Checkliste 1: Vorgehen bei der Software-Auswahl (Kurzliste)
(1) Zieldefinition mit Definition von Einsatzszenarien
(2) Projektplanung (Teilschritte, Aufgaben Ressourcen, Zeitplanung)
(3) Fachliche und technische Anforderungsanalyse
(Einsatzszenarien - Prozesse - Anforderungen)
(4) Anforderungen gewichten und einen Kriterienkatalog erstellen
(5) Vorauswahl
(6) Funktionale und technische Bewertung
(7) Feinauswahl: auf 2-5 Produkte eingrenzen
(8) Detail-Evaluierung (Referenzbesuche, Testinstallationen etc.)
(9) Prototypische Umsetzung unternehmensindividueller Problemstellungen
(10) Feedback: Analyse der Stärken und Schwächen der Produkte (Technische und funktionale Anforderungen, Lösungskompetenz des Anbieters etc.)
(11) Entscheidung für ein Produkt als Endpunkt des Auswahlprozesses.
Anschließend Einführung.
Quelle: BARC, August 2005
Checkliste 2: Vorgehen bei der Software-Auswahl (ausführlich)
(1) Zieldefinition:
a. Was will das Unternehmen erreichen?
b. Welche Maßnahmen sind dazu geeignet, diese Ziele zu erreichen?
c. Welche Aufgabenbereiche sollen unterstützt werden?
d. Definition von Einsatzszenarien
(2) Projektplanung (Teilschritte, Aufgaben Ressourcen, Zeitplanung)
(3) Fachliche und technische Anforderungsanalyse
a. Einsatzszenarien, Zieldefinition klar
b. verbundenen Prozesse damit identifizieren
c. daraus einzelnen Kriterien ableiten
d. wichtig: verschiedene Verantwortungsbereiche und spätere Anwendergruppen mit einbeziehen
(4) Anforderungen gewichten und einen Kriterienkatalog erstellen: Muss-Kriterien, Kann-Kriterien, Nicht-Kriterien (was wird definitiv nicht gefordert und soll nicht Bestandteil der Lösung sein?)
(5) Vorauswahl: Welches Marktsegment an ECM-Anbietern kommt in Frage?
(6) Funktionale und technische Bewertung
(7) Feinauswahl: auf 2-5 Produkte eingrenzen
(8) Detail-Evaluierung: Referenzbesuche, Testinstallationen etc.
(9) Prototypische Umsetzung unternehmensindividueller Problemstellungen
(10) Feedback: Analyse der Stärken und Schwächen der Produkte: technische und funktionale Anforderungen, Lösungskompetenz des Anbieters etc.
(11) Entscheidung für ein Produkt als Endpunkt des Auswahlprozesses. Anschließend Einführung.
Quelle: BARC, August 2005
Checkliste 3: Einsatzszenarien von ECM-Komponenten
Kurzvorstellung typischer Einsatzszenarien, die zur Anforderungsdefinition und Produktauswahl herangezogen werden.
ECM-Grundgedanke:
Integration unterschiedlicher Datenquellen (à auch hier für ein Einsatzszenario zu allgemein; viele Ansätze bauen aber auf Teilaspekten auf, beispielsweise ERP-Integration oder E-Mail-Management)
Workflow/Business Process Management (BPM):
Abbildung von Geschäftsprozessen im ECM und Nutzung der Funktionalitäten; bedarfsgerechte Verteilung und Weiterleitung; teilweise inhaltsgesteuerte Prozesse möglich (Dokument wird erfasst, anhand des Inhalts wird die Art der Weiterverarbeitung angestoßen) à Workflow aber meist zu allgemein für die Klassifikation als ein Einsatzszenario, viele andere Szenarien bauen darauf auf)
Aspekte von Workflow/BPM und ECM finden sich in allen einzelnen ECM-Kompenenten wieder:
- Automatische Posteingangsverarbeitung: Scannen von Papierpost, Klassifikation und Verteilung anhand hinterlegter Workflows unter Nutzung von Rollenkonzepten
- Automatische Eingangsrechnungsverarbeitung: Scannen von Papierpost, Klassifikation und Extraktion der buchungsrelevanten Daten, Integration in ERP-System sowie teilweise automatische Verbuchung, beispielsweise bei kleinen Rechnungsbeträgen
- Archivierung: Ablösung großer Papierlagerbestände, teilweise allein über gesunkene Raumnutzungskosten hohe Einsparungen möglich
- Recherche: meist in Verbindung mit Archivierung; bestehende Archivbestände werden digitalisiert und (automatisch) verschlagwortet; Suchzeiten werden drastisch reduziert
- Nutzung der digitalen Akte: beispielsweise Projekt-, Kunden- oder Lieferantenakte; alle entscheidungsrelevanten Informationen zu einem Partner oder Geschäftsvorfall stehen jederzeit zur Verfügung
- Collaboration / kooperatives Arbeiten: Versionierungsfunktionen, Check-In/Check-Out, Weiterleitungsfunktionen etc., Beschleunigung der Zusammenarbeit bei gleichzeitiger Strukturierung und Erhöhung der Nachvollziehbarkeit
- ERP-Integration: Integration in beide Richtungen: Verbindung von Stammdaten und Dokumenten einerseits sowie der Verbuchung von Transaktionsdaten und den dazugehörigen Dokumenten andererseits; auch Entlastung des ERPs von Altdatenbeständen (Auslagerung, Archivierung) um Performance zu steigern
- E-Mail-Management: Integration von E-Mails in betriebliche Wissensbasis; Auslagerung von E-Mails in das ECMS, Entlastung der Server
- Web Content Management: Erstellung und Wartung von Webseiten, Trennung von Verantwortlichkeiten (Inhalt, Layout), Einbindung der vorhandenen Inhalte und deren Integration in den Internetauftritt, Automation (z.B. Gültigkeitszeiträume definieren)
Quelle: BARC, August 2005