Die Kommunikation per E-Mail beschleunigt zwar so manchen Prozess, doch sie gestaltet die Arbeit nicht unbedingt effektiver. Schuld ist laut Marsha Egan der laienhafte Umgang mit der E-Mail. Im Jahr 2010 wurden laut der US-Unternehmensberaterin täglich 294 Milliarden E-Mails versandt, fast 50 Milliarden mehr als im Jahr zuvor. Bei so vielen eingehenden Nachrichten sei es nur schwer, sich nicht ablenken zu lassen. Statt an dringenden Inhalten zu arbeiten, würden vermeintlich dringende E-Mails abgearbeitet. Wer sich nicht gegen die Informations- und Datenflut wehrt, neigt dazu, sich zu überfordern. So steigt der Stresslevel in den Firmen, während die Umsatzzahlen sinken. werden.
Manager vergeuden dreieinhalb Jahre ihres Lebens mit unwichtigen E-Mails
So haben auch Wissenschaftler des Henley Management Colleges bei der Befragung von 180 Führungskräften aus Deutschland, Großbritannien, Dänemark und Schweden herausgefunden, dass Manager im Durchschnitt dreieinhalb Jahre ihres Lebens mit unwichtigen und überflüssigen E-Mails vergeuden. Und das Beratungsunternehmen Basex errechnete, dass das Multitasking im Büro der US-Wirtschaft jährlich einen Verlust von 583 Milliarden Dollar beschert.
Selbstzerstörerisches Verhalten beim Umgang mit der Inbox
Einer der größten Fehler beim Umgang mit den E-Mails besteht laut Marsha Egan darin, die erhaltenen Nachrichten in der Inbox zu belassen. Sie sollen griffbereit bleiben oder an anstehende Aufgaben erinnern. Dieses Vorgehen aber könne sich in selbstzerstörerisches Verhalten umwandeln, sagt die E-Mail-Expertin.
1. Ein vollgestopfter Posteingang ist ein Produktivitätskiller
Zunächst einmal erzeugt eine unaufgeräumte Inbox Stress - und zwar jedes Mal, wenn sie geöffnet wird. Sie erinnert immer wieder aufs Neue an all die Dinge, die noch zu erledigen sind. Darüber hinaus lenkt ein vollgestopfter Posteingang von den wirklich wichtigen Aufgaben ab. Wenn Anwender in ihrer Inbox stöbern und die zu erledigenden E-Mail-Aufgaben sehen, werden sie immer jene bearbeiten, die sie am schnellsten bewältigen können, statt sich den wirklich dringenden zu widmen.
2. Die Posteingangsbox wie einen Briefkasten nutzen
Eine Inbox ist wie ein Postbriefkasten. Der Postbote bringt uns Briefe und Pakete, wir entnehmen diese, sortieren sie, schmeißen die Hälfte weg und ordnen den Rest auf Stapel, von denen die meisten erst später angegangen werden. Was kaum ein Mensch macht, ist, die Briefe wieder zurück in den Briefkasten zu legen, um sie am nächsten Tag wieder aufs Neue zu sortieren. Wir sollten unsere Posteingangsbox ähnlich behandeln wie unseren Postbriefkasten.
3. Zwischen E-Mails sortieren und Arbeiten unterscheiden
Menschen, die sich darüber beklagen, dass sie die E-Mails in ihrer Inbox sortieren müssen, denken vermutlich, sie müssten jede sich darin befindende Aufgabe auch sofort angehen. Wer sich seiner Inbox jedoch mit dem Anspruch nähert, die E-Mails darin lediglich zu ordnen, nicht aber gleich zu bearbeiten, wird sein Ansinnen erträglicher empfinden und vor allem als machbar. Nachrichten müssen nurmehr in einzelne Ordner verschoben, und können später abgearbeitet werden. Ähnlich, wie man es auch mit der Briefpost tut. In Google Mail können Anwender verschiedene Labels für ihre E-Mails erstellen zum Beispiel "To do A "und "To do B". A für die wichtigen Nachrichten, B für die weniger wichtigen. Sobald eine Nachricht gelabelt wurde, kann sie archiviert und später ganz bequem nach ihr gesucht werden.
4. Der Schlüssel liegt in einem genauen Zeitplan
Jedes Mal, wenn ein Anwender eine Nachricht in Google Mail labelt oder in einen To-do-Ordner verschiebt, sollte er auch gleich entscheiden, wann er diese bearbeiten möchte. Wird die Planung zum Teil der täglichen Arbeit, muss er nicht immer wieder aufs Neue die Inbox oder alle To-do-Ordner durchsuchen, um dann zu entscheiden, welcher Aufgabe er sich als Nächstes widmen möchte. Mit Google Mail funktioniert die Terminplanung ganz unkompliziert: Für Nachrichten können entsprechende Aufgaben im Aufgabenplaner angelegt und gleichzeitig festlegt werden, wann sie zu erledigen sind. Man kann E-Mails auch direkt in den Terminkalender übertragen und hat somit seine To-do-Listen jederzeit auch kalendarisch im Griff.
5. Warum in der Inbox Ordnung herrschen sollte
Die leere Inbox kennzeichnet den Profi in der E-Mail-Kommunikation. Sie weist nicht darauf hin, dass jede Nachricht bearbeitet wurde. Aber sie zeigt, dass alle E-Mails in Ordner sortiert und gelabelt sind, so dass sie unkompliziert wiedergefunden werden können, wenn die Zeit gekommen ist, sie zu bearbeiten. Wer E-Mails sortiert und mit den Labels "To do A" und To do B" ordnet, sowie Prioritäten und Termine für alle Aufgaben festlegt, wird sich aus den Klauen seines Posteinganges befreien können. Er wird seine Inbox beherrschen, ehe diese ihn beherrschen kann.