Hinter dem Kürzel UC verbirgt sich nicht nur eine innovative Kommunikations-Technologie, sondern auch eine Antwort auf die gesellschaftliche Herausforderung schlechthin: die wachsende Komplexität, unter anderem der Arbeitswelt. Dieser abstrakte Begriff bedeutet in der Praxis beispielsweise, dass Mitarbeiter auf unterschiedlichste Weise miteinander und mit der Außenwelt kommunizieren. UC dient gleichsam als Schmiermittel für die dabei unvermeidlichen Reibungen. Je heftiger diese ausfallen, umso dringlicher ist Abhilfe geboten.
Von den Arbeitsweisen im Unternehmen hängt mithin ab, wie hoch der Nutzen von UC-Investitionen ausfällt. Sieber & Partners charakterisieren deshalb grob vier unterschiedliche Stile, die sich an zwei Achsen festmachen lassen: Mobilität und Team-Orientierung. Je mobiler und miteinander verzahnter die Anwender arbeiten, umso notwendiger erscheinen logischerweise Innovationen wie UC. Die in der Realität fließenden Übergänge fasst die Studie in vier Typen zusammen: stationäre und mobile Kommunikatoren sowie stationäre und mobile Einzelarbeiter.
Aus der komplexen neuen Arbeitswelt, in der immer mehr Menschen mal im Büro, mal im Home Office und mal von unterwegs arbeiten sowie den einen Auftrag im Team erledigen und den anderen alleine lösen, schält sich so ein halbwegs klares Raster heraus. Mit fast genau einem Drittel stellen die stationären Einzelarbeiter unter den Befragten noch die relative Mehrheit. Diejenigen Mitarbeiter also, die vor allem alleine im Büro vor sich hin brüten. Der Anteil der mobilen Kommunikatoren liegt bei 15 Prozent, der der anderen beiden Stile bei jeweils etwa einem Viertel.
So stellt sich die Lage jedenfalls im Querschnitt der befragten Unternehmen aus der Schweiz dar. Selbstverständlich ist die Lage in den einzelnen Firmen höchst unterschiedlich, auch in Abhängigkeit von der Branche. Nicht zufällig spielen Banken und Versicherungen in Sachen UC die Vorreiter, die zu 40 Prozent sämtliche Kommunikations-Möglichkeiten und zu nochmals 30 Prozent zumindest einen Teil davon integriert haben.
Die Studie erhärtet nun zwei allgemeine Trends. Erstens macht die überwiegende Mehrheit der UC-Anwender gute Erfahrungen, allerdings in unterschiedlichen Ausprägungen. Genau die Hälfte verbucht sowohl Einsparungen als auch zusätzliche positive Effekte. Eine verschwindende Minderheit zieht ausschließlich finanziellen Nutzen aus der Investition, während immerhin 18 Prozent einen ausschließlich nicht-finanziellen Nutzen wahrnehmen.
Vor allem mobile Einzelarbeiter profitieren
Zweitens hängt die optimale Wirkung von UC offenkundig vom im Unternehmen vorherrschenden Arbeitsstil ab. So profitieren 62 Prozent der mobilen Einzelarbeiter und 59 Prozent der mobilen Kommunikatoren auf finanzieller wie auch auf nicht-finanzieller Ebene. Bei den beiden stationären Gruppen stellt sich mehrheitlich nur ein Teil-Effekt ein.
Entsprecht empfiehlt Sieber & Partners als ersten Schritt zum Erfolg einer UC-Investition eine genaue Analyse der Kommunikations-Infrastruktur und der jeweiligen Arbeitsstile in der Firma. Eine Basis-UC-Infrastruktur, die die Kern-Funktionen Präsenz-Information und Integration der Kommunikations-Mittel umfasst, kann sofort für das ganze Haus bereit gestellt werden.
Der Einbau weiterer Funktionalitäten sollte jedoch erst einmal in Pilot-Projekten auf Basis der Arbeitsstil-Analyse erfolgen. „Identifizieren Sie die Anwendergruppen, die am stärksten unter der aktuellen Kommunikations-Infrastruktur leiden“, heißt es in der Studie.
"Während es für die einen ausreicht, ihre gesamte Kommunikation über den PC-Bildschirm zu verwalten, brauchen die anderen in erster Linie den Zugriff auf die Kommunikations-Möglichkeiten aus einem Customer Relationship Management (CRM) heraus." Mobile Mitarbeiter hingegen mögen in erster Linie einen Echtzeit-Zugriff auf die Kommunikations-Dienste von entfernten Standorten aus benötigen.
Alles in allem sollte der UC-Einstieg also über eine Bedürfnis-Analyse bei den Anwendern erfolgen, deren Tätigkeit die Technologie ja optimieren soll. Dass hier mit Hilfe von UC am Ende vieles besser läuft, belegt die Studie eindeutig. UC-Anwender beklagen sich deutlich seltener über durch Informations-Unterschiede verursachte Leerläufe, häufige Arbeitsunterbrechungen und durch unnötige Kontakt-Versuche bedingte Zeitverluste.
Sieber & Partners befragte für die Studie "Unified Communications. Eine moderne Kommunikationsumgebung schafft Transparenz und vernetzt Menschen" 275 Schweizer Firmen unterschiedlicher Größe.