erste Stunde am Morgen sollten Sie für wichtige Aufgaben verwenden und keinesfalls für scheinbar witzige Ketten-Mails von Kollegen. Idealerweise sollten Sie nur dreimal täglich Nachrichten lesen und beantworten.
E-Mails am besten gleich bearbeiten Am effektivsten ist es, E-Mails nur dann zu lesen, wenn man auch zum Antworten kommt. Die "Sofort-Regel" spart Zeit.
Richten Sie ein Ablagesystem ein Bearbeitete und beantwortete E-Mails sollten Sie möglichst sofort ablegen. Ins Posteingangsfach gehören nur neu angekommene und ungelesene Nachrichten.
Löschen Sie großzügig E-Mails löschen wirkt befreiend, selbst wenn der Speicherplatz Ihres E-Mail-Accounts besonders groß ist.
Buchtitel: Wenn E-Mails nerven Die Ratschläge wurden dem Buch "Wenn E-Mails nerven" von Günter Weick und Wolfgang Schur entnommen. (Zusammengestellt von Ingrid Weidner)
Mitarbeiter schätzen den persönlichen Kontakt
Fazit für die Consultants: Das Kommunikationsmedium muss zur Nachricht passen. "Strategiefragen und Brainstormings sollte man sich für persönliche Treffen und E-Mails aufheben, weil man so besser in die Tiefe gehen und Missverständnisse vermeiden kann", sagt John Reed, Senior Executive Director bei Robert Half Technology. Instant Messaging eigne sich eher, wenn man schnell etwas abklären will und sofort eine Antwort braucht.
Der Zweck bestimmt über das geeignete Kommunikationsmedium. Foto: pio3 - shutterstock.com
Grundsätzlich gelte: Die Umfrage zeigt, wie viele Menschen immer noch den persönlichen Kontakt schätzen. Sitzt also der Kollege nicht weit weg, schadet es nicht, bei ihm vorbeizuschauen, so Robert Half Technology.